«Как сделать управленческие отчеты в 1С:Аналитике красивыми и понятными»

Автор: Курашов А.В., собственник компании «Первые ИТ»

В предыдущих статьях по «1С:Аналитике» мы с вами рассмотрели, что из себя представляет система, как понять, что пора начинать ее использовать, а также разобрали методы создания структуры показателей и аналитических отчетов (прикрепляю ссылки на первую и вторую статьи).

Теперь перейдем к правилам визуализации управленческих отчетов.

Первое, с чего стоит начать - это определить потребителей, то есть тех, кто будет анализировать систему показателей и аналитических отчётов и в какие периоды это будет происходить.

В каждой компании систему отчетности и показатели можно разделить на несколько групп (уровней) потребителей, которые ими пользуются:

1. Акционеры, учредители

2. Топ-менеджеры

3. Руководители

4. Сотрудники

5. Роли сотрудников

6. Подразделения

7. И т.д.

А также с какой регулярностью эти потребители будут пользоваться отчетностью и показателями:

1. Ежедневно

2. Еженедельно

3. Ежемесячно

4. Ежеквартально

5. И т.д.

Чтобы обеспечить максимальную эффективность и удобство использования отчётности и показателей, необходимо разрабатывать их с учётом специфики каждого конкретного потребителя и регулярности предоставления информации.

Смешивание этих аспектов может привести к созданию чрезмерно насыщенных отчётов и информационных панелей (дашбордов), а также к путанице в восприятии информации различными группами пользователей.

Рассмотрим подходы к визуализации информационных панелей (дашбордов), на которых будем размещать отчеты и показатели:

1. Все показатели и отчеты размещаем на дашборде.

Отдельно их просматривать не всегда есть смысл, к тому же это не удобно из-за их большого количества. Исключением будут сложные и насыщенные информацией таблицы и графики, которые лучше просматривать отдельно в отдельных разделах.

2. Для показателей подбираем свое представление (визуализацию в виде виджета, диаграммы, графика, таблицы).

Информация правильно воспринимается, если она правильно представлена. Выбираем для показателей под каждый тип данных свою визуализацию (виджет, диаграмма, график, таблица). Какие варианты визуализации есть в «1С:Аналитике» я рассказывал ранее.

3. Фильтры в дашборде выводим вверху перед отображением показателей или в левой панели.

Фильтры и отборы не должны отвлекать и отнимать место на рабочем пространстве дашборда. Они должны находится на нужном месте, чтобы не захватывать внимание.

4. Сложные и насыщенные таблицы и графики выводим в отдельные дашборды, как детальные.

Сложные и насыщенные отчеты являются самодостаточным источником информации или могут быть предназначаться для расшифровки сводных данных представленных в верхнеуровневых показателях.

5. Между связанными дашбордами делаем навигацию.

Чтобы переход между дашбордами был быстрым и давал возможность вернуться туда, откуда начал. Как я уже рассказывал ранее, «1С:Аналитика» может быть настроена, как мини-сайт с навигацией перехода в верхние и нижние уровни.

6. Настраиваем отображение дашборда под периферийные устройства (планшет, телефон, телевизор).

Под использование на компьютере настраивать не надо. Эта настройка делается по умолчанию в момент создания, но под другие устройства (планшет, телефон, телевизор) нужно проводить дополнительные несложные настройки отображения. Для размещения большей информации можно использовать настройки масштаба самого браузера.

7. Вносим описание показателей и дашбордов.

Со временем от изобилия информации понимание отчета или показателя может искажаться. Помните о том, что в компании их может быть более 500. И, чтобы эту информацию сохранить, рекомендуем вносить описание. Такая функция также предусмотрена программой «1С:Аналитика».

8. Подходим творчески к оформлению дашбордов.

Дашборд можно оформить, как мини сайт: добавлять дополнительные картинки, устанавливать светлую или темную темы и делать его визуально приятным для использования. Режим работы с дашбордами похож на конструктор сайтов, где блоками можно размещать показатели, менять их размер, а также добавлять описание или графику (картинки, логотипы и прочие изображения).

9. Самое важное на дашборде отражаем вверху, а внизу то, что может помочь в анализе данных.

Применяем правило: сначала сводные (общие) и важные данные, потом детализация данных и то, что может помочь в их анализе. Если детализации немного, то все компонуем на одном дашборде. Если детализация визуально сложная, то выделяем отдельный дашборд.

10. Используйте типовые разметки показателей на дашборде.

Расставляем показатели, учитывая горизонтальные и вертикальные пропорции, чтобы их было удобно смотреть и читать слева - направо, сверху - вниз. Топология дашборда помогает корректней работать с информацией. Хорошо, если информация умещается на один экран, без скрола.

11. Настраиваем дашборд под непосредственного потребителя информации (руководитель, сотрудник).

Определите, кто и как будут использовать дашборд: руководитель, один сотрудник, сотрудники отдела, какая конечному потребителю нужна информация, насколько детальная, она должна умещаться на один экран (это в идеале) или ее можно скролить и т.д.

12. Делаем дашборды персонализированными.

Например, размещаем фото офиса, цеха или сотрудников.

13. Ищем визуальные аналоги показателей, дашбордов и отчетов.

Мы показываем, как могут выглядеть ваши данные, но, если вы найдете примеры дашбордов и показателей в интернете, то процесс постановки задачи аналитику в части визуализации будет проще.

14. Комфортно пользуемся удобствами работы с расшифровками данных.

Используем функцию drill down, которая дает возможность раскрыть данные всех диаграмм по какому-либо разрезу или используем открытие выбранного объекта в прикладном решении 1С (переход в программу 1С с отображением нужного документа, справочника и т.д.).

15. Самую важную информацию выделяйте цветами.

Цвета стараемся стандартизировать под всю систему показателей, чтобы каждый показатель на дашборде воспринимался одинаково. Например, одинаково выделяем иерархию и группы, позитивные значения отражаем зеленым, пограничные желтым, негативные красным.

Наша цель при настройке BI-системы 1С:Аналитика — создать эффективную панель управления для бизнеса. Она должна включать все необходимые информационные панели (дашборды) с отчётами и показателями. Эти элементы не просто занимают место на экране, а предоставляют возможность мгновенно оценить ситуацию и понять положение дел.

Надеюсь вы найдете в нашем подходе к построению системы анализа данных что-то полезное!

Остались вопросы по визуализации данных?

Оставьте контакты, мы обсудим ваши задачи и вопросы.