«Пристегните ремни» или все о ПББ - правилах безопасного брендинга

За 12 лет опыта по обе стороны баррикад (инхаус у клиента и агентство) я накопила богатый опыт по части проектного управления, чем и хочу поделиться как с предпринимателями, так и с исполнителями - дизайнерами, копирайтерами, стратегами и креаторами.

Каждый этап будем рассматривать с двух сторон - заказчика и исполнителя, соответственно. Погнали!

Итак, все начинается с брифинга по предполагаемому контракту. Брифинги бывают очные и онлайн. Затем следует обязательный письменный бриф , который должен быть проверен и подписан с двух сторон - заказчиком и исполнителем. Это может быть частью вашего договора, приложением, формой заказа.

Чем грозит игнорирование данного этапа проекта?

Заказчику:

- Вы не поставите грамотно задачу и не будете понимать результат работ;

- Вы можете получить то, что вам не подойдет, а затем доплачивать за дополнительные работы;

Вы будете беззащитны юридически и ничего не сможете доказать свою позицию в случае спора.

Исполнителю:

- Проект рискует стать бесконечным без четкой постановки задач и сроков;

- Без референсов на примеры вам будет сложно угадать направление дизайна, которое хочет клиент;

- Юридически вам также будет сложно в случае возникновения спорной ситуации.

Думаю, что всем понятно, что без брифа и фиксации задания клиента, велики риски срыва сроков и непонимание результата проекта. Поэтому без договора работать не то, что сложно, а запретительно.

Если вы, как исполнитель, подписали договор, но сторона заказчика тянет, а вы начали работы (даже по предоплате), считайте, что вы работаете без договора. А значит - бесплатно и бесправно.

Для заказчика договор также основа основ. Договор и приложение (включая бриф) гарантируют правовой статус вашего проекта.

Как я обозначила ранее, если работы вам, как исполнителю оплатили по счету, а договор не подписали, есть риск попасть на недобросовестных клиентов, которые позже попытаются оспорить этот платеж, как ошибочный.

Внимательно проверяйте выставленные счета. Счет должен четко ссылаться на состав работ/услуг по договору с присвоенным номером и предметом работ.

Заказчику рекомендую разбивать все работы с агентством/ подрядчиком на этапы. Это хорошая проверка исполнителя и комфортные условия работы для вашей стороны. Оплачивайте аванс по этапу, закрывайте каждый этап актами. Это позволит контролировать сроки и ход проекта, а также обезопасит финансово.

Цифровой век переполнен мессенджерами и приложениями для упрощения коммуникаций.

Кажется, что если складываются неформальные отношения с заказчиком, то легче пройдет проект. Заказчик будет к вам расположен, а значит лоялен.

Заказчику также проще построить общение через мессенджеры: это и время экономит, и фидбек получаете быстрее от исполнителя. Но все ли здесь так просто, как кажется?

Официальной считается деловая переписка только по почте (почтовые отправления) и электронной почте, указанной в договоре. Все остальные коммуникации юридически не признаются. Кроме того, есть риск удаления всей переписки без возможности восстановления по причине недобросовестности одной из сторон. И если Whatsapp дает возможность что-то восстановить на ряде устройств, то Tg, к сожалению, по инициативе одной из сторон, бесследно удалит всю историю проекта за долю секунды.

Если вы все же пользуетесь мессенджером, дублируйте всю важную информацию по официальному каналу (мейл) с указанием темы письма и ссылками на ваш Договор. Всегда отправляйте исходники файлов, счета, акты и сканы документов строго по почте с просьбой подтвердить получение.

Исполнителям рекомендую никогда не удалять проекты, хранить по папкам исходники на случай утери файлов заказчиком.

Важно отметить, что результатом проектной деятельности будет произведение, являющееся объектом интеллектуальной собственности. Исполнитель обязан передать имущественные права на выкупленный заказчиком вариант.

Обычно это оформляется приложением к акту с указанием выбранных результатов работ. Если права не переданы, то они остаются у исполнителя. Следовательно, заказчик не в праве внедрять результат работ.

Заказчики часто думают, что исполнитель, разработав несколько концепций, готов отдать ему все. При желании заказчик может выкупить все понравившиеся варианты, но, как правило, это не целесообразно для сегмента микро- и малого бизнеса.

Выбирая и утверждая вариант концепта, Заказчику передаются права от исполнителя только на него. После чего исполнитель не имеет права перепродавать данную работу.

Исполнитель может оговорить отдельно возможность демонстрации проекта для портфолио. Это происходит по письменному разрешению от заказчика - мейлом от ЛПР или официальным письмом.

Рекомендую как заказчикам, так и исполнителям, следующие простые советы, которые помогут каждой из сторон избежать конфликтных ситуаций и судебных споров, а главное - обезопасить вас и ваш бизнес.

1. Всегда читайте договор и все приложения до подписания (несколько раз). Если в штате команды есть юристы, согласовывайте проект договора с их помощью.

2. Внимательно изучите договор на предмет указания деталей проекта, сроков, этапов, результата работ, графика платежей, закрытия проекта, указания контактов обеих сторон - ФИО, телефон, мейл, почтовый адрес для отправки и получения корреспонденции.

3. Заполняйте бриф и подписывайте приложением к договору с двух сторон. Это ваша страховка от непонимания и недоразумений.

4. Исполнителям - совет: всегда передавайте каждый этап работ и документы по проекту по официальному каналу - мейл и почта.

5. Порядок закрытия проекта: обратите внимание на количество дней, которые отводятся на подписание актов Заказчиком. Если акты были высланы, указанные сроки прошли, но бумаги не подписаны, работы по умолчанию считаются принятыми.

6. Если заказчик не удовлетворен результатом работ, в течение указанного срока он может подготовить мотивированный отказ, указав на причину такого решения. Отказ можно и нужно обсуждать, чтобы прийти к успешному завершению проекта. Вам потребуется как раз сверка с брифом и условиями контракта.

7. Ведите переписку и общение только в официальных каналах, либо дублируйте все ключевую информацию по почте и мейлу.

8. Контролируйте сроки проекта самостоятельно. Если контракт затягивается, оформляется дополнительное соглашение о продлении работ. Так обе стороны понимают изменение тайминга и уже выполненные и принятые работы.

9. Высылайте договор, результаты работ и акты всегда по почте (помимо скан-копий через мейл) с уведомлением о вручении стороне. Это поможет вам в досудебных и судебных спорах, если что-то пойдет не так.

10. Никогда не полагайтесь на рекомендации. Даже если проект для вашего друга, завтра он может стать истцом в суде.