Как организовать B2B мероприятие

Подготовка к первому мероприятию для меня была делом особенной важности. Как мы заявим о себе, так дело и пойдет: какие выводы сделает рынок, сможем ли мы дальше работать на нём. Я понимала, что моя репутация как человека, известного на рынке, сейчас отойдет на второй план и все обратят внимание на то, что организатор — новая компания. Безусловно, мой одиннадцатилетний опыт в ивент-индустрии очень помог мне, но при этом я понимала, что беру на себя большую ответственность, чем когда-либо ранее.

Тематику первого мероприятия я выбрала сразу и не случайно: дорожное строительство. Эта тема занимает особое место в моем сердце. Помимо того, что я давно знакома с этой отраслью, я действительно ее люблю. Мне нравится, что она не стоит на месте, а растет и развивается. Когда я начинала работать в этом сегменте в 2012 году, большинство конференций были посвящены совсем другим темам. Сегодня этот рынок углубился. Специалисты давно уже не разбирают вопросы «что это» и «как это применять», а изучают нюансы и улучшают работу с разными материалами.

Помимо этого, мероприятие в дорожной тематике позволило бы мне наконец-то исполнить мечту и организовать технический визит на «Лукойл». Я обсуждала эту поездку с ними еще с начала коронавирусной пандемии и уже в то время слышала от многих специалистов из отрасли, что для них эта экскурсия была бы очень полезна и интересна.

Ко всему прочему, я понимала, что рынок меняется ежедневно, поэтому мероприятие должно быть актуально «здесь и сейчас» — не о том, что я знаю, а о том, что волнует специалистов из отрасли. Поэтому много времени я посвятила анализу рынка, построению гипотез и их проверке: в правильном ли направлении я строю программу, будет ли это полезно для участников.

В предыдущем посте я рассказала, что изначально в компании трудилось всего три человека. Мы вместе пошли на риск и, зная, что нам всё придется делать самим, всё равно решились на это.

Допустим, вы успешно справляетесь со всеми этими пунктами. Однако сложность в том, что есть и другая сторона — ваш клиент. И часто клиент не приходит к вам «в вакууме»: у него уже есть определенный бэкграунд. Поэтому главный фактор при принятии его решения — сможете ли вы убедить клиента, что у него нет никаких рисков от участия в мероприятии новой компании.

Было много проблем, связанных с тем, что компания только открылась.

Некоторые конкуренты нам угрожали.

Участники не верили, что мы действительно согласовали поездку на «Лукойл». Некоторые звонили напрямую своим знакомым из компании и уточняли, знают ли они компанию 3К Ивентс и правда ли запланирован технический визит, другие требовали от нас письменный документ от «Лукойла», что они нас примут.

Некоторые компании считали, что мероприятие может не состояться. Они говорили: «у вас нет истории компании», «может быть, вы компания-однодневка». Часть клиентов подумала, что мы делаем мероприятие под заказ «Лукойла», что я и мои коллеги на самом деле их сотрудники – тем более, что тогда у нас был логотип красного цвета.

Но реальность была и остается такой, что мы независимая компания, которая заинтересована только в том, чтобы принести отрасли пользу и помочь развитию бизнеса, который работает в этой отрасли, а еще – связать его с государством, чтобы помочь решить проблемы, которых немало в любом сегменте, где мы делаем мероприятия.

К тому же, мы существовали без каких-либо дополнительных инвестиций и оплачивали работу подрядчиков и площадок только на заработанные только что деньги.

Мы понимали, что клиенты волнуются не просто так. Всё, о чем они нам говорили и про что спрашивали, к сожалению, так или иначе встречалось в их работе раньше. Мы стремились доказать, что нам можно доверять, что мы пришли на рынок не на один год и не на одно мероприятие.

Поэтому мы разработали специальных регламент, который обезопасил жизнь и финансовое благополучие компаний: мы оплачивали всем участникам ПЦР-тесты, возвращали деньги в случае, если зарегистрированный делегат заболел, и прописывали в договоре возможности возврата средств в самых разнообразных случаях, описанных выше.

Постепенно лояльность клиентов повышалась, недоверие понемногу сходило на нет. Когда зарегистрировались первые делегаты, дело пошло легче: многие специалисты из разных компаний общаются между собой и рассказывают партнерам, в каких мероприятиях участвуют.

Конечно, чтобы эти первые делегаты зарегистрировались и чтобы не упустить дальнейших клиентов, мы отрабатывали возражения и придумывали разные фишки, которые затем прочно вошли в нашу жизнь и теперь являются неотъемлемой частью наших мероприятий:

В предыдущем посте я уже рассказала, что мы собрали на конференцию «Битумы и ПБВ в дорожном строительстве» около 120 делегатов из разных секторов, связанных с рынком битумов и дорожного строительства. Конференция состоялась 9-10 сентября 2021 года в Нижнем Новгороде. На мероприятии было заключено несколько сделок, а часть компаний сразу забронировала участие в следующих конференциях.

В конце каждого мероприятия мы с командой (тогда всего лишь втроем) разбираем ошибки, выслушиваем каждого, кто был на площадке — какие «косяки» он заметил, какие решения может предложить на будущее. Мы записываем это в файл и делаем выводы на будущее.

Не могу сказать, что все прошло идеально. Скорее, на твердую «четверку». Были вещи, которые можно было предусмотреть заранее, но о которых мы не успели или забыли подумать. Были моменты, которые пошли не по плану прямо на площадке. Но, в конце концов, никто не идеален. Главный вывод, который я сделала: конференция все же была полезна для участников — а это для меня главное. Рынок принял нас как компанию и понял, что нам можно доверять.