Как я чуть не прое... свой бизнес из-за отсутствия грамотного финансового учета

Шел 2016 год. Мы с партнером уже три года вели наш бизнес - аутсорсинговый колл-центр Creative Call Project. Обороты были достаточно неплохими - порядка 4 миллионов рублей в месяц, куча клиентов, сотрудников. Ежемесячно мы вытаскивали из бизнеса где-то тысяч по 200 - 300 прибыли каждый. Нам конечно же казалось, что мы крутые предприниматели и все у нас классно. Казалось, что мы схватили удачу за хвост.😄

Но правильно говорят, когда тебе кажется, что ты всё понял, всё осознал и ты всё знаешь и умеешь, на самом деле именно в этот момент ты ещё нифига не знаешь и не умеешь.😄 Так и получилось.

Это был обычный день. Я всегда отвечал в нашем бизнесе за тему финансов, денег. Соответственно, я свел очередной месяц по моему учету, как я его тогда вел. Предстояла выплата заработной платы, на тот момент фонд оплаты труда составлял примерно миллион рублей, а еще нам нужно было вывести чистую прибыль в районе 500 тысяч рублей. Открываю я расчетный счет и понимаю, что там 200 тысяч рублей и больше денег нет…

Наступил тот момент шока, когда по спине идет холодок такой и опускается ниже. Когда ты осознаешь, что произошла какая-то жесткая фигня, но ты еще не понимаешь до конца всех обстоятельств. Как так? А где деньги? Должно быть прям дофига денег, вот же я вижу в своей табличке, что все ок и должны быть деньги и прибыль, а где они?

Первая мысль, которая мне пришла в голову, что у нас кто-то ворует. Ничего лучше я не придумал на тот момент. Конечно же я начал изучать выписку. Я зашел в интернет-банк и несколько месяцев в обратную сторону просматривал каждый платеж, сверял контрагентов, куда уходят деньги. Доступ к осуществлению платежей был только у меня и у партнера. Как могли у нас украсть деньги? Это было бы очень странно. В общем я не разобрался, но понял, что какая-то явная фигня происходит… Плюс у нас был явный кассовый разрыв, так как не предполагалось столько приходов денег, чтобы заплатить в ближайшие дни заработную плату. Честно говоря, было очень стрёмное ощущение.

К счастью когда есть запрос, всегда найдется его решение. Произошло невероятное стечение обстоятельств. Я уже не помню как это произошло, но мы созвонились и встретились с моим одногруппником Азаматом. Вместе мы учились в университете, и я знал, что после обучения он выбрал направление работы с финансами в крупном корпоративном бизнесе (занимался управленческим учетом, цифрами, аналитикой). И действительно стал очень сильным финансовым аналитиком. Ему я пожаловался на ситуацию, которая у меня произошла: “Пипец, прикинь, у нас по ходу деньги воруют, я не понимаю как, почему у меня нет денег. Мы попали в огромный кассовый разрыв, а для нас миллион рублей кассовый разрыв это очень много”.

В нашей компании всегда был жесткий принцип платить зарплату вовремя, всегда. Даже если мне свои деньги придется вложить, я их заплачу, и сотрудники получат заработную плату точно в срок. Это было принципиальной позицией. Поэтому сложившаяся ситуация стала для нас максимально стрессовой, так как риск невыплаты заработной платы был слишком велик.

Так получилось, что Азамату в тот момент было интересно по разбираться с финансами в малом бизнесе. Он предложил свою помощь, так как ему нужен был кейс. Я естественно был очень этому рад. Так мы провели первую встречу, Азамат задал мне все вопросы и получил нужные данные. После этого я спросил товарища: “Ну так кто у нас воровал?”

Увидев немой вопрос на моем лице, друг начал свое объяснение. Сразу поясню, что я вел учет финансов достаточно просто. Все клиенты платили предоплаты, всегда, средний чек был в основном в районе 50-100 тысяч рублей. Клиент платит предоплату, и потом в течение примерно полутора месяцев мы оказываем ему услугу. Далее он мог пролонгировать договор, оплатив новый аванс.

Управленческий учет мы строили следующим образом: все деньги, которые пришли на расчетный счет за месяц, считались выручкой. Потом мы брали и складывали все наши совершенные платежи (зарплата операторов, телефонный трафик, наши постоянные расходы, уже на тот момент у нас был офис, мотивация менеджера по продажам, налоги и т.д.). Разница между этими показателями и была нашей прибылью, по нашему мнению на тот момент. Иными словами, мы вели отчет о движении денег. Сейчас-то я уже знаю, как это называется, а тогда понятия не имел. Такой была наша отчетность. Чуйка мне подсказывала, что что-то не так. В какой-то момент я понял, что мне не до конца нравится наш учет, но не мог объяснить и себе и партнеру почему. И мы продолжали работать так, как работали.

Что мне объяснил Азамат: “Как это вы выручкой считаете полученные авансы? Да вам перевели деньги, это же вы еще не заработали их, правильно?” Все было логично.

То же самое с оплатой труда: зарплату мы платим по факту отработанного времени (у сотрудников почти всегда была сдельная форма оплаты, поэтому она коррелировала с выручкой). Это был первый наш жесткий косяк.

Но накололись мы, на самом деле, по одной очень простой причине. В компанию пришел очень крутой клиент, это была для нас огромная победа, он платил по 800 тысяч рублей ежемесячно за оказание услуг колл-центра. Чек внушительный! Мы нереально были рады и сразу же, естественно, повысился наш доход. Но когда пришло время считать нашу выручку не по приходу денег, а по отработанному объему, тогда мы поняли, что не все эти 800 тысяч рублей по факту шли в выручку. Оказалось, что мы не успевали за месяц клиенту оказать услугу на эти же 800 тысяч рублей. Данный факт не фиксировался, мы просто не знали, что не вырабатываем эти 800 тысяч каждый месяц. Но в выручку 800 тысяч закидывали, считали, что это наши заработанные деньги. На самом деле же оказывали услуг каждый месяц не на 800, а на 450-500 тысяч. И каждый месяц мы лишние 300 тысяч рублей, которые должны оставаться в бизнесе как невыработанные авансы, забирали. Забирали, забирали, забирали, забирали. При этом услугу мы клиенту оказывали не на всю сумму чека.

Получается, что мы системно работали в минус на протяжении неизвестного периода времени (по ощущениям около года) при этом мы каждый месяц вытаскивали 300-500 тыс рублей, как мы думали прибыли. По логике вещей мы наоброт должны были докидывать в бизнес каждый месяц деньги для покрытия убытка, но у нас было кое-что получше - авансы от клиентов, которые мы считали нашими деньгами.🤦‍♂И деньги у нас постепенно уменьшались, уменьшались, уменьшались, уменьшались. И в какой-то момент мы неизбежно столкнулись с тем, что у нас не хватает денег. И плюс самое катастрофическое - сделали подсчет, что на самом деле должны клиенту в виде оказанных услуг (ну или денег, если он попросит возврата) порядка 3,5 миллионов рублей, которых у нас уже нет, т к мы забирали денег больше чем по факту зарабатывали.

По итогу мы создали кассовый разрыв в миллион и долг три с половиной миллиона рублей в месяц. Жесть! Слава богу, что клиент был достаточно адекватным и не требовал эти деньги обратно, потому что если бы он в какой то момент закончил работать с нами и потребовал невыработанные авансы назад это была бы катастрофа. Все эти деньги мы потом отрабатывали полтора года в счет будущей прибыли. Где-то забирали меньше денег из бизнеса, тысяч по триста старались каждый месяц компенсировать.

Вот такая вот история. И слава Богу благодаря моему хорошему другу Азамату, в итоге мы внедрили адекватную систему управленческого финансового учета и каждый месяц очень четко отслеживали, сколько на самом деле денег клиентских выработали, какая была себестоимость, не забывали и про налоги, которые нам в будущем нужно будет платить (многие про это забывают). Тогда то я впервые и узнал, что такое грамотный финансовый учет и сразу влюбился в этот инструмент.

В плане определения нашей реальной прибыли, авансов, кредиторской и дебиторской должности у нас уже больше сложности не было. Мы достаточно четко и системно дальше масштабировались. На этом, конечно, проблемы не закончились. Потом я получил еще один интересный опыт и познакомился с другими инструментами управления финансами. Но об этом я напишу отдельную статью)

Прошло уже 8 лет с тех событий. Теперь я сам занимаюсь тем, что помогаю предпринимателям не наступать на мои "грабли". Если вам понравилась данная статья, вы увидели в ней себя, свой опыт, подписывайтесь на мой телеграмм канал https://t.me/+-nyK0zIRe0hmNzgy, я там регулярно рассказываю что-то полезное на тему финансов, оцифровки, увеличения прибыли, оптимизации расходов и прочего.

Буду рад видеть вас в рядах моих подписчиков!