Можете себе представить крупное производство, где сотрудники собираются отделами каждое утро, чтобы записать свои задачи в блокнот, а после – отчитаться о выполненных? Вы можете представить, что на производстве согласование каждого шага занимает 2-3 дня, потому что нужно делать обход десяти менеджеров? Нам, по правде говоря, представить несложно. В этом кейсе рассказываем:
– как мы внедрили CRM и избавили сотрудников от блокнотов;
– как мы перенесли коробку Битрикс24 с упавшего сервера на новый;
– какой именно подход к задаче заинтересовал клиента своей нестандартностью.
О заказчике и его проблеме
В сентябре во FRED обратилась компания Феникс-Групп с запросом на экстренную цифровизацию всего бизнеса. Предприятие занимается сбором отходов и перепродажей перерабатывающим заводам и сейчас находится на стадии активного развития: открывает новые филиалы (5-6 городов России), планируется строительство собственного завода по переработке отходов.
Что было «ДО»
В компании все работали на бумаге: планы, отчетность, документы – все было только в письменном варианте в единственном экземпляре. Каждый отдел, будь то бухгалтерия или отдел продаж организовывали свою работу, максимум, планерками. Руководитель не видел число сделок, статусы, проблемные сделки и не мог оценить «выработку на 1 менеджера».
Сама сделка с «обычным» клиентом выглядела так:
Менеджер находит завод, который готов продать вторсырье – передает заказ в бухгалтерию (юристу) для составления документов – покупается вторсырье – логист оформляет доставку с завода поставщика на перерабатывающий завод – менеджер закрывает сделку отгрузкой – бухгалтер закрывает работы актами.
В процессе участвует 5-6 человек, а сама сделка идет месяц.
Что мы делали
Сначала мы провели срез задач от собственника. Они не звучали в стиле «автоматизируйте продажи» или «оцифруйте воронку продаж». Самая интересная задача звучала так: «хочу чтобы меньше разговаривали ртом».
Контур всех задач замыкался на отделе продаж, к которому уже примыкал логист, юрист, бухгалтер. Поэтому мы попросили написать регламент одного из самых опытных и активных сотрудников в отделе продаж.
Далее по регламенту была адаптирована воронка продаж в Битрикс24: настроены этапы, поля в сделке, ответственные на каждом этапе и автоматически задачи.
Например, когда менеджер находил клиента и «двигал» сделку, то автоматически к ней подключались бухгалтер и юрист, которые могли начать готовить документы по данным в сделке.
Далее эта сделка шла логисту, который имея все данные в сделке сразу готовил маршрут. По итогу это все замыкалось на бухгалтере (в конце), который выписывал акты и закрывал сделку.
Проблемы, которые можно было бы избежать
Коробку мы разворачивали на сервере клиента, который был на обслуживании другого подрядчика. Однажды произошел серьезный сбой из-за отключения электричества – полетели все данные. Хорошо, что мы уже 5 лет как развиваем отношения со своей командой 1С-специалистов и DevOps, которые могут оперативно решить такие вопросы.
После того, как мы вернули все ранее утерянные данные, пришлось поменять сервер, потому что текущий не способен тянуть работу на необходимых мощностях. Руками подрядчиков был организован хороший, надежный сервер и мы приступили к переносу всех систем.
Перенос коробки – дело непростое. Чтобы перенести все на новый сервер необходимо провести подготовительные работы, а именно с нуля развернуть коробку Битрикс24 и только после этого разворачивать бэкапы.
Что получили сотрудники
- Среднее время экономии службы бухгалтера и юриста – 2 часа, логисты – 1 час в день. Сейчас им не приходится искать все данные в разных местах. Например, логист получая сделку видит в ней всю информацию, которую ему нужно использовать для поиска дальнобойщика.
Появилась история сделки. Т.к. клиенты (заводы) не разовые и с ними периодически надо общаться, то теперь история видна за весь период.
- Сотрудникам стало проще ориентироваться в ситуации «что делать дальше?». Потому что в воронках появились подсказки и в целом интуитивно стало понятно какие данные надо заполнять.
- Реестр документов теперь ведется в Диске Битрикс24, в то время как ранее это был ПК бухгалтера и чат в ватсапе.
Что получил собственник
- Более гладкая передача клиента новому менеджеру, за счет сохранения истории предыдущих сделок.
Безопасность. Если удалится ватсап на телефоне менеджера, то будет беда. Сейчас мы тоже его подключили, но уже с сохранением данных в Битрикс24.
- Сотрудники не тупят и не спрашивают постоянно – «А что и как делать?». Тем более мы сейчас разрабатываем базу данных для работы всего отдела.
Что делать, если вы надумали цифровизацию?
Коробка Битрикс24 незаменима для цифровизации компании, так как она удобна в использовании, невероятно гибкая в настройке и проста в масштабировании. Если Вам нужен быстрый минимальный продукт, который можно, при желании, развивать, то это идеальное, и даже незаменимое, решение.
Что выбрать – коробку или облако? Задайте этот вопрос нашим специалистам.
Главное, выбирайте надежных подрядчиков с опытом и хорошей репутацией на рынке. Это ответственная работа, которая напрямую связана с вашим бизнесом, так что не рискуйте, а просто напишите нам: [email protected]