Адаптация сотрудников: что это такое и как не потерять нового сотрудника

От того, насколько успешно сотрудники освоятся на новом рабочем месте зависит их последующая продуктивность и вероятность увольнения. Исследования показывают, что 80% сотрудников принимают решения о смене работы еще на первой неделе работы в компании.

Адаптация — это важнейший процесс, с помощью которого новые сотрудники приобретают знания, навыки и модели поведения, необходимые для интеграции в организацию и сложившийся в ней коллектив.

Определение адаптации сотрудников меняется от организации к организации. Хотя этот процесс, как правило, практически аналогичен, период времени и связанные с ним задачи делают каждую программу адаптации уникальной.

Построение эффективного процесса адаптации — лучший способ поприветствовать и удержать новых сотрудников. Эффективная адаптация – это про предварительное планирование и мышление с точки зрения нового сотрудника. Она не начинается и не заканчивается в первый день работы вашего нового сотрудника с вами. Адаптация начинается в начале процесса найма и заканчивается, когда ваш новый сотрудник полностью вживается в свою роль.

Адаптация сотрудников или онбординг (от англ. onboarding) – это процесс, в ходе которого новые сотрудники приспосабливаются к изменениям в своей рабочей среде, постепенно овладевая новыми ролями, задачами, процессами и знакомясь с корпоративной культурой новой компании. Как и клиента, нового сотрудника важно сопровождать на всех этапах освоения, но не быть навязчивым.

Целью онбординга является создание позитивного первого впечатления об организации у нового сотрудника, ускорение его интеграции в команду и повышение производительности на ранних этапах работы.

Плохой опыт адаптации может вызвать у сотрудников чувство дискомфорта, растерянности или даже уныния. Недавний опрос Paychex показал, что 52% новых сотрудников чувствуют себя недостаточно подготовленными после приема на работу, при этом больше всего страдают сотрудники небольших компаний (66%) и удаленные работники (63%).

Это, конечно, влияет на их производительность и отношение к компании. Согласно отчету, 51% сотрудников утверждают, что при наличии хорошей адаптации они бы могли достичь максимума в своей работе. Хорошо адаптированные сотрудники быстрее поймут свои обязанности, смогут эффективнее взаимодействовать с коллегами и использовать ресурсы организации по назначению.

А вместе с непониманием и дискомфортом приходит и увольнение: ошеломляющие 50% недавно нанятых сотрудников планируют вскоре уйти с работы, причем это число стремительно возрастает до 80% среди тех, кто чувствует себя недостаточно подготовленным из-за плохой адаптации.

С другой стороны, только 7% хорошо обученных сотрудников планируют уйти в ближайшее время, что позволяет снизить затраты на поиск, найм и обучение новых сотрудников.

Эффективная адаптация сотрудников способствует укреплению отношений в команде и снижению конфликтов, поскольку хорошо адаптированные сотрудники лучше понимают своих коллег, ценности команды и свою роль в ней. Надеемся, что к моменту прочтения вы уже достаточно убеждены в том, насколько важна для работодателя грамотная адаптация сотрудников в первые рабочие дни.

Традиционная стратегия

Процесс традиционного метода адаптации сотрудников состоит из: адаптационной беседы, обсуждения плана развития сотрудника (как он видит свою роль и свои возможности для роста в компании), корпоративов, обучения, периодической обратной связи (one-to-one встречи), оценка работы во время и после испытательного срока.

Основным недостатком традиционного метода адаптации является неосознанное ограничение инициативности нового сотрудника. Первое время сотрудник будет стесняться вносить смелые предложения, оспаривать неверные решения коллег и в целом склонен чувствовать себя менее важным и опытным.

Современный подход

Отчасти проблемы, описанные выше, можно решить с помощью современных методов онбординга – за счёт автоматизации рутинных HR-процессов и персонализированного подхода к новичкам. Рассмотрим несколько способов, появившихся относительно недавно.

Баддинг (или «buddying») — это метод индивидуальной адаптации сотрудников, который заключается в назначении новому сотруднику опытного коллеги в качестве приятеля (buddy). Он сам недавно пришел в компанию, занимает примерно такую же должность и общается с сотрудником на равных. У него уже больше опыта, и он расскажет о культуре, процессах и особенностях компании более неформально. Этот метод позволяет новому сотруднику быстрее освоиться в новой среде, научиться выполнять свои обязанности и лучше понять культуру организации.

Метод баддинга эффективен, потому что он обеспечивает индивидуальный и персонализированный подход к адаптации нового сотрудника, а также способствует развитию взаимоотношений внутри команды. Бадди может стать не только наставником, но и другом для нового сотрудника, что помогает ему чувствовать себя более уверенно и комфортно в новой среде работы. Согласитесь, всем нам приятнее работать, когда в коллективе есть любимый коллега-приятель.

Новичок следует за опытным сотрудником как тень (анг. shadow). Он наблюдает за процессом и на практике усваивает тонкости работы в новой компании, а ментор не тратит времени на обучение новичка.

«Шадоуинг» (или «shadowing») — это метод индивидуальной адаптации сотрудников, который заключается в том, чтобы новый сотрудник следовал за опытным коллегой или руководителем на рабочем месте, наблюдая за его работой и участвуя в процессах. Этот метод позволяет новому сотруднику получить практический опыт, изучить процессы и получить ценные знания от опытного сотрудника.

Кроме того, этот метод способствует развитию взаимоотношений между сотрудниками и передаче опыта и знаний от опытных к новым сотрудникам.

Геймификация в процессе онбординга сотрудников — это использование игровых элементов и механик в обучающих или адаптационных программах для вовлечения и мотивации сотрудников. Помогает сделать процесс обучения и адаптации более интересным, привлекательным и эффективным.

Например, Google внедрила геймифицированные элементы в свою программу онбординга, используя внутреннюю платформу под названием Googler to Googler. Эта платформа предоставляет новым сотрудникам доступ к ресурсам, обучающим материалам и интерактивным модулям, которые помогают им быстрее адаптироваться к работе в компании.

Программа Google g2g («Googlers-to-Googlers») — это внутренняя сеть добровольного обучения, состоящая из более чем 6000 сотрудников Google. Опытные сотрудники посвящают часть своего времени помощи своим коллегам учиться и расти. Несмотря на то, что все это выходит за рамки их основных должностных обязанностей.Почти 80% всего внутреннего обучения в Google осуществляется через сообщество g2g — будь то преподавание курсов, индивидуальное наставничество или разработка учебных материалов.

Давайте рассмотрим несколько способов геймификации процесса онбординга:

Создание интерактивных квестов или серии заданий, которые новые сотрудники должны выполнять в рамках своего онбординга. Это может включать в себя решение головоломок, выполнение задач в виде квестов или разгадывание загадок, чтобы получить доступ к новым знаниям и ресурсам.

Использование игровых симуляций для моделирования различных бизнес-сценариев или процессов, с которыми сотрудники могут столкнуться в своей работе. Это позволяет им практиковать навыки и принимать решения в безопасной среде.

Создание системы внутриигровых бонусов и достижений для отслеживания прогресса новых сотрудников в процессе адаптации. Это может включать в себя получение бонусов за завершение определенных заданий, достижение определенных целей или прохождение определенных этапов адаптации. Очень часто положительно влияют даже получение определенных аватарок или эффект “разблокирован следующий уровень”.

Введение лидербордов и соревнований между новыми сотрудниками или командами, чтобы стимулировать их к сотрудничеству, участию и конкуренции. Это может быть связано с выполнением задач, набором очков или достижением определенных целей. Посмотрите, насколько популярно приложение Duolingo, значительная часть которого нацелена на конкуренцию за право быть лучшим в своей лиге и иметь наибольшее количество очков.

Разработка интерактивных обучающих модулей или курсов, которые представляют информацию в виде игровых элементов, таких как викторины, интерактивные задания или симуляции. Что может быть проще, чем создать викторину на Quizlet? Вот и мы так думаем. Скорее внедряйте игровые элементы в процесс онбординга — свайпать карточки всё же увлекательнее, чем выслушивать длинные нотации от вышестоящих руководителей.

Понятие email онбординга получило широкое распространение благодаря появлению удаленного формата работы. Множество компаний, в основном в IT-индустрии и с сотрудниками из разных стран стали внедрять email-рассылку на рабочие аккаунты — это очень быстро, эффективно и удобно.

При онбординге важно, чтобы информация сотруднику подавалась дозированно. В этом случае выручают цепочки email-рассылок с небольшими порциями новых материалов.

Новый сотрудник получает информацию дозированно на свою почту, ему необходимо самостоятельно разобраться, что также показывает степень его заинтересованности и навыки. Однако, важно учесть, что многие люди могут воспринять это как недостаточное внимание к себе со стороны компании, так как не все готовы к самообучению.

Вот как это может выглядеть:

Отправка персонализированного приветственного письма новому сотруднику незадолго до его первого рабочего дня. Это позволяет создать положительное первое впечатление и подготовить его к началу работы.

Рассылки с ключевой информацией о компании, ее ценностях, миссии, структуре и культуре. Это помогает новым сотрудникам лучше понять контекст и ожидания в новой организации.

Предоставление обучающих материалов и ресурсов по ключевым аспектам работы в компании, таким как процессы, политика, системы и инструменты. Это может включать в себя ссылки на внутренние ресурсы, видеоматериалы, презентации или интерактивные обучающие модули.

Организация серии email-рассылок с вводными программами, включающими в себя задания, викторины или краткие уроки, которые помогут новым сотрудникам освоить основные аспекты и процессы в компании.

Отправка плана адаптации или расписания первых недель работы, чтобы новые сотрудники знали, что ожидать и какие задачи предстоит выполнить в начале своей карьеры.

Предоставление регулярной поддержки и обратной связи через email-рассылки, чтобы новые сотрудники могли задавать вопросы, делиться своими впечатлениями и получать необходимую помощь.

Корпоративные и обучающие платформы для онбординга могут быть использованы в различных типах организаций — от крупных корпораций до небольших стартапов. Они могут быть развернуты в веб-приложениях или внутренних сетях компании. Эти платформы используются для ускорения и улучшения процесса адаптации новых сотрудников, предоставления им необходимых знаний и навыков, а также для обеспечения стандартизации процесса онбординга в организации.

Компании, которые известны своим эффективным процессом адаптации сотрудников, привлекают более талантливых кандидатов и имеют более положительную репутацию как место работы.