Как выбрать надежного ИТ аутсорсинг-партнера: на что обращать внимание и почему важны проверки и отзывы

В условиях быстрого развития технологий и постоянной потребности в инновациях, всё больше компаний предпочитают передавать часть своих ИТ-функций на аутсорсинг. Такой подход позволяет сфокусироваться на основных бизнес-процессах и сократить расходы. Но как выбрать надежного ИТ аутсорсинг-партнера, чтобы не столкнуться с проблемами? В этой статье мы рассмотрим основные критерии выбора и объясним, почему так важны проверки и отзывы.

Первое, на что стоит обратить внимание, – это опыт компании в области ИТ аутсорсинга. Проанализируйте, сколько лет компания на рынке, в каких проектах она участвовала и каких результатов добилась. Хорошо, если у партнера есть опыт работы в вашей отрасли, так как это существенно ускорит процесс погружения в специфику вашего бизнеса.

Репутация играет ключевую роль при выборе аутсорсинг-партнера. Исследуйте отзывы других клиентов, ищите информацию на специализированных форумах и платформах. Учтите, что на сегодня никто не пишет никогда никакие положительные отзывы (это всё купленные фейковые отзывы). И наоборот, реально пишут только негативные отзывы и далеко не всегда оправдано. Не поленитесь связаться с бывшими и текущими клиентами компании и узнать их мнение о сотрудничестве. Личное общение может оказаться более продуктивным. Например, по нам вы не найдёте вообще ничего в Internet, но при этом есть ещё 5 организаций с таким же названием и некоторые из них совсем не те подрядчики с кем вам стоит сотрудничать, а при попытке пообщаться с нашими заказчиками возникнет проблема доверия с кем же именно вам общаться со стороны нашего заказчика чтобы он был максимально объективен т. к. высшее руководство крупных компаний общаться не будет, а рядовые сотрудники могут быть не объективны. А руководители малого бизнеса зачастую и сами не знают наш потенциал и пользуются нашими сопутствующими услугами.

Партнер должен обладать современными технологиями и быть в курсе последних тенденций в ИТ. Узнайте, какими инструментами и платформами они пользуются, какие технологии используют. Это поможет понять, насколько партнер способен предложить инновационные решения и поддерживать их актуальность. Особое внимание уделите наличию внутренней отчётности у подрядчика. Если учёт обращений ведётся в простейших системах ServiceDesc или вообще просто по телефонному звонку (письму на E-Mail), то можно утверждать, что с таким подрядчиком у вас точно будут проблемы. Даже если ИТ компания потенциальный подрядчик использует такую знаменитую систему Jira, то это тоже не гарантия налаженности внутренних процессов и отчётность. Важны детали. Попросите показать план работ сотрудников. Отчётность по исполнению SLA и другие отчёты. Вникните насколько эти отчёты вам бы самим могли показать эффективность каждого отдельного сотрудника у подрядчика. Обратите внимание на стратегический подход. Если основной подход "пока работает не трогай", это в первой перспективе будет выгодно подрядчику в силу отсутствия трудозатрат на поддержку вашей инфраструктуры, но в долгой перспективе вы получите отсталые технологии (и не безопасные) и не эффективное использование мощностей, что в дальнейшем скорее всего приведёт к проблемам в основном бизнесе.

Убедитесь, что компания придерживается высоких стандартов качества и безопасности. Запросите информацию о сертификатах (например, ISO), стандартах кодирования и внутренних процессах тестирования. Важно, чтобы партнер соблюдал меры по защите данных и конфиденциальности. Например, попросите продемонстрировать каким образом ваш потенциальный партнёр защищает собственные данные под предлогом "покажите, как у вас работает ваша учётная система". И если удалось получить доступ просто по логину и паролю, то это уже тревожный звоночек т. к. на сегодня без второго фактора получать доступ уже не безопасно. Далее под предлогом как "нечто" реализовано у другого заказчика попросите показать. И если сотрудник ИТ компании просто так взял и зашёл в внутреннюю инфраструктуру другого заказчика, то это скорее всего уже надо отказываться от такого подрядчика. Т. к. и ваша ИТ инфраструктура будет так же легко доступна из внешнего мира.

Аутсорсинг-партнер должен быть гибким и готовым подстраиваться под ваши нужды. Оцените, насколько они готовы быстро реагировать на изменения и масштабировать свои услуги по мере роста вашего бизнеса. Это, наверное, самый сложный вопрос и тут вроде как лучше всего ориентироваться на огромные ИТ компании у которых огромный штат, но на деле это далеко не всегда так. Зачастую огромные компании проигрывают за счёт сложной бюрократической машины которая и смещает сроки и не всегда исключает ошибки, но гарантированно увеличивает стоимость услуг. Тут важен баланс гибкости и бюрократии. Избыточная гибкость без бюрократии будет часто приводить к ошибкам, а мощнейшая бюрократия не позволит быть хоть как-то гибкими.

Стоимость услуг – важный, но не основной критерий выбора. Важно понимать, что слишком низкие цены могут означать компромиссы в качестве. Обратите внимание на условия сотрудничества: наличие скрытых платежей, сроки выполнения задач, порядок разрешения конфликтов и условия расторжения договора. При этом самая частая схема взаимодействия ИТ-аутсорсинг компаний, это заключать договор с заказчиком на фиксированную сумму в месяц. Такая схема кажется прозрачной и понятной заказчику, но на самом деле это полный аналог сотрудника в штате, у которого не может быть никакой мотивации что-либо делать, ибо в независимости от результата зарплату получит. И делать простую задачу полгода или 3 дня скорее выгоднее при такой схеме делать полгода всем рассказывая, как это было сложно. Мы за годы работы с разными заказчиками пытались подходить к этому вопросу разными методами и на заре нашей деятельности (ещё в 2005 году) это был классический подход как раз фиксированная сумма за абстрактный набор услуг с абстрактными сроками исполнения и непредсказуемым объёмом. Частое недопонимание сторон меня вынудило задуматься -"А как же сделать так, чтобы было понятно за что платит заказчик, а моя команда не работала бесплатно при резком росте объёмов по вине заказчика". И подошли к пониманию, что надо делать так называемый "рамочный договор". В этом договоре перечень услуг глубоко детализирован и каждая услуга оценена в фиксированную стоимость. А заказчик платит в рамках месяца только за фактически запрошенный объем и при внезапном росте бизнеса объём услуг увеличивается так же, как и оплата нам. При этом при внутреннем регулировании внутри заказчика стоимость ощутимо снижается за счёт отсутствия повторяющихся обращений. Таким образом обе стороны однозначно понимают за что именно происходит оплата в отличие от сотрудника в штате или от оплаты фиксированной суммы в месяц (я такой подход называю "вы за что-то платите, мы что-то делаем)

Перед началом сотрудничества важно провести тщательную проверку потенциального партнера. Это включает изучение финансовой отчетности компании, анализ судебных дел и проверку на предмет участия в черных списках. Например наша компания является партнёром нескольких больших компаний (чего мы не скрываем) при желании наши показатели эффективности можно получить от этих компаний, а например в РОСАТОМ можно проверить нас по ИНН просто на сайте РОСАТОМ в который вносят всех подрядчиков не исполняющих свои обязательства. Надежный партнер должен быть финансово стабильным и иметь прозрачную юридическую историю.

Чтобы окончательно убедиться в правильности выбора, можно предложить партнеру выполнить небольшой пилотный проект. Это позволит оценить качество их работы, оперативность и уровень взаимодействия с вашей командой. По результатам пилотного проекта будет проще принять окончательное решение.

Выбор надежного ИТ аутсорсинг-партнера – сложный и многогранный процесс, требующий внимательного анализа и взвешенного подхода. Оценивайте опыт, репутацию, технологическую базу и готовность партнера к сотрудничеству. Не пренебрегайте проверками и изучением отзывов, чтобы минимизировать риски и найти партнера, который станет надежным помощником в развитии вашего бизнеса.