Удалёнка глазами компании или как пасти котов на другом континенте
Настали времена, когда удаленная работа перестала быть просто модной тенденцией, а стала реальностью для миллионов, тема эта до сих пор популярна, но кроме очевидных плюсов есть и серьезные сложности в организации работы компании на удалёнке. Сегодня о них и поговорим.
Если вы ищете советы для личной эффективности на удалёнке, ссылки в конце помогут. Но сегодня мы поговорим о компаниях. Я менеджер проектов(PM) в компании TradeLink. Эта компания была изначально задумана как организация, работающая полностью удаленно, поэтому мы уже накопили солидный багаж уникальных практик и методов, которые позволяют не просто выживать в этой новой реальности, но еще и работать. Для кого-то, то о чем я буду говорить — слишком базовое знание, но по моему опыту, большинство этим практически не занимается и тратит кучу времени(и денег) впустую.
Опишите процессы
Процессы могут показаться банальностью, однако они представляют собой одну из важнейших сфер деятельности: они должны быть хорошо описаны и проработаны. Все должны понимать пайплайн работы команды. Что должно происходить на каждом этапе от идеи, до дизайна, разработки, тестирования и релиза. Работая в разных часовых поясах, вы не сможете просто обратиться к коллеге с вопросом; попытки обсудить задачи в чате могут затянуться непредсказуемо долго. Все всегда чем то заняты и отвлекаться на чат теперь — моветон.
Вот несколько обязательных составляющих, которые нельзя забывать при описании процесса:
Пайплайн:
Опишите основные этапы работы, через которые задача должна проходить. Например, для разработки фичи основные шаги у нас описаны так:
Стейкхолдеры:
После того, как шаги определены, необходимо четко определить ответственных за каждый этап работы. Ведь если задача застрянет каком-то из этапов, и если неясно, кто упустил момент, ответственность ложится на менеджера проекта.
Каждый отдел в компании стоит воспринимать как отдельный бизнес, у которого есть заказчик и есть исполнитель. Поэтому, при постановке задачи исполнитель всегда должен знать к кому обратиться за разъяснениями и понимать кому отправить результаты работы(это не всегда один и тот же человек).
Описание каждого этапа:
Теперь можно переходить к описанию, здесь тоже не рокет саенс. На базовом уровне достаточно описать какую задачу выполняет этот этап, каким стандартам он должен соответствовать (если они есть). И какие результаты нужно получить в конце.
Автоматизируйте
Автоматизацией вы сможете заняться только после того, как опишите процессы, делать это параллельно бессмысленно и сложно.
Без автоматизации сейчас тоже никуда. Попытки управлять всем вручную в команде больше чем из трёх человек будут отнимать слишком много времени, да и вовремя отреагировать на каждое событие не получится, из-за этого задачи будут простаивать. Никогда не забывайте, что все что может быть автоматизировано должно быть автоматизировано. Jira, ClickUp, Битрикс24 или любая другая система управления проектами, в которой вы работаете из коробки предоставляют множество решений до этого. А когда появился ChatGPT и я внедрил его в свои процессы, закралась мысль, что большую часть моих задач можно передать ему и другим нейросетям. Примерно 20% уже передал, но о том как я это сделал, поговорим в следующих статьях. Подписывайся чтобы не пропустить.
Как избавиться от бесконечных созвонов
Первая проблема с которой мы столкнулись это то, что мы тратим кучу времени на созвоны. Первое что мы сделали — зарегламентировали созвоны. Мы разделили их на запланированные и незапланированные. И задали жесткие рамки чтобы не тонуть в бесконечных обсуждениях и получать от звонков пользу.
Запланированные созвоны
С ними все просто, они всегда в календаре как повторяющиеся и происходят всегда в одно и то же время и дни недели. Перед звонком всегда должна быть подготовлена повестка дня и вопросы, которые нужно решить, чтобы не отвлекаться на обсуждения. После звонка обязательно пишется саммари (об этом еще расскажу), но еще лучше, чтобы по результатам звонка появился список задач, которые вы предадите своему ПМу. Иначе это просто в пустую потраченное время всех участвующих. Так же, нужно решить, кто на каких созвонах действительно нужен, если сотрудник участвует в созвоне исключительно как слушатель, и если созвон не касается общих вопросов, которые касаются всех, может лучше чтобы он занимался чем-то полезным?
Незапланированные созвоны
А созвон действительно нужен? Помните, что каждый человек занят своими делами и встречами. Старайтесь не беспокоить коллег в их рабочее время, если в этом нет крайней необходимости. И если вопрос не сложный, то возможно, будет эффективнее уделить несколько минут общению в чате. Это не так просто как кажется, важно развивать навыки четкой текстовой коммуникации. Но часто, после того как начинаешь писать, половина вопросов пропадает.
Это настолько срочно? Прежде чем инициировать внеплановый звонок, определите, является ли причина звонка поводом для немедленного обсуждения. Может ли она дождаться следующего запланированного звонка?
Планируйте заранее. Если вы считаете, что внеплановый звонок оправдан, заранее проинформируйте участников, сообщив им краткую информацию. Вполне достаточно короткого сообщения типа: "Привет, у меня возникла срочная проблема с XYZ, не могли бы мы ее обсудить?".
Не затягивайте. Внеплановые звонки должны быть короткими. Они должны служить средством решения насущных проблем и не превращаться в длительные совещания.
Саммари. После звонка всегда пишите что в сухом остатке. Что обсудили, к чему пришли, какие задачи появились. На ретроспективе и перфоманс ревью пригодится.
Не бойтесь давать обратную связь. Если кто-то из членов команды считает, что внеплановых звонков слишком много, или если считает, что вместо них можно было бы использовать сообщения, он должен не стесняться поделиться этой информацией. Когда тратишь время на созвоны, у тебя меньше времени на выполнение задач.
Это только введение и база с которой нужно начать, впереди вас ждет серия статей о том, как автоматизация меняет игру в управлении проектами в IT и других сферах. А так же, как мы автоматизируем процессы с помощью ChatGPT и других нейросетей. Помните, в ближайшие годы нейросети не заменят менеджеров, их заменят менеджеры, которые смогут вести несколько проектов сразу.
А чтобы вы не теряли время, вот ссылка на пример описания процесса, который мы используем в TradeLink. Не забывайте что это только пример, и вы можете адаптировать его под свои нужды. Попробуйте, экспериментируйте и находите то, что работает именно для вас.
Ссылки
Советы о том, как выстроить свою работу на удаленке: