45 часов интервью за 4 недели — как я не сошел с ума, собеседуя в команду
Рассказываю, как превратил найм в игру, используя популярные механики и геймифицируя процесс. И да, на следующий уровень перешли не все.
Привет, меня зовут Костя Большухин. Делаю стартап ManageMate, который поможет IT-командам с 50+ человек создавать и контролировать оргструктуру, роли, задачи и цели компании. А еще веду телеграм канал Pros and Cons, в котором рассказываю про плюсы и минусы жизни IT предпринимателя и о (пока) невзлетевших гипотезах.
Сколько и куда нанимал. Почему так быстро?
Перед тем как уволиться в погоне за мечтой, руководил командой Развития Клиентов и Партнеров* в RPA-стартапе ElectroNeek**. Компания быстро росла и в августе я пережил пик рекрутинг-марафона. За четыре недели вложил 45 часов, чтобы провести 59 собеседований. Через два месяца в таком режиме мы наняли девять человек в команду.
* Команда по Развитию Клиентов и Партнеров (Customer Success) отвечает за обучение клиентов, внедрение продукта и помогает клиентам эффективно использовать решение.
** RPA (Robotic Process Automation) — платформа для создания автоматизированных бизнес-процессов с использованием программных роботов и других технологий.
Первые десять звонков помогли нащупать две огромные проблемы.
- Процесс выматывает
- Мало времени на обратную связь для кандидатов и рекрутеров.
Пришлось импровизировать и изобретать лайфхаки, которые помогли поставить систему на поток и закрыть все вакансии вовремя. Когда описывал, получилось похоже на механики из игр. Не зря проводил сотни часов в The Gothic, Skyrim и Diablo, ох не зря.
Чуть дальше расскажу про:
- Контекст. Как был устроен процесс.
- Механики. Каким образом работают и какие задачи решают.
- Результаты и выводы. Как механики повлияли на процесс, и что получилось в итоге.
Даже бизнес-задачи можно решать весело, поэтому расскажу про приемы для найма как про игровые механики.
Контекст
ElectroNeek выстраивал структуру, чтобы как в каждом регионе — Латинской Америке, Европе, Северной Америке и Азии — появилось несколько специалистов, отвечающих за клиентский опыт. Специалисты должны были пройти онбординг и быть готовы ко времени следующего релиза продукта. Итого, пара месяцев и плюс-минус неделя, чтобы нанять девять сотрудников миддл и сениор уровня.
Через 10-15 интервью стало очевидно, нужны перемены.
Мы нанимали сразу в четыре разных региона, создали новую роль старшего менеджера и впервые закрывали такое количество вакансий одновременно. Ошибки и промахи не заставили себя ждать.
- Несколько раз заметки по кандидатам получились непонятными, и я пересматривал кусочки интервью, чтобы принять решение о переходе на следующий этап.
- Фидбек для команды рекрутинга и кандидата получался поверхностным. Находил время, чтобы закрыть долги по комментариям в конце дня, несколько раз, не успел день в день. Приходилось ориентироваться по памяти — из-за этого страдало качество.
- Желание жить пропало, когда в один день было пять собеседований. К сожалению, никто не выписал мне бумажку для CEO с освобождением от основных обязанностей.
Если нанимаете одного-двух человек и сроки не горят, есть время на «подумать» и сориентироваться по ситуации. Но в ситуации когда кандидатов много, а сроки поджимают нужно принимать решения быстрее.
Расскажу о том, как я переработал подход к сценарию собеседования и системе оценки кандидатов на собеседовании с рекрутером. Спойлер: процесс пошел веселее, и жизнь заиграла новыми красками!
Механики
1. Продуманный дизайн уровней
Во время интервью кандидат проходит через несколько «уровней» с вопросами или задачами. На каждом этапе оцениваем, продолжаем процесс с кандидатом или есть риски, что кандидат не сможет быстро обеспечить необходимое качество ведения клиентов самостоятельно.
Если после двух “уровней” кандидат не проходит — game over. Я менял структуру собеседования, немного сокращая длину, но взамен стараясь дать сфокусированную и полезную обратную связь уже в конце собеседования.
Кандидаты чаще получали полезную обратную связь, а у меня высвобождалось чуть больше времени для собеседования тех, кто прошли дальше.
2. Дерево навыков
В World of Warcraft есть требования к минимальному уровню, чтобы открыть подземелья. В других играх герою нужен определенный навык, чтобы продвинуться дальше по сюжету или открыть квест.
Чем мы хуже? Сделали скоркарту, похожую на дерево умений в игре. Выделили шесть навыков, которые критически необходимы на этой роли, которые рекрутер может проверить на основании критериев. Прописали подробную шкалу «уровней» от одной до пяти звезд и попросили рекрутеров заполнять на основе резюме и первого собеседования.
Важно! В зависимости от опыта и контекста, который понимает рекрутер, может понадобиться расшифровка или дополнение критериев. Например, не для каждого рекрутера очевидно, что такое «ключевые практики работы в CRM». Для таких случаев мы делали дополнительные звонки, чтобы погрузиться в контекст, или подсказки в чек-листах (• нет просроченных задач в CRM • есть план действий для каждого аккаунта …)
Рекрутер приглашал кандидата на интервью с руководителем, если он набирал средний балл 4,5 ★ и выше. Лучшее решение — для всех, кто получил 4,7★ и выше, мы договорились ставить собеседование как можно скорее вне зависимости от загрузки. Пару раз пришлось раскидывать другие встречи. Приоритеты!
Скоркарты работают! Из девяти нанятых специалиста только три человека получили ниже 4,7★ у рекрутера.
3. Триггеры
А помните, в Resident Evil 4 откроешь как-нибудь дверь, на тебя нападает огромный зомби, и нужно быстро жать на кнопки иначе game over. Такие заскриптованные сценки запускаются по триггеру и, если прописаны хорошо, оживляют повествование.
На своей середине интервью часто входит в колею и идет по накатанной. Примерно понятно, «нравится, идем дальше» или »не нравится, вряд ли что-то получится». Вопросы скорее помогают собрать более полную картину или прощупать дополнительные зоны риска. Концовку легко «слить» и сделать необязательной.
А можно сильно изменить динамику и сделать интервью живее, раскрыв кандидата с новой стороны. Я использовал бытовые задачки, чтобы уйти от гипотетического обсуждения и посмотреть, что человек попробует сделать.
Пример:
— Какой план действий вы предложите в письме руководителю, если клиент недоволен и просит значительную скидку?
На что обращал внимание:
- Что кандидат предложит написать клиенту
- Какие вопросы задаст руководителю, какие шаги считает правильными
- Какие идеи будет генерировать
- Насколько самостоятельно действует кандидат
Я высоко оценивал, когда кандидаты предлагали план действий. Даже если он не оптимальный, это удобное начало для обсуждения тактики.
Результаты и выводы
Шесть из девяти человек получилось найти быстрее 40 дней. Это лучше, чем в среднем по рынку :)
Вместе с новыми людьми команда достигла в четвертом квартале более крутых метрик по текущей клиентской базе, чем за прошлые полгода. После сумасшедшего марафона я сделал гайд для команды Развития Клиентов на основе чек-листов для найма.
И сформулировал несколько личных выводов:
I.
В приоритетном порядке инвестируйт в чек-листы, скоркарты или критерии оценки, на основании которых работает рекрутинг, и первое интервью. Высокие оценки не гарантируют, что вы «попали в нужного человека». Но среди этой группы людей будет больше подходящих кандидатов. Игнорировать этот факт — преступление.
II.
Попробуйте построить интервью таким образом, чтобы на каждой стадии понимать: кандидат переходит на следующий этап или уже тут не подходит.
III.
А если кандидат показал хорошие результаты у рекрутера и адекватно прошел интервью, назначайте следующий шаг. Не берите время на «подумать». Лучше провести дополнительное собеседованием с кандидатом, который почти подходит, чем затянуть и дать возможность другой компании сделать оффер той/тому самому первыми.
IV.
Не обязательно должно быть скучно. Я не пожалел, добавив формат, который разбавил монотонную серию вопросов и ответов.
Поделюсь переживаниями в конце — не играл в игры больше года. Хочу. Одолжу у друга Steam Deck, чтобы залипнуть в Hogwarts Legacy.
Читайте про прогресс ManageMate и мои предпринимательские заметки в канале https://t.me/cons_hustle