Кейс: как и почему я создала ивент-компанию в пандемию коронавируса
Меня зовут Александра Заикина, я основатель и генеральный директор компании 3К Ивентс. С 2021 года мы организуем мероприятия для бизнеса. Вы не ослышались — именно в разгар пандемии я внезапно поняла, что не могу больше ждать и должна прямо сейчас начать своё дело.
На самом деле, как часто и бывает, это была моя личная история — не бизнес-стратегия, не поэтапно разработанный план, а просто "накипело". Конечно, идея создания появилась не за один день, но всё же в один момент в голове перемкнуло.
На момент создания 3К Ивентс у меня уже был одиннадцатилетний опыт работы в сфере организации мероприятий, и всё это время я была наемным работником в разных компаниях. Постепенно я поняла, что эти компании действуют по одному и тому же сценарию. К сожалению, не всегда организованные таким образом мероприятия приносят результат для отрасли, поэтому я стремилась вывести ивенты на новый уровень: сделать их интереснее, «острее», актуальнее и полезнее для людей, которые их посещают, для их бизнеса и, конечно, для отрасли.
Однажды я увидела ролик с одного из российских заводов, которые производят дорожно-строительные материалы. Оказалось, что такие заводы — целые города, куда трудно попасть, однако если это сделать, можно узнать много интересного и полезного. Тогда я загорелась идеей организовать в рамках мероприятия технический визит — экскурсию на такой завод для специалистов, которые увидят процессы изнутри, окажутся как бы за кулисами, и получат ответы на свои вопросы от представителей завода напрямую.
К сожалению, мне было не суждено исполнить мечту, пока я работала в компании, где процесс создания мероприятия прописан от и до и «сломать» который я как рядовой сотрудник не могла. Именно тогда, в 2021 году, в разгар пандемии я не могла больше ждать — и создала компанию 3К Ивентс.
Создание компании сопровождалось большими рисками: я понимала, что не все компании выживают в принципе — не получают финансирования, долго не приносят прибыли, не выдерживают конкуренции и, очень часто, просто закрываются. Коронавирус, разумеется, добавлял много проблем.
Вот некоторые из трудностей, с которыми я столкнулась в первый год существования компании:
- Некоторые компании приостановили участие в деловых мероприятиях: политика руководства заключалась в том, чтобы экономить деньги в трудное время.
- Еще одним важным вопросом для участников была, конечно, безопасность сотрудников, поэтому мы создали Covid Free Event — правила, которым следовали, чтобы создать максимально безопасную среду на мероприятии. Мы несколько раз возвращали деньги, потому что делегаты заболевали за несколько недель или даже дней до мероприятия, а для самой конференции оплатили каждому участнику ПЦР-тест и индивидуальный набор средств защиты — перчатки и несколько масок, которые мы выдавали на регистрации лично каждому.
- Помимо коронавируса, многих пугала необходимость оплаты участия в мероприятии только что открывшейся компании. Многим участникам я звонила лично, чтобы подтвердить, что я, Александра Заикина, действительно открыла компанию, зарегистрировала юридическое лицо и правда собираюсь проводить мероприятие. Многие знали меня по прошлым конференциям, поэтому степень доверия постепенно повышалась.
- На момент создания компании в ней числилось всего три сотрудника: я и два моих партнера. Я взяла на себя организационную часть: составление программы, согласование участия спикеров, технического визита, о котором я так мечтала, и обязанности ивент-менеджера: сама продумывала неформальную часть, меню, общалась с площадками и выбирала, где провести мероприятие. Один партнер занимался продажами, другой — отвечал за финансирование.
Когда я организовала свой первый технический визит — на завод Лукойл — я не могла поверить, что это правда происходит. До дрожи в руках, до головокружения я старалась организовать всё идеально.
Так, 9-10 сентября 2021 года мы провели первую конференцию — «Битумы и ПБВ в дорожном строительстве». В ней приняли участие около 120-ти человек, среди которых были представители разных сегментов отрасли, преимущественно — высшее руководство компаний; лица, принимающие решения и узкопрофильные специалисты, без которых никак не обойтись на такого рода мероприятиях.
Недавно клиент, который присутствовал на этой конференции, сказал мне:
«Я думал, вы просто энтузиасты, которые задрали одним мероприятием высокую планку, и боялся, что вы не выживете, потому что дальше сами не сможете ей соответствовать. Но я рад, что вы выжили, что существуете и продолжаете делать хорошее дело».
Мне приятно знать, что нас поддерживают и что дело, которое мы делаем, приносит реальную пользу. Мы организуем мероприятие не для того, чтобы просто провести его и заработать денег. Вместе с командой мы тщательно готовим конференцию, затем стараемся провести ее максимально хорошо, а после окончания — анализируем, где мы ошиблись, что могли сделать лучше, а также оказалось ли наше мероприятие полезным для участников.
Меньше чем за два года существования компании мы организовали девять отраслевых мероприятий, в рамках которых провели 11 технических визитов на производства. На наших конференциях и конгрессах присутствовали более 700 компаний из разных сегментов рынка — это более тысячи делегатов, которые на наших площадках провели уже 267 деловых встреч, заключили 34 сделки и семь соглашений о сотрудничестве.
Пандемия, трудные вопросы поиска финансирования, откаты, нечестные подрядчики, даже предательство партнеров, которое повлекло за собой необходимость буквально заново открыть компанию — всё это мы пережили и продолжаем двигаться вперед. Но это уже совсем другая история, достойная отдельного разговора.