Как я без опыта успешно провела стратсессию для 50 лидеров и не сошла с ума

Кейс с описанием конкретных шагов, ресурсов и советов для проведения командной или стратегической сессии в компании без привлечения профессионального ведущего. Сложнее, чем кажется. Проще, чем невозможно.

Дело было так:

Полтора года назад, в январе 2022, накануне стратсесси, руководитель дал мне контакт человека, называющегося «фасилитатор» и сказал назначить с ним встречу. Первым делом я вбила в гугл «кто такой фасилитатор» и так началась история моей большой любви к процессу организации эффективных встреч.

За следующие полгода я успела пропитаться информацией до костей: читала книги, статьи, ходила на вебинары, выписывала и разбирала методики, вчитывалась в диалоги комьюнити, сама придумывала себе задачи. И летом 2022, когда пришла пора готовить следующую стратегическую встречу топов, мне сказали: «Эту будешь вести ты»

Спойлер: всё прошло хорошо.

1) Определила и обсудила с СЕО (заказчик) всю базу: цель сессии, ожидаемый результат, продолжительность, место, время, состав участников и роли, задачи этапов. Мне помогли: Чек-лист для подготовки к командной встрече Елены Литвиновой и Рабочая тетрадь Гая Карапетяна.

2) Составила опросник для получения обратной связи по прошлой сессии и попросила участников его заполнить. Проанализировала ответы и выявила 2 проблемы, которые подсвечивали все. Обсудила пути решения с СЕО.

3) Проанализировала фотоотчёт фасилитатора с прошлой сессии и письменно воссоздала его сценарий. Отметила, какие методики можно использовать повторно, а какие необходимо исключить.

4) Создала общий план сценария. Он включал: Открытие и «ледоколы», подведение итогов полугодия, этап планирования по целям компании, которые «проще», защиту спланированных проектов, этап планирования по целям, которые «сложнее», защиту, закрытие сессии.

5) Определила общий тайминг для каждого этапа. Подобрала подходящие для планирования методики: мы использовали поиск решений через барьеры с кластеризацией и обычный мозговой штурм в малых группах. Методики описаны у Максима Логинова в HighAdvance Consulting Group.

6) Изменила методику защиты спланированных решений: была презентация, стала развеска с движением участников по кругу. Описания есть в Библиотеке фасилитатора. Согласовала все методические решения с СЕО.

7) Прописала поминутно сценарии открытия и закрытия дней сессии (два дня) . Подобрала разные «ледоколы» для разогрева. Написала себе текст открытия сессии (я его потом выучила) .

8) Добавила в сценарий этап решения проблемы, на которую указывали в опросниках. Так у нас появилась нарисованная в Миро матрица планирования, которая помогала подсветить все кросс-функциональные связи и фильтровать входящие предложения проектов.

9) Прописала точный тайминг на каждый подэтап, с учетом обедов и перерывов. Ещё раз согласовала всё с СЕО.

10) Получила от СЕО список распределения участников на команды и привязки команд к целям. Мы довели эту инфо до всех участников до сессии.

11) Разослала всем шаблон с прошлой сессии для получения инфо о выполнении прошлых проектов. Свела в один файл и довела до участников всю инфу.

12) Проконтролировала работу внутрикома про бронированию транспорта, площадки, организации досуга и получению всей необходимой инфы по инвентарю и его доставке (флипчарты и т. д).

13) Составила и согласовала список канцелярии: что и сколько. Позднее помогла офис-менеджеру подобрать оптимальные товары на сайте. При получении мы с ней провели письменную опись.

14) Протестировала несколько видов стикеров на качество. Вешала в офисе в самых проходимых местах. На сессию поехали победители, которые не отвалились.

15) Сделала себе презентацию ведущего, куда включила все инструкции к методикам в письменном и графическом виде.

16) За день до сессии подготовила площадку: расставила столы, стулья, флипчарты, развесила и закрыла шаблоны, проверила экран и микрофон, подготовила свой стол и запас канцелярии, убедилась в подготовке чайной станции. Подготовила два ноута: для трансляции и для себя.

17) Перечитала сценарий – и, наконец, – «Всем доброе утро, мы будем начинать… !»

Сессия прошла успешно, по сценарию, и я получила очень положительную обратную связь от всех, которая до сих пор греет мне душу.

Провести фасилитационную сессию даже на большое количество лидеров своими силами возможно, если вам очень хочется и если есть кто-то умеющий в организацию процессов, экстренное обучение и говорить в микрофон.

Дешевле ли это? О да. 1 день работы профессионального фасилитатора по рынку стоит в среднем от 150к. Использовать свой внутренний ресурс получается значительно дешевле, даже с учетом самостоятельного закупа канцелярии (у нас вышло примерно на 25к) и временных затрат.

Повышаются ли риски? Тоже да. Сессия сама по себе - дорогое удовольствие, а пойти не по плану может примерно все - начиная от неработающего кондиционера и заканчивая сопротивлением участников. Ваш внутренний фасилитатор должен быть в тесном контакте с заказчиком сессии для оперативного принятия решений по изменениям и уметь гибко реагировать на любые события вообще.

Повышаются ли временные затраты? Да. Приглашенный фасилитатор готовит сессию от двух недель до месяца, я готовила месяц с лишним и за это время у меня не было ни то что ни одного выходного – ни одного даже часа на отдых. В нормальном темпе было бы около 2х месяцев.

Понижает ли качество решений? Я бы сказала, что нет. Я считаю, что качество принятых решений на моей сессии не уступало тем, что были приняты на сессии с профессиональным ведущим. Итоги реализации в целом это подтвердили.

Если оглянуться и задать вопрос, как же мне все-таки это удалось, то я бы описала свое состояние на всех этапах подготовки и проведения фразой «глаза боятся, а руки делают». Да, я боялась всего: что не будет результата, не будет включенности, что допущу в грубые ошибки в сценарии, что у меня нет опыта…

Но, тем не менее, я делала. Целый месяц, шаг за шагом, каждую свободную минуту я поглощала тонны информации о методах и принципах фасилитации, советовалась с коллегами, писала и переписывала сценарий, смотрела примеры, объясняла участникам их роли, снова и снова обращалась к цели и ожидаемому результату, готовила шаблоны, писала текст.

И ещё я верила в группу. Верила, что все эти люди – СЕО, лидеры блоков и команд – которые ни разу не отказали мне ни в какой помощи, даже если не всегда понимали, как именно помочь, что все они заинтересованы в успехе сессии не меньше меня. Я верила, что они будут держать фокус на результате, следовать инструкциям, задавать вопросы и копать, пока не докопаются до сути. И я оказалась права.

Тогда, в августе 2022, это был мой самый первый опыт фасилитации и не знала и трети того, что знаю сейчас. Я понимаю, что мои действия и идеи могут вызывать улыбку у мастеров этого дела. Но я сделала дело, которое мне доверили, настолько хорошо, насколько сумела, прыгнула, по ощущениям, выше головы.

И пусть это всё не идеально, но я очень собой горжусь.