Иллюстрированная усталость фокуса внимания

Предыстория. Как-то видела идеальную схему про то, как наше внимание работает в течение дня и даже в течение работы над одной задачей. Сегодня искала ту самую идеальную картинку (там точно перерывы в задачах автор называл gap), не нашла, а обсудить с коллегами хотелось :)

Обращаю внимание. Прошу простить за отсутствие ссылок на источники. Конечно же, здесь все идеи - итог накопившихся знаний, историй от умных людей и хороших книг. Не привожу авторов, потому что сходу сложно делать ссылки - эта информация у многих ребят по вниманию, тайм-менеджменту и внедрению привычек описана.

Если у кого-то будет течь кровь из глаз от моих диаграммочек, присылайте свои, я добавлю иллюстраций)

Часть первая про идеальный список задач на день

Каждое утро я предполагаю, что сделаю какой-то объем задач. Примерно так видит мой список задач снаружи любой зритель и даже я могу сама их видеть примерно так, типа какой-то объем на день:

Задачи расположила наобум - у них разный объем, разная важность - эта инфа никак не отражена на графике.

Часть вторая, где в мой идеальный список врывается идеальная реальность

Но в реальности любой скрам-мастер, знаток человеческой натуры или фанат тайм-менеджмента скажет: не бывает так.

Человек не может быть сосредоточен в течение 8 часов так, чтобы, заканчивая задачу А, сразу переходил к задаче Б. Конечно, потоковое состояние никто не отменял и в потоке человек действительно побеждает задачи лихо.

Ещё есть инструменты типа "засеку 20 минут и переделаю кучу мелких задач" или разные способы открыть дверь в тот самый поток и красиво решить большую или среднюю задачу. Но между задачами даже в потоке будет перерыв - просто потому что задачу в списке нужно найти, это уже переключение внимания с одного предмета на другой.

Поэтому любая идея, где человек перепрыгивает как блоха от одной задачи к другой - утопична:

Это мы в мечтах лихо перепрыгиваем с одной задачи на другую, за секунду включаясь в потоковое состояние при работе над новой задачей

Кстати, у меня были сомнения: это же чистый здравый смысл! И так все в курсе. Но потом подумала: здравый смысл - хорошая штука, а о хороших штуках можно и следом за другими поговорить.

Лирическое отступление про то, для кого заметка

У меня есть коллеги, которые не признают время на переключение между задачами и вообще "многозадачные". Если вы (известный или неизвестный мне многозадачный альфа-человек) тоже из таких - моя заметка не для вас.

Я обычный человек, даже без мультипаспорта, у меня на hh никогда не стояла пометка "многозадачная". Если бы была религия, отрицающая многозадачность - я бы в нее вписалась в первых рядах.

И заметка у меня для обычных людей, у которых могут возникнуть вопросы - почему задачи не успеваются за день или почему такой усталый к вечеру, а сделано вроде как обычно.

Но если честно: реальность у меня на картинке ниже довольно прилизанная. Как будто бы нам отдых нужен исключительно между задачами.

А в процессе работы над одним из пунктов списка мы чай не завариваем, не поднимаем головы от ноута, не отвечаем курьерам, маме на звонок и не скроллим умилительные ролики с астралийскими пожарными (честно скажу - подписалась на ребят две недели назад и уже создала в тинькофф копилку на поездку):

это мы признаем, что у нашей активности есть паузы - где-то нам нужен перерыв, а где-то - это время на погружение в новую задачу, где-то даже обедаем. Жёлтая стрелочка изображает наш фокус внимания

Часть третья [А], где реальность перестает быть идеальной

Пока обдумывала следующую итерацию диаграммы, меня настигла идея разделить зоны внимания.

Обратите внимание: верхняя часть графика про резкие фокусировки типа "срочно и важно".

В центральной части оставила рабочие задачи - типа здесь у нас достаточно высокая сосредоточенность, не в авральном режиме, а в том идеальном потоке.

И к оси время жмутся перерывы - моменты низкой активности, которые нам необходимы для продуктивной работы в течения дня, недели, года. Здесь же имею в виду моменты времени, когда мы погружаемся в задачу.

Здесь изобразила, что кроме задач, которые я себе наметила в Части один, мне может позвонить не курьер, а руководитель - и в разговоре с ним я наверняка "выйду" из задачи. А если у меня [были бы] включены звуковые оповещения и уведомления, то меня бы постоянно "выносило" бы из работы над задачей, как обломки корабля волной на берег:

надеюсь, что вы подключите фантазию и увидите: в любой звонок мы получаем сигнал "это важно и срочно", после чего почти всегда наше внимание падает и нам нужно собраться с силами, чтобы включиться в работу

Если вы очень внимательны, то уже увидели - помехи извне вычеркнули часть моих планов на день.

Но это не всё - фиолетовенькая задача (третья слева направо) сделана в меньшем объеме, чем предполагалось.

Красная задача вроде сделана целиком. Но на самом деле, времени на красную задачу ушло на 20% больше. Ведь пока я её делала, мне явно поставили внезапно встречу и я пыталась переключиться на задачу, отвечать невпопад на встрече и в итоге я эту красную задачу на следующий день утром буду перечитывать. То есть объем работы увеличился на время перерывов, на время погружения в задачу после перерывов и время сосредоточенной перепроверки.

Кстати, в течение дня сил на "возвратное движение" становится всё меньше. Сил сосредотачиваться тоже. Никто ведь не отменял принцип "напрягся - расслабился". Если паузы не качественные, тогда и сосредоточиться сложнее.

По секрету. Я довольно эмоциональна, поэтому у меня на мьюте 99% мессенджеров и переписок. Иначе коллеги будут встречать меня в состоянии исключительно кипящего чайника.

К тому же, если добавить реалистичности, то часть задач я делаю не одна. Например, часть моих задач - это встречи, там есть другие участники, об этом дальше.

Часть три Б с неидеальной реальностью под микроскопом

Если рассмотреть под микроскопом предыдущий слайд и представить одну из задач встречей, то получится примерно следующее.

1) Часть людей пришли вовремя на встречу (за 1-5 минут до старта) - то есть они реально могут начать работать в пункте "здесь должна была начаться зеленая встреча". Эти ребята даже в смол-токе поупражнялись.

2) Часть людей пытаются блохой перескочить с предыдущей задачи на эту и заскакивают ровно в ноль-ноль, но по факту забирают время встречи извинениями, уточнениями, приветствиями и по факту утомляют ребят из первой группы

3) Третья группа приходят ко второй штриховой линии на рисунке - и без извинений, устало просят рассказать, что там было в титрах до них:

Когда мы не верим в паузы между встречами (или встречами и задачами), то здесь компания уже теряет деньги с учетом количества участников встречи

Ну и соответственно, часть участников встречи начинает уходить в тот момент, когда встреча должна закончиться (потому что им блохой нужно перескочить на следующую). Часть держатся до последнего, потом пересказывают события тем, кто ушел.

Короче, победителей не судят, но тут и нет победителей. Здесь очень хочется порассуждать про нервную систему, про наше психологическое здоровье в таком бесконечном режиме прыгающих блох между задачами - но в другой раз.

В целом очевидно же, что даже в таком режиме можно жить долго и не счастливо, особенно если "все вокруг" живут так же.

Часть четвертая, про счастливых кошек и немного ностальгии по [RIP] Pingdelivery

моя кошка считает, что расслабление - путь к жизни, полной внимания, еды и тёплых батарей

За что я люблю свою кошку и скрам: за то, что умеют расставить приоритеты. Когда моя кошка решила поспать, она спит и не отвлекается на еду. Если кошка решила поесть, она не отвлекается на сон - благодаря этому редкие звонки в дверь не рушат ее высокую эффективность. Она конечно на них отвлекается, но быстро возвращается в ту задачу, над которой в данный момент трудилась.

В 2017-2022 году я работала проектным менеджером в Pingdelivery (проект закрыт осенью 2022). Проекты были размахом со страну или скорее 10-16 стран, команда работала в удаленном режиме. Мы учились беречь друг друга, сохранять клиентов и в какой-то момент задумались даже о собственных нервных системах :)

Мы не работали по чистому скраму, но принципы бережливости использовали. К концу проекта в некоторых вопросах достигли определенной красоты.

К примеру, тимлид отводил день (обычно понедельник) на мелкие задачи, баги, ответы на вопросы, чтобы в другие дни недели иметь возможность решать большие задачи в потоке.

Здесь моему внутреннему критику хочется закатить глаза - типа, не особенно гениальная идея. Но за последний год видела точно больше 5 команд, где до такой простой идеи не дошли, чаще всего - потому что важность срочных задач люди склонны переоценивать и их размер тоже.

Требуется определенная сила воли, чтобы целая команда договорилась не дергать друг друга нон-стоп, потому что хочется "у меня есть вопрос - пойду тут же получу ответ".

Или договаривались утром о встрече во второй половине дня, а до этого времени выключали slack (или включали режим "не получаю уведомлений до указанного времени"), закрывали телеграм (не все, конечно, но что теперь поделать).

Или как-то ядовито друг другу напоминали, что не обязательно о каждом вопросе оповещать и дергать всю команду. Ядовистость была секундной, а польза потом вошла в привычку - и вопросы "не срочные" могли ждать ответ команды в течение дня.

Мне вообще нравится та идея скрама, где идет речь про охрану фокуса внимания команды от вторжений извне :) Всё во благо общей цели, ну не красота ли.

Я, конечно, немного отвлеклась от фокуса личного на фокус команды, но разница в целом небольшая. Чем выше у нас (у меня одной, у целой команды) возможность сосредоточиться на чем-то и сделать до конца, прежде чем переключаться - тем больше грузовиков готовых релизов и радости от проделанной работы переворачивается на нашей улице.