Кейс: как мы провели три мероприятия на одной неделе

…и чуть не сошли с ума.

Помните поговорку: «И рыбку съесть, и в воду не лезть». Примерно так мы решили провести три мероприятия на одной неделе, при том два из них — в одни и те же даты в соседних залах:

Изначально идея в моей голове звучала весело и задорно: уменьшим затраты (ведь всё пройдет в сжатые сроки в одном и том же месте), сможем согласовать более мягкие условия на площадке (ведь мы арендуем площадку как бы «оптом» — на пять дней), и при этом заработаем побольше (за счет сокращения расходов). Кстати, после мероприятия всегда остается алкоголь — и перевезти его куда-то бывает не всегда удобно, поэтому зачастую он «дарится» площадке. «Классно, — подумала я, — алкоголь сможем на последнюю конференцию поставить».

Для понимания: на мероприятие, где участвует около ста человек, уходит минимум 2 500 000 рублей прямых затрат, не говоря о косвенных. Поэтому моя идея показалась мне блестящей.

Немаловажным фактором оказалось и то, что мероприятия схожи по тематике: на первой конференции по природному газу, которую мы провели в феврале 2022 года, постоянно поднималась тема переоборудования автопарка на газомоторное топливо. Получается, все три мероприятия связаны через автопарк, и аудитория примерно на 30% пересекалась.

Еще на этапе открытия регистраций, когда отдел продаж озвучивал информацию про все мероприятия, в ответ слышалась заинтересованность. Так я поняла, что три мероприятия на одной неделе будут удобны и для участников. Главным образом для того, чтобы не оформлять командировочные, не бронировать отель несколько раз в разных местах, и, в конце концов, не отрывать людей от работы «рвано» — часто и всего на пару дней.

К тому же, нельзя забывать, что конференция — это не только про деловую программу и знакомства. Это еще и место встречи партнеров, у которых уже налажены отношения, но все равно есть много задач: кому-то нужно обсудить планы на будущее, кому-то — подвести итоги совместных дел, заключить документы и так далее. Я решила, что благодарность участников от того, что они могут встретиться сразу со всеми партнерами и заниматься своими делами почти целую неделю на одной площадке, — перекроет все минусы хардкорной подготовки со стороны моей команды.

Оказалось, что ни один отель не готов к нагрузке, которую мы предлагали, и не мог предоставить несколько соседних конференц-залов на такой большой срок: обязательно выяснялось, что кто-то уже забронировал другие мероприятия на эти даты, либо что у отеля вообще нет такого количества пространства.

Нашему постоянному подрядчику по застройке было не привезти необходимое количество мебели за один раз и не покрыть все наши хотелки по технической части банально из-за отсутствия в команде свободных технических специалистов на эти даты. Нам пришлось брать субаренду и заказывать дополнительную мебель в других компаниях.

Еще я обратилась в ивент-агентство и наняла двух ивент-менеджеров. Искать кого-то на фрилансе я побоялась, не понаслышке зная об откатах, поэтому специально выбрала недешевое агентство, чтобы быть уверенной в том, что люди на такой зарплате совершенно точно не будут думать об откатах. Спойлер: как же я ошибалась… Эта тема достойна отдельного поста. Если мой факап с ивент-агентствами интересен как кейс, буду рада вашей обратной связи.

После долгих совместных поисков ивент-менеджеры уговорили меня заключить договор с отелем Марриотт Гранд на Тверской (Москва). Я закрыла глаза на многие вопросы, которые возникли у меня еще в начале — например на то, что отель сам допустил ошибку в документах, но при этом упорно не шел на контакт, перекладывал ответственность на меня и просил писать письма на электронную почту для получения закрывающих документов вместо того, чтобы выдать все на месте, когда я нахожусь у них в отеле и общаюсь с компетентным лицом.

Параллельно с этим я пыталась уладить трудности в отделе продаж, вызванные тем, что я набрала новых сотрудников, на которых сразу свалилось много лидов. Удержать в голове информацию по трем мероприятиям, которой нужно было жонглировать и кратко и понятно излагать клиентам, было тяжело для менеджеров, которые только-только начали погружаться в нюансы компании. В результате клиенты получали недостаточно информации. Или достаточно, но в искаженном виде. Вместе с тем чем меньше времени оставалось до мероприятий, тем больше лидов «падало» на каждого сотрудника ежедневно.

Не знаю, как точнее описать, кем я чувствовала себя в тот момент: многоруким Шивой, Гаем Юлием Цезарем или советским рабочим, который должен был выполнить пятилетку за год. Уверена, моя команда ощущала себя точно так же — поэтому благодарна каждому из них за приложенные усилия и за то, что они не сдались в это тяжелое время.

Вообще мероприятие, даже одно, даже однодневное — это большой стресс не только для психики, но и для организма. 90% сотрудников 3К Ивентс работают удаленно и живут в разных городах. Офис находится в Москве, а команда — по всей России, начиная Санкт-Петербургом, от которого до Москвы рукой подать, заканчивая далекой Астраханью. Между тем и мероприятия мы не всегда проводим в Москве. Была, например, конференция в Екатеринбурге, где время на 2 часа отличается от Москвы.

Но вернемся к мартовским конференциям. Наши сотрудники добираются до площадки, держа в голове недоделанные рабочие задачи, потому что отложить их не получится: не сделаешь сейчас — не сделаешь никогда, ведь мероприятие пройдет. Прилетаешь, бывает, под вечер. Поздний ужин после долгой дороги. Раскладывание одежды, обязательная глажка делового костюма — с утра не успеть. Потом доделывание задач, которые нельзя перенести на завтра. Короткий сон — всего несколько часов. С утра, бывает, никто из нас не успевает позавтракать, а подъем ранний — обычно в шесть утра. В восемь часов, а то и раньше, мы уже в полном составе на регистрации.

Впереди — долгий день, практически без еды, на ногах. День, который не заканчивается в семь часов вечера, как у многих. Я уже говорила, что в первый день наших конференций традиционно проходит торжественный гала-ужин. Поэтому каждый член команды общается с гостями, пока не уйдет последний клиент. Ночью мы готовимся к следующему дню: собираем презентации спикеров, которые часто присылают накануне; решаем мелкие организационные вопросы.

И снова — короткий сон, подъем в шесть утра и весь день на ногах.

После нескольких напряженных недель перед мероприятиями сотрудники в таком же напряженном ритме добрались до площадки и утром 20 марта с искренними улыбками и горящими глазами — потому что восторг от мероприятий не загасить усталостью и стрессом — ожидали первых гостей.

К середине дня выяснилось, что команда оказалась не готова к такому объему задач. Несмотря на то, что практически весь состав компании был на площадке; несмотря на то, что все они уже не раз отлично работали на прошлых мероприятиях, всё же два мероприятия в один день оказались для нас слишком трудной задачей.

Если вы были в Москве 20 марта 2023 года, вы вспомните, что в этот день с государственным визитом к Владимиру Путину прибыл Си Цзиньпинь. Внезапно под угрозой оказался технический визит и гала-ужин, которые мы так долго и усердно планировали для наших мероприятий.

В первой половине дня участники выехали из отеля, чтобы по расписанию попасть каждый на свою площадку: кто на завод «Москвич», а кто на ПАО «Криогенмаш». И тут же встали в пробки. Из-за государственного визита многие дороги были перекрыты, поэтому добраться до производств оказалось задачей непростой.

Еще хуже пришлось на обратном пути. Несколько часов мы ждали прибытия гостей, извинялись за сбитый тайминг перед банкетной службой, ведущим, винным казино, кавер-группой и фотографами, а еще больше — перед немногочисленными делегатами, которые не поехали на технический визит и не могли понять, почему в зале сидят несколько человек и почему не подают горячее.

Некоторые из тех, кто ехал на автобусах с технических визитов, вышли и добрались до отеля пешком или на метро. Сказать, как нам было неловко — это не сказать ничего.

Благо, ужин прошел отлично: гости успешно добрались, пусть и с опозданием. Горячее подали. Ведущий провел квиз на тему автомобильной отрасли. Несколько партий прошло в винном казино. Кавер-группа заводила зал знакомыми песнями. Участники получили призы от партнера мероприятий.

Так мы пережили первый день и 21-го марта, с теми же улыбками и горящими глазами, что и накануне, встречали гостей на конференционный день.

Но даже этот давно знакомый нам процесс был поставлен под угрозу просто из-за того, что мероприятий было два. Сотрудники путались в залах и задачах, разрывались между делами тут и там, пытались помочь гостям, которые не могли разобраться в тайминге: куда, когда и зачем они должны были идти, где планируются совместные мероприятия, а где должно быть разделение по залам.

Вишенкой на торте стало веерное отключение электричества в центре Москвы. Во второй половине дня, когда участников может удерживать в залах только очень интересная деловая программа и очень актуальные доклады от настоящих экспертов отрасли, в обоих залах выключилось всё. Погас свет, выключились микрофоны, экраны в зале и компьютеры технического отдела. Прервалась онлайн-трансляция, которую мы вели для онлайн-участников.

Мы сделали перерыв и подали кофе сверх тайминга, и завершили мероприятие, как и планировалось, коктейль-приемом, пусть и на полтора часа позже.

Можно ожидать, что 22 марта стало для нас долгожданным днём отдыха, когда сотрудники откисали в номерах и высыпались. К сожалению, покой нам даже не снился — потому что, как я говорила, спать в дни мероприятий получается очень мало.

День между мероприятиями мы провели в полной загрузке:

Но внимательным читателям уже наверняка ясно, что утром 23 марта мы с искренними улыбками и горящими глазами встречали гостей на конференцию «TRANSit 2023: логистика для бизнеса». На удивление всё прошло отлично. Не было пробок, и мы удачно провели два технических визита — на сортировочный центр СДЭК и на транспортно-логистический центр «Электроугли». Так же удачно провели торжественный гала-ужин и, на следующий день, деловую часть.

Нам не помешало даже то, что в соседнем от нас зале проходило другое мероприятие, и наши сотрудники на стойке регистрации были вынуждены подсказывать участникам этого мероприятия, куда им нужно идти.

Несмотря на трудности, большая часть которых возникла по моей вине как руководителя — начиная от моего решения провести три мероприятия на одной неделе и заканчивая плохим распределением задач внутри компании — я считаю это время хорошим опытом.

Прежде всего я сделала много выводов и вынесла с той недели много уроков. Большие надежды я подавала на ивент-агентство. Внимательные читатели вспомнят, что в начале материала я рассказала, что обратилась в компанию, где мне выдали даже не одного, а целых двух менеджеров. По факту задачами, которыми должны были заниматься они, занимались я и мои сотрудники, пока два ивент-менеджера хлопали глазами и с умным видом пытались объяснить мне, почему ничего из того, что я хочу сделать (или быстро исправить за отелем), невозможно.

Когда мы спросили у самих участников, как им мероприятия, они ответили, что всё прошло отлично, за исключением пробок и отключения света. Вся внутренняя кухня, к моему облегчению, осталась внутри и не была заметна нашим гостям.

В завершение оставлю сухие выводы: