Как избежать проблем при закупке IT-оборудования: 6 факторов
"Качественное оборудование — залог стабильной работы организации на многие годы", — рассказывает специалист "Смарт Групп" Александр Чудаев.
Про что говорим?
Не секрет, что сегодня по пальцам можно пересчитать предприятия или организации, которые могут работать по-настоящему эффективно и без минимального набора IT-оборудования. Такие случаи скорее исключение из правил. Именно поэтому закупка в этой сфере становится вопросом на злобу дня: помимо ощутимой выгоды она приносит с собой и массу проблем. Соответствие поставленного товара ожиданиям, составление заявок на закупку, сложности выбора для решения задач, бумажная волокита, тяжелые заказчики — всего не перечесть. Сегодня расскажем, на что обратить внимание, чтобы не усложнять и без того трудоемкий процесс.
К IT-оборудованию относят все, что необходимо для обработки данных и автоматизации процессов организации:
- серверы;
- рабочие станции (компьютеры, моноблоки, ноутбуки, смартфоны, планшеты и др.);
- инструменты для создания локальной сети (точки доступа, маршрутизаторы, межсетевые экраны, контроллер);
- система хранения данных;
- инструменты управления (ИБП, серверные шкафы, системы охлаждения, KVM-переключатели);
- периферийная аппаратура + расходные материалы (необязательны сегодня, но все еще используются вместе с рабочими станциями);
- аппаратура для видеонаблюдения.
- программное обеспечение (ПО).
Не все в этом вопросе так прозрачно и предсказуемо. Чтобы результат соответствовал ожиданию, разбираем особенности закупок с помощью IT- эксперта с десятилетним стажем - Александра Чудаева.
Что влияет на исход закупок?
Недостаточное понимание потребностей
Проблемы могут возникнуть на самом первом этапе. Именно поэтому важно определить реальные потребности компании в IT-оборудовании и провести корректный анализ ее деятельности. Если компания связана с информационными/коммуникационными технологиями (например, в штате есть программисты, бухгалтеры, СММ-специалисты, архитекторы, логисты или секретари), то понадобится развитая IT-инфраструктура. Это быстрый интернет, локальная сеть для обмена файлами и документами, хорошие рабочие станции, которые помогут справляться с функциональными обязанностями.
Дизайнеру нужен специфический монитор с качественной цветопередачей. Архитектору — мощный компьютер для более быстрого рендеринга сцен. Бухгалтеру — надежный ПК с источниками бесперебойного питания, чтобы работа не прекратилась в ответственный момент, например, период сдачи отчетности. Важно привлечь специалистов, которые знают про подобные нюансы и смогут подобрать правильную конфигурацию оборудования на этапе закупки оборудования.
Необходимо проанализировать планы компании на развитие. С ростом оборотов расширяется и штат — это требует пересмотр инфраструктуры. Рассмотрите резервные рабочие места и точки подключения, чтобы масштабироваться без вливания дополнительных денег.
Недостаточное знание рынка
Естественно, технологии никогда не стоят на месте. Однако проблематично разбираться во всех сферах одинаково хорошо. Например, завхоз в детсаде не в курсе всех новинок в мире компьютерного "железа". При обновлении материально-технической базы учреждения он может купить неактуальную модель оборудования, которая не соответствует целям использования. Ему будет тяжело учесть все технические нюансы из-за недостаточного знания рынка. Например, в нормы СанПиН образовательных организаций были внесены изменения в рамках дисплейной диагонали: если раньше для просмотра группой детей мог устанавливаться любой дисплей, то сейчас параметр стал фиксированным (минимум 65 дюймов).
В таком вопросе будет необходима помощь профессиональных консультантов, например, представителей поставщиков оборудования. На практике часто возникают запросы: "Здравствуйте, у нас небольшой бюджет — 100 тыс, но нам нужен новый проектор, ноутбук и экран для актового зала". В таких случаях мы подбираем оборудование и, конечно же, подсказываем, как можно уместиться в бюджет и получить лучшие характеристики. Конечно, не забываем про дополнительное оборудование: коммутация, кронштейны. Это позволит создать полную систему, которая будет эффективно выполнять свою задачу.
Для более глубокого понимания можно обратиться к специфическим ресурсам и форумам. "ХАБР", THG, IXBT.com часто публикуют обзоры на новинки техники, где расписывают ее характеристики и преимущества. Так делают и компании-производители на своих сайтах. Например, Apple проводит ежегодные презентации разработок. Обратите внимание на профильные каналы YouTube и обзоры техноблогеров. Читайте тематические форумы и порталы, сайты компьютерных магазинов в разделе "новинки" агрегаторов DNS и "Ситилинк", а также более крупные базы. Знание IT-трендов позволяет экономить деньги и находить производительную аппаратуру по невысокой цене с учетом актуальных технологий.
Неправильный выбор поставщика
При закупке оборудования важно выбрать надежного и квалифицированного поставщика IT-оборудования. Рынок дистрибьюции огромен, но обычно рекомендуется доверять фирме с хорошим бэкграундом (не менее 5 лет). Обратите внимание на богатый опыт, историю поставок, чтобы быть уверенным в том, что поставщик не пропадет завтра и всегда будет на связи, поможет в случае некорректной работы оборудования.
В приоритете надежные поставщики, которые могут проконсультировать по всем характеристикам и посоветовать актуальные модели, правильно составить техническую документацию, подобрать аппаратуру под бюджет, оказать постгарантийный сервис и помочь с монтажом. Важными критериями являются также количество проектов и свободных менеджеров, готовых обработать любую заявку: от точечных единиц (компьютер и монитор) до комплексного оснащения объекта "под ключ".
Технические сложности
В случае с госзаказами проблемными могут стать конкурсные процедуры по 44-ФЗ или 223-ФЗ. Для закупки необходимо подготовить техническую документацию (техническое задание, договор поставки, сбор коммерческих предложений). Она должна максимально отражать характеристики необходимого оборудования, чтобы не столкнуться с худшими аналогами. При этом важно соблюсти все требования закона и учесть соответствие техники КТРУ (при наличии).
Крупные поставщики на этот случай обычно имеют в штате специальный технический отдел. Он оказывает услуги по консультированию заказчика, помогает не допустить ошибок и корректно составить техническое задание на приобретение оборудования
Финансовые трудности
В закупках работает правило "золотой середины". Не берите самый низ рынка и элитные ТОП-серии. Постарайтесь выбрать оборудование, которое не устареет в ближайшие 1-2 года. Обходите стороной новинки: на старте продаж они стоят неоправданно дорого. Помните о том, что вы хотите видеть от оборудования, какую задачу оно будет решать.
Уместиться в бюджет не всегда просто. Не стесняйтесь привлекать технических специалистов, знающих оптимальные цены и места закупки.
Проблемы с логистикой и доставкой
Возможные логистические риски позволяет нивелировать страхование груза. В случае повреждения его стоимость будет возмещена страховой премией. Это позволит без проблем перезаказать оборудование. Однако пострадают сроки.
Наиболее серьезная логистическая проблема больше касается поставщиков, чем заказчиков, ведь иногда доставка осуществляется в отдаленные регионы. На своем опыте понимаем, как сложно найти транспортную компанию, которая сможет довезти груз в нужные сроки и за разумные деньги. В этом году наша компания отправляла оборудование в Якутск — это почти 4000 километров от нашего города. Выход из ситуации нашли быстро: прямая машина из Москвы оказалась дешевле услуг транспортной компании.
Не пренебрегайте услугами квалифицированных такелажников и грузчиков, позволяющими перенести, разгрузить и установить технику без ущерба. При перевозке важно позиционировать товар по рекомендации производителя. Например, не нагружать другими коробками грузы, которые не допускают повышенного давления. Опытные поставщики оборудования курируют данные вопросы и хорошо упаковывают оборудование в слои амортизирующего материала или паллетный борт.
Самое неприятное в закупках IT-оборудования: личный опыт
Если подойти к вопросу с юмором, то можно ответить, что самое неприятное здесь — это нехватка бюджета. Хочется купить "много" и "хорошо", но средств только на "мало" и "посредственно". Здесь приходится экспериментировать с параметрами техники и ее количеством. Конечно, лучше купить меньшую часть, но более качественную, чем большую, но дешевую (в последнем случае срок эксплуатации будет явно непродолжительным).
Самое сложное в таких закупках — это, во-первых, ограничения по КТРУ. В нем может быть представлено только 10 характеристик, а для детального описания нужного оборудования не хватит и сотни параметров. Отсюда нередкой становится ситуация, когда приходит оборудование, не соответствующее ожиданиям. Конечно, опытный поставщик этот вопрос всегда решит.
Во-вторых, нередки ошибки в проектировании. Например, приобретаем сетевое оборудование на 10 рабочих мест, а впоследствии выясняется, что их будет 15. Приходится проводить повторную закупку. Но "Смарт Групп" дорожит своей репутацией: постгарантийный сервис позволяет исправить даже те ошибки, что были допущены на этапе проектирования. Мы всегда открыты к диалогу и можем улучшить характеристики поставляемой продукции с помощью закупки дополнительных компонентов.
#it , #itоборудование , #проекты , #оснащение , #закупки44 , #закупки223 , #закупки
Классная статья)
уже несколько лет главная проблема в закупке оборудования одна - импортозамещение)
пока не поняли, как ее избежать.
Импортозамещение - это общая проблема, ведь еще не все ПО и IT-оборудование заместили. Но компании активно работают над этим, главное следить за обновлениями. Посвятим этой теме одну из следующих статей, чтобы рассказать, как решаем эту проблему конкретно мы. Но вы всегда можете обратиться к нам за консультациями, они абсолютно бесплатны)