ТОП-7 лучших систем электронного документооборота в 2024 году
В современном мире бизнес и государственные учреждения стремятся к максимальной автоматизации процессов, и системы электронного документооборота (СЭД) играют в этом ключевую роль. СЭД значительно упрощают и ускоряют работу с документами, обеспечивая надежное хранение, быстрый доступ и возможность отслеживания изменений. В 2024 году рынок СЭД предлагает множество решений, каждое из которых имеет свои особенности и преимущества. В данной статье мы рассмотрим ТОП-7 лучших систем электронного документооборота, которые помогут вам выбрать оптимальное решение для вашего бизнеса или организации. Узнайте, какие платформы обеспечивают наивысший уровень безопасности, удобства использования и интеграции с другими инструментами, а также ознакомьтесь с их уникальными функциями, которые делают работу с документами максимально эффективной.
🏆 1. Контур.Диадок. https://kontur.ru/diadoc
🏆 2. Контур.Эльба. https://kontur.ru/elba
🏆 3. Контур.Экстерн. https://kontur.ru/extern/parts/uchet?from=bk
4. Битрикс24. https://www.bitrix24.ru/features/more/sign/
5. Scloud. https://scloud.ru/
6. TrustDoc. https://iitrust.ru/edo/trustdoc/
1. Контур.Диадок
"Контур.Диадок" — это передовая система электронного документооборота, которая позволяет обмениваться счетами-фактурами, актами, накладными и другими документами без необходимости их дублирования на бумаге. Получение документов через "Диадок" бесплатно, что делает его удобным и экономичным решением для бизнеса. Система ускоряет процесс подписания документов, обеспечивает контроль за их статусом и способствует исключению расхождений с контрагентами, повышая сумму входящего НДС.
👍Преимущества:
- Ускорение подписания документов: документы приходят мгновенно
- Контроль статуса документов
- Исключение расхождений с контрагентами: повышение суммы входящего НДС
- Сокращение затрат на курьерскую доставку, бумагу и хранение
- Надежное хранение на серверах СКБ Контура
- Круглосуточная техподдержка
❗Особенности:
- Веб-версия: Легкость создания, отправки и получения электронных документов без дополнительных установок
- Поддержка работы из 1С, SAP, Oracle, MS Dynamics и других учетных систем, а также интеграция через API
- Возможность обмена электронными документами с клиентами других операторов ЭДО
- Отправка и получение, согласование, поиск документов и доступ для сотрудников
- Высокое качество API с открытым кодом (Full REST HTTPS API) и поддержка от лидера SaaS-поставщиков РФ по версии Cnews
- Комплексное подключение контрагентов
- Признание налоговой и судами: электронные документы принимаются в качестве оригиналов
- Более 1,5 млн компаний уже работают в "Диадоке"
2. Контур.Эльба
Контур.Эльба – это дружелюбная онлайн-бухгалтерия, предназначенная для индивидуальных предпринимателей (ИП) и обществ с ограниченной ответственностью (ООО), работающих по упрощенной системе налогообложения (УСН) и патентной системе. Сервис позволяет вести учет и отчетность самостоятельно, без привлечения профессиональных бухгалтеров. Контур.Эльба предлагает удобные инструменты для расчета налогов, создания и отправки отчетов, управления сотрудниками и документооборотом. Компания также обеспечивает интеграцию с банками, что позволяет автоматизировать финансовые операции. Пользователи могут воспользоваться мобильным приложением, которое синхронизируется с веб-версией и работает даже без интернета. Контур.Эльба делится знаниями через вебинары и видеоблог, а также предлагает курсы для начинающих предпринимателей. Техническая поддержка доступна в любое время через мессенджеры, электронную почту и соцсети.
👍Преимущества:
- Год бесплатного обслуживания для новых ИП
- Возможность ведения учета без бухгалтера
- Интеграция с банками для автоматизации финансовых операций
- Интуитивно понятный и дружелюбный интерфейс
- Заботливая техническая поддержка доступна через мессенджеры, электронную почту и соцсети
- Удобное мобильное приложение с синхронизацией данных и оффлайн доступом
- Видеоблог и вебинары для простых и понятных объяснений по налогам
- Курсы для предпринимателей по налоговым вопросам, работе с сотрудниками и онлайн-кассами
❗Особенности:
- Подготовка и отправка налоговых отчетов на ЕНС
- Создание документов (актов, накладных, счетов, УПД, договоров) за несколько кликов
- Автоматическая подготовка платежек на зарплату, налоги и взносы за сотрудников
- Проверка контрагентов на финансовую устойчивость, суды и признаки банкротства
- Доступность всех необходимых функций на одном экране
- Подписка на рассылку для бизнеса с информацией о законах, налогах и отчетах
- Бесплатный тестовый период с доступом ко всем функциям тарифа Премиум
3. Контур.Экстерн
Контур.Экстерн — это современная система для учета и отчетности, которая облегчает работу бухгалтеров и предпринимателей. Интегрировав функции бухгалтерии, налогообложения и расчета зарплат в одну платформу, Контур.Экстерн позволяет пользователям легко управлять первичными документами, автоматизировать расчет налогов и зарплат, а также формировать и отправлять отчетность в ФНС и СФР. Система также поддерживает загрузку банковских выписок, распознавание документов и электронный документооборот.
👍Преимущества:
- Интеграция всех функций в одном окне: учет, зарплата и отчетность
- Автоматизация: система автоматически определяет доходы и расходы, предлагает проводки, рассчитывает налоги и заполняет отчеты
- Интуитивно понятный интерфейс с подсказками и напоминаниями
- Поддержка загрузки документов из интернет-банка и товароучетной системы
- Распознавание документов
- Возможность пригласить коллег для совместного ведения учета с разными уровнями доступа
- Поддержка данных из 1С: импорт начальных остатков, контрагентов и данных по сотрудникам
- Сдача отчетности: автоматическое формирование и отправка отчетности в ФНС, СФР и Росстат
❗Особенности:
- Автоматическое заполнение форм на основе загруженных сканов
- Загрузка данных из 1С
- Автоматический расчет зарплаты и кадровый учет
- Интеграция с интернет-банком: обновление информации каждые 2 часа и возможность отправки платежных поручений напрямую в банк
- Поддержка различных форм собственности: подходит для ООО на УСН, ОСНО, ИП на УСН и ПСН, а также для ВЭД на УСН
- Гибкие модули: возможность подключения отдельных модулей, таких как зарплата и кадровые документы, или полноценной бухгалтерии
4. Битрикс24
Битрикс24 - это мощная платформа, предоставляющая полный набор инструментов для управления бизнесом и совместной работы. Компания предлагает решения для CRM, задач и проектов, чатов, создания сайтов и интернет-магазинов. Особенностью сервиса является его удобство и доступность, что позволяет экономить время и деньги пользователей, ускоряя процессы и улучшая взаимодействие с клиентами. Одной из ключевых функций является сервис электронной подписи, который интегрирован в CRM и упрощает процесс подписания документов. Битрикс24 соответствует требованиям законодательства, что делает использование электронной подписи законным и безопасным.
👍Преимущества:
- Автоматизация процессов и удобные инструменты помогают значительно сократить затраты
- Интеграция с CRM позволяет отслеживать весь путь подписания документа и быстро реагировать
- Соответствие требованиям законодательства (63-ФЗ) обеспечивает безопасность и законность использования электронной подписи
- Возможность бесплатного использования многих функций, включая электронную подпись и проверку документов по QR-коду
- Платформа интегрируется с популярными мессенджерами и позволяет использовать все инструменты в едином рабочем пространстве
❗Особенности:
- CRM, чат, задачи и проекты, совместная работа, создание сайтов и интернет-магазинов
- Предоставление бесплатных услуг, а также наличие платных тарифов и коробочной версии
- Интеграция с мессенджерами, такими как e-mail, SMS, WhatsApp
- Поддержка партнёров и заказ внедрения решений под нужды бизнеса
- Вопросы и ответы, обучение, вебинары и поддержка пользователей
- Бесплатное использование электронной подписи и проверка документов
- Доступ через мобильное приложение, а также приложения для Windows и Mac
5. Scloud
Scloud – лидер среди сервисов облачной 1С, предоставляет надежные и удобные решения для автоматизации бухгалтерского и складского учета, а также IT-аутсорсинга. С 2011 года Scloud помогает малому, среднему и крупному бизнесу, а также государственным компаниям, торговым и сервисным предприятиям эффективно использовать продукты 1С через облачные технологии. Непрерывное совершенствование сервиса и внимание к пожеланиям клиентов позволяют Scloud оставаться на передовой IT-рынка, предоставляя круглосуточную техническую поддержку и гарантируя высокий уровень безопасности данных.
👍Преимущества:
- Круглосуточная техническая поддержка 24/7
- Средняя оценка качества поддержки – 4,9 балла
- Автообновление и резервирование
- Надежная защита информации благодаря технологиям дата-центра Scloud и полная конфиденциальность
- Быстродействие серверов SSD: Высокая отзывчивость сервиса благодаря использованию твердотельных накопителей
❗Особенности:
- Более 13 лет опыта в области облачной 1С
- Более 300 IT-экспертов в штате
- 99,8% доступность сервиса (SLA)
- Более 50 000 активных пользователей
- Первая позиция в рейтинге Клерк.ру, высокая оценка жюри CX World Awards и многие другие признания
6. TrustDoc
Компания "Инфотекс Интернет Траст" (АО «ИИТ») находится в Санкт-Петербурге и специализируется на предоставлении решений для электронного документооборота (ЭДО). Компания предлагает юридически значимый обмен документами и деловой корреспонденцией через систему TrustDoc. Воспользовавшись данной системой, пользователи могут обмениваться УПД, электронными счетами-фактурами и другими документами, отправлять их из 1С и других корпоративных систем без дополнительных платежей. TrustDoc поддерживает работу сертификатов всех аккредитованных удостоверяющих центров, а также позволяет использовать модули интеграции для 1С и другие платформы. Система обеспечивает надежную защиту данных, круглосуточную поддержку и гибкую ролевую модель для разграничения потоков документов между сотрудниками.
👍Преимущества:
- Бесплатные входящие документы
- Программное обеспечение для работы с электронной подписью предоставляется бесплатно
- Круглосуточная поддержка
- Гибкие тарифы
- Доступ к системе через браузер с любого устройства
❗Особенности:
- Интеграция с 1С
- Работа с сертификатами всех аккредитованных удостоверяющих центров
- Возможность отправки документов клиентам любых операторов ЭДО без дополнительных платежей
- Надежная защита данных от ведущего игрока рынка информационной безопасности России
- Удобный и понятный пользовательский интерфейс
- Подтверждение валидности подписи документов на весь срок хранения
- Возможность работы с МЧД в системе TrustDoc
7. Моё дело
«Моё дело» предлагает услуги интернет-бухгалтерии и бухгалтерского аутсорсинга. Это корпорация, специализирующаяся на предоставлении комплексного бухгалтерского обслуживания через интернет. «Моё дело» предоставляет возможность работать с электронной подписью, выпущенной ФНС, что значительно упрощает электронный документооборот и сдачу отчётности. Сервис позволяет сдать отчётность в течение часа и пользоваться всеми преимуществами электронного документооборота. Техническая поддержка компании готова помочь в решении любых вопросов, связанных с использованием сервиса.
👍Преимущества:
- Работа с электронной подписью ФНС
- Быстрая сдача отчётности
- Техническая поддержка
- Удобная форма электронной отчётности
❗Особенности:
- Интернет-бухгалтерия и бухгалтерский аутсорсинг
- Электронный документооборот
- Лёгкое начало использования электронной подписи
- Поддержка малого и крупного бизнеса
- Дополнительные услуги: регистрация бизнеса, консультации по учёту и налогам, правовая база, вебинары и курсы повышения квалификации
Использование систем электронного документооборота (СЭД) приносит значительные преимущества для любого бизнеса или организации. Внедрение СЭД позволяет автоматизировать и оптимизировать процессы работы с документами, что значительно повышает общую эффективность и снижает затраты. Рассмотрим ключевые преимущества использования СЭД и дадим советы по выбору оптимального решения.
Преимущества использования СЭД:
Скорость и эффективность: Электронные системы позволяют быстро находить, просматривать и обрабатывать документы, что значительно ускоряет рабочие процессы. Автоматизация рутинных задач, таких как создание, согласование и утверждение документов, освобождает сотрудников от лишней работы и позволяет сосредоточиться на более важных задачах.
Снижение затрат: Переход на электронный документооборот помогает снизить расходы на бумагу, печать, почтовые услуги и хранение документов. Кроме того, снижение времени на обработку документов также приводит к экономии средств.
- Улучшение контроля и прозрачности: СЭД обеспечивает четкую систему контроля доступа к документам, что позволяет избежать утечек конфиденциальной информации. Все действия с документами фиксируются, что обеспечивает прозрачность процессов и позволяет отслеживать историю изменений и действий пользователей.
Безопасность: Современные системы обеспечивают высокий уровень безопасности данных. Документы шифруются, а доступ к ним регулируется на основе ролей и прав пользователей. Это особенно важно для защиты конфиденциальной информации и соответствия требованиям законодательства.
- Удобство работы и мобильность: СЭД позволяют работать с документами из любой точки мира, где есть доступ к интернету. Это особенно актуально в условиях удаленной работы или при необходимости доступа к документам в командировках. Мобильные приложения делают работу с документами еще более удобной.
Интеграция с другими системами: Большинство современных СЭД легко интегрируются с другими бизнес-инструментами, такими как CRM, ERP, системы бухгалтерского учета и т. д. Это позволяет создать единую экосистему, где все процессы и данные связаны между собой и работают синхронно.
Советы по выбору СЭД:
Определите потребности и цели: Прежде чем выбирать систему, необходимо четко понять, какие задачи она должна решать и какие функции необходимы именно вам. Это может быть автоматизация рутинных процессов, улучшение контроля и безопасности, повышение мобильности или интеграция с другими системами.
Оцените масштабируемость и гибкость: Убедитесь, что система способна расти вместе с вашим бизнесом и адаптироваться к изменениям. Гибкость системы позволит вам легко добавлять новые функции и настраивать ее под конкретные потребности.
- Пользовательский интерфейс и удобство использования: Важным аспектом является удобство использования системы. Интуитивно понятный интерфейс и легкость освоения помогут вашим сотрудникам быстрее адаптироваться и начать эффективно работать с системой.
Безопасность и соответствие требованиям законодательства: Убедитесь, что система обеспечивает высокий уровень безопасности данных и соответствует требованиям законодательства, включая защиту персональных данных и другие нормативные акты.
- Интеграция с существующими системами: Проверьте, насколько легко СЭД интегрируется с вашими текущими бизнес-системами. Это позволит избежать проблем при передаче данных и создать единую информационную среду.
Поддержка и обучение: Выбирайте поставщика, который предлагает качественную техническую поддержку и обучение для пользователей. Это поможет вам быстрее внедрить систему и решить любые возникающие вопросы.
- Стоимость владения: Рассмотрите все аспекты стоимости владения системой, включая первоначальные затраты на внедрение, стоимость лицензий, обслуживание и обновления. Важно выбрать систему, которая обеспечивает оптимальное соотношение цены и качества.
В заключение, выбор системы электронного документооборота — это стратегическое решение, которое требует тщательного анализа и оценки. Учитывайте потребности вашего бизнеса, особенности различных систем и выбирайте ту, которая наилучшим образом соответствует вашим требованиям. Внедрение СЭД поможет вам повысить эффективность, сократить затраты и обеспечить высокий уровень безопасности и контроля ваших документов.