Как давать поручения так, чтобы они выполнялись?
Разбираем самую эффективную методику постановки задачи по SMART.
Для того, чтобы задачи выполнялись точнее, они разбиваются на части, каждая из которых определяет задачу по свойствам. Таким образом задача становится понятнее для исполнителя и для постановщика.
S – Specific (Конкретная). Поставленная задача/цель должна одинаково восприниматься и вами, и окружающими.«Стать лучшим менеджером» – не конкретная цель. «Выполнить годовой план на 120%» – конкретная. Необходимо не только правильно сформулировать цель, но и составить конкретный план действий для ее достижения.
M – Measurable (Измеримая). Составьте список критериев, по которым вы поймете, что поставленная цель была достигнута.
A – Achievable (Достижимая). Не ставьте недостижимых целей.Если сейчас вы зарабатываете 20 000 рублей в месяц, на следующий месяц вы не сможете заработать миллион. Поставьте цель заработать 30 000 руб. в следующий месяц и выйти на миллион через 3-5 лет.
R – Relevant (Комплексная). Разбивайте цель на подзадачи, а подзадачи на микро-задачи. Простыми словами - делайте декомпозицию - разбиение сложных задач на простые и последовательные.
T – Time-Bound (Ограниченная во времени). Назначьте дедлайны для достижения цели и для выполнения каждой микро-задачи.
Есть ещё ряд добавленных определений, но они второстепенны, кроме одной, которую я бы добавил в обязательном порядке:
R – Resoursed (Ресурсообеспеченная).
Очень важная часть! Наличие ресурсов для достижения цели: знания, свободное время, окружение и т.д.
Если ваша цель не соответствует хотя бы одному пункту из списка, вероятность ее достижения резко уменьшается.
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ТРАКТОВКИ
Существуют дополнительные трактовки Smart-системы. По другим вариантам, буква "A" может расшифровываться иначе:
A – Ambitional (Амбициозная). Для достижения цели должны потребоваться усилие.
A – Agressive (Агрессивная). Ваша цель должна находиться на грани невозможного, но не противоречить принципу Achievable, достижимости. Агрессивных целей можно достичь, но придется приложить максимум усилий. Этот вариант подходит не всем людям.
A – Attractive (Привлекательная). Ваша цель должна вас вдохновлять. Найдите мотивацию для достижения любой цели, даже если она не нравится вам изначально.
SMART в ПРАКТИКЕ
Если вы ставите задачу другому сотруднику - вы наверняка хотите, чтобы она была выполнена точно, в срок и с максимальной эффективностью.
Ниже будет рекомендация, как это делать так, чтобы ваши задачи выполнялись точно и в срок.
Поучительная история:
Жена - мужу:
- Купи хлеб.
- Ок.
Муж приносит буханку черного хлеба.
Ж - ты купил не тот хлеб.
М - ты не уточнила, какой хлеб тебе нужен
Ж - Мне нужен пшеничный белый хлеб из магазина "ПышКо" на углу дома.
М - вот и иди на... угол дома за своим хлебом.
СУТЬ: Если вам нужно конкретное решение вашей задачи, вы должны конкретно её ставить.
ИДЕАЛЬНАЯ задача должна содержать:
- Конечный идеальный результат
- Инструменты, которыми он будет достигнут
- Рекомендации, как этими инструментами пользоваться
- Этапы достижения конечного идеального результата
- Время, в течение которого задача должна быть выполнена.
ВАЖНО:
Когда вы ставите задачу кому то, вы должны его обеспечить ресурсами/инструментами для выполнения этой задачи! (Resourced)
Если садовнику вы поставите задачу по SMART - составить карту звёздного неба во второй декаде убывающей луны до завтрашнего вечера с помощью телескопа с обратным зеркалом, то эта задача вряд ли будет выполнена, несмотря на то, что она поставлена по SMARTу.
Пример из практики, когда я выстраивал бизнес в строительной компании
Цель: Руководителю нужно получить оплату от заказчика после доставки материалов на монтаж и он ставит эту задачу менеджеру проекта
КАК НЕЛЬЗЯ СТАВИТЬ ЗАДАЧУ (было поставлено так):
"важный клиент, ситуация следующая: три этажа, два из них ступени в ручьях (ждем когда клиент пустит на монтаж и везем их на объект), третий этаж у акрильщиков в работе (ждем как сделают и забираем сразу на объект), вроде у них третий этаж готово сегодня если да - то везем все три этажа на объект без монтажа на хранение - директор лично курирует акрильщиков и плюс он с Евгенией Ивановной (теща Ивана) персонально знаком - с клиентом (тещей) согласовать приемку завтра (видимо без монтажа, который на июль только с ее слов) и оплату остатка второго платежа 2.460.000р и нужен ли чек если нужен то Игорю задачу чтобы чек подготовил сегодня от ИП и с машиной отправили"
Нет абсолютного понимания, что требуется. Тонна лишней и дезориентирующей информации.
В идеально поставленной задаче должно быть понимание - "Что делать? Как делать? Когда делать? С помощью чего делать?" - после первого прочтения задачи. Если задачу приходится читать больше 2 раз, значит это плохая задача
КАК НУЖНО БЫЛО СТАВИТЬ ТАКУЮ ЗАДАЧУ:
- Нужно забрать у заказчика оплату за доставку материалов
- Вопросы по доставке и оплате решать с "ФИО заказчика + телефон"
- Лучше ему позвонить заранее - "ДДММГГ" числа.
- Перед поездкой за деньгами - подготовить и распечатать документы (ссылка на документы)
- Доставка будет "ДДММГГ" числа, обговорить встречу нужно "ДДММГГ-2Дня" числа.
ПОЧЕМУ НЕПРАВИЛЬНЫЕ ЗАДАЧИ - ВРЕДНЫ?
На достижение неправильной задачи у отправителя уходит в итоге в 2 - 5 раз больше времени, потому что исполнитель будет постоянно дёргать его вопросами.
На выполнение неправильной задачи у исполнителя будет уходить в 5 -10 раз больше сил и времени, потому что ему приходится догадываться, додумывать и разбираться в задаче, а не выполнять её.
В результате - демотивация, усталость, выгорание и нежелание в дальнейшем принимать задачи у такого отправителя.
Ещё примеры:
Провести проверку качества каркаса перед отправкой (Начальник производства - мастеру)
НЕПРАВИЛЬНО:
"Проверить каркас НАЗВАНИЕ ПРОЕКТА перед отправкой"
Возможный результат:
Мастер проверит наличие каркаса перед отправкой и каркас уедет, но качество каркаса - не проверено. Возможны рекламации.
ПРАВИЛЬНО
"Провести проверку каркаса НАЗВАНИЕ ПРОЕКТА:
Проверить: габариты, геометрию, покраску, сварные швы и соответствие проекту в срок до ДДММГГ"
Возможный результат:
Мастер проверит габариты, геометрию, покраску, сварные швы и соответствие проекту - каркас поедет проверенный и рекламации исключены.
ВЫВОДЫ
Если ставите задачу - поставьте её как будто для ребёнка:
ЧТО нужно сделать? (конечный результат задачи)
- С ЧЕМ/КЕМ нужно сделать? (субъект задачи)
- КАКИЕ способы выполнения задачи?(инструментарий выполнения задачи)
- В КАКОМ ПОРЯДКЕ/УСЛОВИЯ - как лучше это делать? (этапность достижения идеального результата)
- КОГДА это должно быть сделано? (промежуточные ДЛ по этапам и общий ДЛ по выполнению задачи)
В задаче описывайте инструменты и этапы её выполнения детально, но без лишней "воды", которая будет мешать. Только конкретика.
Два важных правила:
1. Если вам ставят неправильную, непонятную с первого прочтения, "водяную" задачу - возвращайте её отправителю для "перепостановки" и кидайте ссылку на эту статью. Таким образом мы все научимся ставить друг другу задачи так, чтобы выполнять их легко и эффективно.
2. Любую постановку задачи заканчивайте двумя вопросами:
- Проговори, что понял из задачи?
- Опиши свой первый шаг.
Поделитесь этой статьей с тем, кому актуально - он точно скажет спасибо!
И подпишитесь на канал Zлой РОП, где я описываю свой опыт становления от менеджера до руководителя отдела продаж, далее - до коммерческого директора и до собственника бизнеса.
В каждой статье и посте мною движет искреннее желание поделиться своим опытом - научить предпринимателей действовать и мыслить результативно, вырастить поколение амбициозных менеджеров, эффективных руководителей продаж и собственников, чей бизнес не банкротится.