Вам пришло требование от налоговой разъяснить характер сотрудничества с самозанятыми?
Налоговая знает и следит за вашим сотрудничеством с самозанятыми по чекам, которые они пробивают и в которых указывают ИНН компании. Это обычный процесс финансового регулирования. Но чтобы компании не уходили от налогов, ФНС анализирует чеки и проверяет, правда ли компания сотрудничает с самозанятыми — или прикрывает этим статусом трудовые отношения. Если у налоговой возникнут какие-то сомнения или вопросы, то они отправят в компанию требование разъяснить характер и порядок сотрудничества с исполнителями.
Если проигнорировать запрос ФНС или ответить некорректно, то инспекторы вправе оштрафовать директора компании на сумму до 4 000 ₽ за отказ предоставить пояснения (ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ) , либо можно спровоцировать реальный визит надзорного органа к вам в гости.
Как составить ответ на требование налоговой разъяснить характер сотрудничества с самозанятыми. Что обязательно нужно упомянуть в пояснениях и на что сослаться, чтобы удовлетворить ФНС и избежать дальнейшей проверки.
Далее инструкция, что и в каком порядке писать в пояснениях.
Шаг 1. Убедитесь, что ФНС не ошиблась
Проверьте, что в требовании ФНС нет ошибки и вам не приписали сотрудничество с самозанятыми, которых у вас нет. Это редкость, но такое может произойти.
Шаг 2. Опишите свою ситуацию
Как прописать в пояснениях
«Ошибок и противоречий при исчислении, удержании и перечислении налога на доходы физических лиц, исчислении и уплате страховых взносов, а также в представленной отчетности нет. С физическими лицами, которые перечислены в требовании, заключались гражданско-правовые договоры на оказании услуг. Все перечисленные лица были зарегистрированы в качестве плательщиков НПД (можно приложить копию уведомления самозанятого о постановке на учет) , в связи с чем наша компания не удерживала НДФЛ и не начисляла взносы на пенсионное и социальное страхование с доходов, которые выплачивала по указанным договорам».
Шаг 3. Упомяните, что самозанятость — добровольный выбор физлиц
Вам важно подчеркнуть, что физические лица самостоятельно регистрировались в качестве самозанятых. А наличие статуса плательщика НПД не было условием, которое выдвигала компания потенциальным исполнителям.
Как прописать в пояснениях
«Принятие решения о применении НПД зависит исключительно от воли физического лица и в сферу компетенции вашей компании не входит.
Наша организация не устанавливала в качестве обязательного условия для заключения гражданско-правового договора регистрацию исполнителей в качестве плательщиков налога на профессиональный доход».
Шаг 4. Объясните причину сотрудничества с самозанятыми
Напишите, почему для выполнения работ или оказания услуг компания привлекла внештатного специалиста, а не заключила трудовой договор. Тут важно устранить подозрения налоговиков о подмене трудовых отношений гражданско-правовыми. Напишите, что с каждым из исполнителей вы заключили договор на выполнение конкретной работы или оказание конкретной услуги и они имеют конечный результат.
Как прописать в пояснениях
«При заключении договоров с самозанятыми компания преследовала разумную деловую цель — договоры заключались на необходимый для компании объем услуг, с выплатой вознаграждения по конечному результату».
Шаг 5. Укажите, что услуги оказывают по мере необходимости
Исключите подозрения ФНС в длительном сотрудничестве с исполнителями на постоянной основе. Объясните, что пользуетесь услугами самозанятых только при наличии конкретных задач.
Как прописать в пояснениях
«Указанных физических лиц компания привлекала по мере необходимости, при наличии объема работ и заказов. Они не оказывают услуги для компании на постоянной основе в режиме полной занятости. Договоры заключаются на срок не более ___ дней. Общая занятость по договорам составляет ___ дней в месяц».
Шаг 6. Покажите, что не регулируете график работы самозанятых
Обязательно обозначьте, что как заказчик вы не устанавливаете исполнителям график работы и не контролируете сам процесс работы. Если это не так, то для ФНС это один из признаков трудовых отношений.
Как прописать в пояснениях
«Компания не определяет режим работы самозанятых, в том числе продолжительность рабочего дня или смены, время отдыха. Исполнители самостоятельно определяют график своей работы. Их обязанностью по договору является оказать весь объем услуг в определенный срок».
Шаг 7. Укажите, что работы принимаете по акту сдачи-приемки
В пояснениях обязательно укажите, что по факту выполнения заказчик и исполнитель подписывают акт выполненных работ или оказанных услуг. Подчеркните, что заказчик не руководит самозанятыми, не контролирует процесс их работы.
Как прописать в пояснениях
«Компания не руководит самозанятыми и не контролирует процесс их работы. По факту выполнения услуг составляется акт об оказании услуг, согласно которому стороны принимают объем и качество услуг. Договор заключается на оказание конкретной услуги, имеющей конечный результат, а не на выполнение каких-либо постоянных обязанностей (трудовой функции)».
Здесь так же нужно добавить, что указанные в требовании лица не имеют стационарных рабочих мест и ранее не работали в компании по трудовому договору.
Шаг 8. Объясните порядок расчетов с исполнителями
Приведите в пояснениях порядок расчетов. Напишите, что работы или услуги самозанятых оплачивали по каждому договору после их выполнения на основании акта об оказании услуг. Покажите, что сумма вознаграждения не установлена за день сотрудничества, а зависит от объема выполненных работ или оказанных услуг.
Как прописать в пояснениях
«Оплата работы самозанятых не носит постоянный характер — не выплачивается с определенной периодичностью или в определенные даты. Оплачиваются услуги по каждому договору, после оказания всего объема услуг и подписания акта. Сумма вознаграждения не фиксирована и не установлена за день сотрудничества, а зависит от объема оказанных услуг».
Грамотно составленные пояснения помогут избежать переквалификации гражданско-правовых отношений в трудовые. Также защитят заказчика от доначислений НДФЛ и страховых взносов.