Уроки тайм-менеджмента от партнёров и сооснователя Grafika

Как распределять задачи, как выстраивать распорядок дня, ведение бизнес-календаря, советы начинающим предпринимателям по приоритетам по задачам или как всё успевать.

Иван и Анастасия Каневы, партнеры двух школ рисования Grafika в Новосибирске и одной в Москве, а также школы Skillbox в Новосибирске (отвечает Иван):

«Уроки тайм-менеджмента, которые я получил за все время от Андрея, партнёров и в ходе изучения этого вопроса, оказались весьма ценными для меня. Я осознал, что ключевым моментом в эффективном управлении временем является распределение задач. Каждый из нас берет на себя определенные обязанности и фокусируется на них.

Чтобы эффективно организовать свои дни, я использую гугл-календарь. Это позволяет мне четко структурировать рабочее время, уделять внимание важным событиям и дедлайнам, и, конечно, соблюдать баланс между работой и личной жизнью.

Советы, которые я мог бы дать начинающим предпринимателям, включают в себя следующие пункты:

1) Определите свои приоритеты и сфокусируйтесь на задачах, которые приносят наибольшую ценность вашему бизнесу. А все мы знаем - где фокус, там результат!

2) Не бойтесь делегировать. Доверьте определенные задачи своей команде или партнерам, чтобы сосредоточиться на стратегически важных вопросах.

3) Используйте инструменты управления временем, такие как бизнес-календари и системы управления задачами.

4) Планируйте свой день заранее и придерживайтесь этого плана, но будьте гибкими и готовыми к неожиданным изменениям.

5) Не забывайте о себе и о поддержании баланса между работой и личной жизнью. Это важный аспект долгосрочной успешной деятельности.

Самое важное, что я осознал, — это то, что тайм-менеджмент — это навык, который можно и нужно постоянно совершенствовать. Постоянно изучайте и применяйте лучшие практики, и вы сможете лучше всего использовать свое время и достигать успеха в своем бизнесе».

Юрий Самохвалов, предприниматель и эксперт по маркетингу, сооснователь и директор по маркетингу сети школ рисования Grafika и сети офлайн-школ Skillbox:

«Как мы выполняем план и контролируем работу, чтобы были соблюдены дедлайны? Ключевое, на что мы опираемся в маркетинге - это план по заявкам, который нам ставит отдел продаж. Наша цель - выполнить этот план. Для его выполнения нам необходим рекламный бюджет, поскольку 95% всех лидов мы получаем только платными методами: реклама в Яндексе, ВКонтакте, Телеграме, Одноклассниках, плюс блогеры и др. И есть ещё один ключевой инструмент - человеческий ресурс (наша команда), который своими руками выполняет необходимый план.

Чтобы работать с таким большим количеством школ мы назначаем ответственных по команде за конкретные школы по разным каналам рекламы, получается, у всех есть своя зона ответственности. Каждый понимает, что делает - это первый важный момент. Второе - у нас есть планерки. Без планерок результат будет всегда хуже, потому что они позволяют держать в фокусе план и процент его выполнения. В случае отклонения от плана можно оперативно скорректировать действия и настич нужные цифры.

Наши планерки проходят каждую неделю, мы смотрим наш трек результата, и насколько мы идём в плане. То есть мы разбиваем общий месячный план на 4 части по 25% и таким способом отслеживаем, движемся ли мы в верном направлении и что из трека по задачам закрыто.

Если мы, например, что-то тестируем новое, какой-то бизнес-процесс, гипотезу, или нового человека в команде, то трек результата становится ежедневным. Т.е. гораздо чаще следим за результатом и действиями. Это происходит в формате созвонов, либо два раза в день, либо раз в день. Например, мы можем созвониться утром, проговорить, что нам нужно по сегодняшней задаче сделать, потом созвониться вечером, подытожить результаты сегодняшнего дня.

Что касается задач. Можно использовать матрицу. Наверняка вы слышали про матрицу Эйзенхауэра - она показывает задачи в разрезе двух параметров - срочность и важность, формируя матрицу из четырех типов задач:

1) срочные и важные;

2) не срочные и важные;

3) не важные и срочные;

4) не важные и не срочные.

Согласно этой матрице, делегировать нужно те задачи, которые являются срочными, но при этом не важными (пункт 3)! Такие задачи срочные, но важные не для вас, а для других людей, именно поэтому их лучше сделать здесь и сейчас, но не вам. Нужно научиться определять такие задачи и в момент, когда вы их встречаете, подумать, как и кому эту задачу можно делегировать. Если вы научитесь правильно определять в моменте тип задач, которые перед вами, то сможете понять какие можно делегировать без потери эффективности. А делегирование экономит время».

Ульяна Маслова, партнер школы рисования в Улан-Удэ и в Иркутске:

«Научиться приоритизации задач очень мне помог дневник «6 минут успеха», а календарь привыкла вести в гугл, он всегда под рукой, в отличии от бумажного и можно открывать на разных устройствах. А вообще лучшего всего и проще всего нанять ассистента и делегировать это ему».