ОЦЕНИВАЕМ РИСКИ: ПОДОТЧЕТ ГЛАЗАМИ ИНСПЕКТОРА

В первую очередь налоговый инспектор обратит внимание на динамику подотчетных денег. Крупные движения на счетах расчетов с подотчетниками никого по большому счету не смущают. Зато существенное, систематическое сальдо в расчетах с подотчетниками может вызвать подозрение. А когда есть большие остатки невозвращенных подотчетных, да еще и тенденция к их увеличению, инспекторы непременно проверят направления расходования подотчетных сумм. Цель — выяснить, не кредитует ли компания сотрудников за счет подотчетов. А возможно, подотчетников используют, чтобы выводить деньги из оборота и отправлять их на отвлеченные цели. Налоговики об этом давно знают, а потому стараются отслеживать подобные злоупотребления со стороны компаний. Чтобы претензий к компании не было, важно использовать наличные с умом, экономически обоснованно и прилагать к авансовому отчету подтверждающие документы. Поэтому предупреждайте работников, что на каждую оплату подотчетными деньгами нужен правильно оформленный оправдательный документ. Это строгое правило, которому надо следовать неукоснительно. РИСКИ. Да, поставщиков поддельных справок, чеков и актов на рынке сейчас хватает. И они научились выдавать прилично оформленные бумаги. Но любые нестыковки в фактах могут насторожить проверяющих и дать им повод придирчиво изучить и даже отклонить расходы из-за нереальности сделки. Поэтому помимо проверки реквизитов, которые должны быть в первичке, инспекторы проверят, не липовые ли перед ними документы. Из-за выданных подотчетных, за которые сотрудник не отчитался, компания становится налоговым агентом по НДФЛ. Если сотрудник своевременно не представит авансовый отчет, то выданные суммы станут задолженностью работника. Компания вправе удержать такой долг из зарплаты и других доходов подотчетника (ст. 137 ТК). Но если организация решит не удерживать задолженность, налоговики заявят, что сотрудник получил облагаемый доход, с которого компания обязана удержать и перечислить НДФЛ. Могут доначислить налог с пенями и штрафом, потребовать уточнить 6-НДФЛ. Также у налоговиков могут возникнуть претензии, если компания устанавливает чрезмерно большой срок для возврата неиспользованных подотчетных. ДЕЛЬНЫЙ СОВЕТ. Компания вправе установить свои сроки для выдачи денег подотчетникам и представления авансовых отчетов (п. 6.3 Указания ЦБ от 05.10.2020 № 5587-У). Закрепить сроки можно в локальных актах или в приказе директора. Общеустановленный срок отсутствует. Исключение — командировки: срок - три дня после возвращения сотрудника. А если работник приобретает ТМЦ, то в качестве подтверждающих документов к авансовому отчету можно приложить кассовый или товарный чек, товарную накладную, даже счет-фактуру при наличии у работника доверенности на приобретение товаров от имени компании, чтобы организация потом могла принять НДС к вычету. Эти документы, помимо правильного оформления, должны содержать подписи уполномоченных должностных лиц с расшифровкой.