9 вещей, которые нужно сделать, если ваш бухгалтер увольняется
Сегодня мы разберём неприятную ситуацию, в которой может оказаться любой предприниматель. Только представьте: впереди отчётная пора, а ваш бухгалтер внезапно решил уволиться. Что делать в такой ситуации? Это и обсудим!
1. Первое, что нужно сделать, это проверить, есть ли у вас доступ (логин и пароль), в ту систему, где бухгалтер вёл учёт. Почти наверняка это какая-то цифровая система, 1С или что-то более редкое, экзотичное. Даже если бухгалтерию вели в Excel, то нужные файлы тоже могут быть запаролены. Но прежде ещё надо найти эти файлы, они могут быть на флешке, на внешнем жёстком диске или просто где-то зарыты на компьютере. Итак, удостоверьтесь, что у вас есть доступ к бухгалтерским записям.
2. Второе: нужно понимать, к каким ещё цифровым ресурсам у бухгалтера был доступ, и отозвать его (после переоформления на себя). Это могут быть правовые системы, системы электронного документооборота, личные кабинеты налогоплательщика и другие учётные записи, оплаченные интернет-сервисы, ещё какие-то доступы.
3. Следующий этап – проверить, были ли у бухгалтера доверенности. Если да, то отозвать их или (если отозвать невозможно) предупредить партнёров о прекращении срока их действия. Ситуация проще если вы ведёте реестр выданных доверенностей и ограничиваете сроки их действия. Если нет, придётся полагаться на свою память. Если этого не сделать, то от имени вашей компании бухгалтер сможет получать товары и услуги, распоряжаться документами.
4. Четвёртое: иногда главбух имеет право подписи в банке, иногда его телефон зарегистрирован в качестве второго фактора безопасности, куда приходит информация для подтверждения входа в интернет-банк. Такую ситуацию после увольнения бухгалтера следует исключить. В банке нужно отозвать доступ по паролю, а доставку сообщений оформить на другой номер.
5. Пятое: при увольнении бухгалтера необходимо чётко понимать, какие отчётные периоды бухгалтером закрыты (отчётность сдана), а какие требуют реакции.
6. Реагировать лучше всего с помощью шестого пункта и нового бухгалтера. Как можно скорее приступите к поиску замены прежнему бухгалтеру. Пока новый бухгалтер не нашёлся, учёт не осуществляется. А это влечёт за собой проблемы для вашего бизнеса, которые настигнут вас в горизонте от нескольких дней до нескольких месяцев (в зависимости от особенностей бизнеса). Если оперативно отыскать нового человека не удаётся, обратитесь к надёжному аутсорсеру, такому, как «Учётка».
7. Следующее: если уверенности в ушедшем бухгалтере нет, то рекомендуем провести аудит. Экспресс-аудит по ограниченному набору параметров «Учётка» проводит за один день (если учёт вёлся в 1С). Он выявляет грубые ошибки, которые неизбежно приводят к штрафам. Более серьёзный аудит изучает все возможные параметры и занимает много дней.
8. Восьмое: приступите к реализации пунктов из этого списка сразу после получения от бухгалтера заявления на прекращение трудовых отношений, не дожидаясь его фактического увольнения, физического отсутствия на рабочем месте. Если момент упустить, решить эти вопросы позже будет сложнее.
9. И последнее: если это возможно, сохраните добрые отношения с увольняющимся бухгалтером. Попробуйте договориться с бухгалтером, что он будет на связи в какой-то период (например на месяц, или на квартал). Его советы могут пригодиться сменщику в следующий отчётный период.
У вас есть свой десятый совет? Поделитесь им в комментариях! Больше про «Учётку» читайте на сайте.