Консульская легализация документов из России для Малайзии - полная инструкция

В последнее время, Малайзия становится все более привлекающим для иммиграции, особенно для работников IT-индустрии. Малайзия активно развивают свою цифровую экономику и заинтересована в привлечении технических специалистов, открыв визу цифрового кочевника (Rantau Nomad Pass). Безвизовый режим между РФ и Малайзией, благоприятный климат, экзотическая культура и низкие цены привлекают большое количество иностранцев. Все это ведет к росту необходимости легализации документов для применения в Малайзии.

Важно понимать, что российские документы не имеют юридической силы вне России и должны быть легализованы в установленном законом порядке. С помощью легализации одно государство сообщает другому, что с документами все в порядке, и лицо, которое подписало документы, действовало в рамках своих полномочий. Таким образом, документы можно использовать за границей. В зависимости от страны назначения процедура легализации документов может значительно отличаться.

Что касается перечня необходимых документов, которые необходимо легализовывать, в каждом конкретном случае перечень может сильно отличаться в зависимости от вида и целей легализации документов и этот вопрос необходимо уточнить заранее у принимающей стороны.

Ниже мы опишем процедуру легализации документов для Малайзии, выданных в России, и расскажем о тонкостях и подводных камнях этого процесса, а также специфике легализации отдельных типов документов. В этой статье мы собрали и обобщили все, что нам известно на эту тему и описали различные нюансы легализации разных типов документов выданных в России для Малайзии.

Легализация нужна для того, чтобы выданные в одном государстве документы имели юридическую силу в другом. Есть два способа легализации документов: консульская легализация и “апостиль”.

Для упрощения международного документооборота некоторые страны договорились об использовании облегченной процедуры легализации — проставлении штампа “апостиль”. Апостилирование применяется только в странах-участницах Гаагской конвенции 1961 года. Благодаря апостилю, легализация документов сокращается всего до одного шага - проставления штампа “апостиль” в ответственном госоргане, чаще всего это МИД. Но Малайзия не присоединились к этой Конвенции, поэтому и приходится использовать более сложный и затратный по времени способ – консульскую легализацию.

Консульская легализация – многоступенчатая процедура, необходимая для использования документов из одного государства в другом.

Чаще всего требуется легализация документов, которые связаны с семейным положением, образованием, недвижимостью и состоянием здоровья, а также коммерческие документы.

Это могут быть любые документы государственного образца, с гербовой печатью и подписью госоргана. К таким документам относятся:

Согласно международному праву не нужно легализовать документы, на которых есть фотографии (паспорт, права на управление транспортным средством), а также документы, не подлежащие вывозу за рубеж (военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение и т.д.).

В общем порядке процедура легализации документов, выданных в РФ, для применения в Малайзии состоит из нескольких шагов:

Первый шаг: нотариальное удостоверение копии документа у российского нотариуса. Для всех случаев для легализации применяется нотариальная копия документа, (кроме легализации коммерческих документов и нотариальных доверенностей).

Процедура снятия нотариальной копии может быть сделана у любого российского нотариуса и обычно занимает не более 15 минут. Нотариус добавляет на документ надпись, подтверждающую соответствие копии оригиналу, проставляет свою подпись и печать. За снятие нотариальной копии взимается государственная пошлина, в зависимости от вида документа пошлина составляет от 100 до 500 рублей. Пошлина может быть оплачена наличными у нотариуса.

Для снятия нотариальной копии с целью дальнейшей легализации пригодны документы государственного образца, при условии их хорошей сохранности, отсутствия заметных повреждений, читаемости всех подписей и печатей. Документ не должен иметь ламинации, а также иных изменений или исправлений.

Необходимо внимательно проверить качество копий документов – текст должен быть читабельным, все печати различимы, не должно быть темных углов или смазанных участков. В том случае, если копия вашего документа состоит из нескольких листов — все листы должны быть сшиты и пронумерованы.

При нотариальном заверении копии документов для консульской легализации важно, чтобы копии документа заверил именно нотариус, а не временно исполняющий его обязанности. В базе Минюста РФ могут отсутствовать образцы печати и подписи временно исполняющего обязанности, а на уточнение данных может уйти дополнительное время.

Второй шаг: Перевод документа на английский язык с последующим заверением подлинности подписи переводчика у нотариуса.

При этом в обязательном порядке нотариальный перевод должен быть пришит к нотариальной копии документа.

Поскольку Посольство Малайзии в России принимает только документы, составленные на английском языке, все документы на русском языке, необходимо будет перевести.

Для осуществления перевода необходимо передать нотариально заверенные копии ваших документов переводчику или в бюро нотариальных переводов.

Стоимость перевода оценивается по объему документа по тарифам переводчика. Сроки перевода также зависят от объема документа и применяемого языка. Обычно перевод документов гражданского состояния занимает 1-2 рабочих дня.

После того как перевод будет готов, необходимо тщательно проверить написание всех имен, названий, адресов и прочих данных в переводе, чтобы они соответствовали написанию в других документах и загранпаспортах. Особенное внимание нужно уделить транслитерации имен собственных, чтобы не возникли расхождения в написании.

После завершения перевода его необходимо заверить у нотариуса.

Важно, что нотариальную копию документа в оригинале и текст перевода документа, переводчик, осуществлявший перевод, должен предоставить нотариусу лично и в присутствии нотариуса произвести подписание документа с указанием того, что перевод выполнен им лично и правильно, а также предоставить свой паспорт и документы об образовании, подтверждающие знание языка. Из-за этого удобнее обращаться в нотариальные переводческие бюро или к переводчикам, которые постоянно сотрудничают с определенными нотариусами.

После заверения перевода, он обязательно должен быть сшит с нотариально заверенной копией документа. За заверение подлинности перевода нотариусы взимают пошлину в размере 400 рублей, которые можно оплатить у нотариуса наличными. Сама процедура занимает как правило примерно 15 минут.

При нотариальном заверении перевода для консульской легализации важно, чтобы перевод заверил именно нотариус, а не временно исполняющий его обязанности. В базе Минюста РФ могут отсутствовать образцы печати и подписи временно исполняющего обязанности, а на уточнение данных может уйти несколько недель.

Если вы сами владете языком и переведете документ самостоятельно, или его переведет переводчик, который не сможет явиться с вами к нотариусу, нотариус такой перевод заверить не сможет.

Третий шаг: заверение копии документа и его перевода в Минюсте России, при этом Министерство Юстиции РФ заверяет подлинность печати и подписи нотариуса.

После нотариального заверения документов их необходимо передать в Минюст России для заверения подлинности подписи и печатей нотариуса.

Документы могут быть поданы напрямую в Минюст по адресу Москва, Смоленский бульвар 3/5, но там ограничены часы приема с 9:30 до 12 часов. Предварительной записи нет, и из-за этого довольно большая очередь с длительными сроками ожидания.

При подаче документов выдается квитанция с указанием количества документов, страной назначения документов и сроком готовности. Отследить статус документа невозможно.

Госпошлина за услугу заверения документов в Минюст не взимается, установленный Приказом Минюста России от 28.06.2012. №123 срок выполнения – 5 рабочих дней.

Когда документ будет готов, необходимо также отстоять длинную очередь, чтобы его забрать. Это возможно сделать в рабочие дни с 13:30 до 17:00, в пятницу сокращенный день - документы выдают до 16 часов. Минюст, в целом, всегда придерживается установленных сроков.

Также заверение документов может быть произведено в региональном отделении Минюста России по месту нахождения нотариуса. Так документы, заверенные нотариусом в Санкт-Петербурге, могут быть поданы в региональное отделение Минюста по адресу Санкт-Петербург, Исаакиевская пл., д. 11.

Подать и получить документы возможно также через флагманский МФЦ - “Мои документы”. При подаче документов через МФЦ фактический срок заверения увеличивается до 10 рабочих дней, при этом подача и забор возможны в любое рабочее время с 9 до 22 часов, 7 дней в неделю, предварительная запись не нужна. При подачи документов выдается квитанция, которая содержит QR-код, позволяющий отслеживать статус документов.

В ходе заверения документа Минюст подтвердит, что нотариус имел право удостоверять документы, проверит подлинность подписи и оттиска печати нотариуса и поставить штампы на документы. Для проведения процедуры в базе Минюста должны быть образцы подписи и печати нотариуса.

Четвертый шаг: заверение копии документа и его перевода в Консульском департаменте МИДа России. При этом МИД РФ удостоверяет подлинность печати и подписи Министерства Юстиции РФ.

В МИД необходимо оплатить госпошлину – 350 рублей за документ, для каждого из ниху вас должен быть отдельный чек об оплате пошлины. Оплатить её можно наличными через операциониста в ближайшем отделении Сбербанка или через банкомат. Реквизиты для оплаты пошлины можно получить у сотрудника МИД при подаче документов.

Если подача документов производится через через МФЦ - “Мои Документы”, то возможна оплата банковской картой на месте.

Отделение МИД находится в 500 метрах от отдела по вопросам легализации и апостиля Минюста, по адресу г. Москва Смоленский бульвар 3/5, поэтому документы можно подать в тот же день, когда они были получены из Минюста. Заранее необходимо проверить приемные часы: в рабочие дни с 10.00 до 12.00 и с 13.00 до 17.00, в пятницу короткий день до 16 часов. Для визита в МИД также обязательно нужна предварительная онлайн-запись на сайте МИД РФ. На февраль 2023 года все слоты на запись заняты как минимум на месяц вперед. Для записи необходимо пройти регистрацию на сайте, при этом важно использовать адреса электронной почты, зарегистрированные в российском домене -.ru, на электронную почту в доменах .com или .de и так далее, оповещения от МИД РФ часто не приходят.

После приема документов выдается расписка с датой готовности. По закону (Приказ МИД России от 18.06.2012 №9470) документы должны быть готовы в течение 5 рабочих дней, но здесь тоже могут быть задержки, консульский департамент МИД РФ весьма вольно трактует предписанные сроки и скорее всего документы будут готовы через 5-10 дней.

Также возможна подача документов через флагманский МФЦ - ”Мои Документы”, там же можно произвести оплату. При этом срок готовности документов составляет как правило около 10 рабочих дней, но могут быть задержки. МФЦ выдает квитанцию с номером заявки, статус заявки онлайн проверить невозможно, технически МИД РФ должен отправлять оповещения на номер мобильного телефона заявителя о статусе документа, но это по факту происходит крайне редко. Уточнить статус заявки можно позвонив в МФЦ и указав номер заявки и данные заявителя.

При заверении документа МИД РФ добавляет на документ надпись о подлинности печати Минюста.

Пятый шаг: заверение документа в консульском отделе посольства Малайзии в Москве.

Последним шагом является заверение документа Посольством Малайзии в Москве.

Подать и получить документы в консульском отделе посольства Малайзии можно по адресу: ул. Мосфильмовская, дом 50, метро Минская или Ломоносовский проспект, с понедельника по пятницу с 10.00 до 12.00. Выдача готовых документов с 15:00 - 16:30. Записаться заранее в посольство не нужно.

Обычно срок заверения документов составляет примерно 1-2 рабочих дня, но из-за загруженности консульского отдела он может растягиваться. Также стоит учитывать, что посольство Малайзии кроме российских праздничных дней, не работает также в праздничные дни в Малайзии.

При подаче документов вам обязательно нужно принести с собой оригинал документа и его легализованную копию. Сотрудник посольства заберет и оригинал, и копию. После заверения консулом, вам их вернут.

Подача документов третьими лицами (родственниками, друзьями или официальным представителем) возможна только по нотариальной доверенности, где в тексте указывается, что доверенное лицо является вашим представителем в посольстве Малайзии по вопросам консульской легализации. Доверенность может быть оформлена у любого российского нотариуса в РФ на русском языке. Также сотрудники посольства принимают нотариальные доверенности из стран СНГ, если они также составлены на русском языке без дополнительной легализации.

При подаче документов выдается квитанция об оплате услуг, на которой не указана дата выдачи готовых документов. Сотрудник посольства возьмет ваш номер телефона и по факту готовности позвонит вам.

При подаче вам потребуется оплатить пошлину наличными в рублях – 400 рублей для документов. Посольство принимает оплату только наличными рублями, желательно без сдачи.

После заверения к документу проставлена печать посольства Малайзии в России. Это подтверждение для государственных органов Малайзии, что документ прошел все необходимые инстанции в России и печать МИД РФ - подлинная.

Если документы признаны коммерческими, относятся к деятельности юридических лиц и заверены печатью компании или индивидуального предпринимателя, они легализуются через Торгово-Промышленную Палату РФ.

Посольство Малайзии не принимает на легализацию никакие коммерческие документы, заверенные в ТПП РФ. Они принимают документы легализованные через МинЮст РФ и МИД РФ. Поэтому, уточняйте по месту требования, в каком виде у вас примут документы.

Консульская легализация диплома нужна для того, чтобы можно было легально работать в Малайзии и в дальнейшем получить статус резидента страны. При трудоустройстве необходимо собрать пакет документов, включающий диплом, подтверждающий квалификацию. Резидентскую визу открывает работодатель в Малайзии. Она является аналогом ВНЖ и дает возможность жить в Малайзии в течение срока ее действия, въезжать и выезжать из страны неограниченное количество раз. В случае, если вы подаете документы на визу цифрового кочевника, то вам также потребуется легализовать ваши дипломы. Как правило, приложение с оценками для этого не нужно.

Важно, посольство Малайзии считает приложение к диплому или вкладыш с оценками отдельным от диплома документом и за его легализацию оплачивается отдельная пошлина, необходимость его легализации необходимо уточнять у принимающей стороны.

Обычно для работы в Малайзии легализация вкладыша не требуется, а вот для учебы в ВУЗе необходимо легализовать и вкладыш, так как университетами проверяются оценки и количество часов по пройденным предметам.

Если вы еще не трудоустроились и не знаете требования работодателя в вашей сфере, то лучше легализовать и диплом, и приложение. В этом случае и в МИД, и в посольстве Малайзии нужно будет заплатить отдельные пошлины.

Для медицинских работников необходимо легализовать все сопутствующие документы, помимо самого диплома. Сюда входят документы, подтверждающие окончание интернатуры, ординатуры, удостоверения к диплому, дипломы о повышении квалификации и прочее.

Малайзия ввела требование о наличии справки о несудимости для мигрантов, ищущих постоянное место жительства или работу. Справка должна быть переведена и легализована в посольстве Малайзии в стране выдачи. Такая справка имеет срок действия три месяца и может быть получена или самостоятельно или через доверенное лицо при наличии нотариальной доверенности в органах МВД или в МФЦ. Полученная через Госуслуги электронная справка не подойдет, так как на ней должна быть живая печать и подпись. Далее процесс ее легализации не отличается от легализации любых других документов гражданского состояния.

Если вы находитесь за границей, то для заказа справки о несудимости в МВД потребуется оформить нотариальную доверенность и легализовать ее. Способ легализации доверенности зависит от страны, где вы сейчас находитесь, это может быть апостиль, заверение в посольстве или консульская легализация. Вы всегда можете обратиться к нам для легализации документов, оформленных за рубежом и дальнейшим истребованием справки о несудимости в России или иных документов.

Срок получения справки о несудимости составляет 30 рабочих дней с момента подачи заявления, после чего она легализуется в стандартном порядке.

Специфика легализации медицинских документов связана в первую очередь с правилами их нотариального заверения и снятия с них нотариальных копий. По правилам, нотариусы снимают нотариальные копии только с медицинских документов удостоверенных гербовой печатью Минздрава РФ или его подразделений. Документы заверенные печатями врачей или частных клиник - легализации не подлежат. В остальном, легализация медицинских документов, заверенных печатью Минздрава РФ ничем не отличается от легализации прочих документов гражданского состояния.

Чтобы легализовать свидетельство о рождении, на нем должна стоять печать ЗАГС и читаемая подпись сотрудника ЗАГС, а рукописный текст должен хорошо различим и читабелен. Заверить нотариально можно копию свидетельства о рождении в России, полученного после 1990 года, или дубликат советского свидетельства о рождении, выданный на территории РФ. В том случае, если свидетельство для легализации непригодно, необходимо истребовать его дубликат нового образца.

Аналогичные правила распространяются на свидетельство о браке и иные документы гражданского состояния.

В том случае, если документ или свидетельство гражданского состояния выдано в другой республике СССР, необходимо получать дубликат свидетельства в этой республике, снимать с него нотариальную копию, выполнять перевод и легализовать его в местном Минюсте и МИДе, а не в России, после чего документ подается на легализацию в посольство Малайзии, ответственное за данную республику, часто за республики бывшего СССР отвечает посольство Малайзии в Москве.

Да, если документы действуют бессрочно, то легализация также бессрочна. Таких документов не очень много – это аттестат из школы, диплом о высшем образовании, свидетельство о браке (до момента расторжения), свидетельство о рождении и свидетельство о смерти.

Не получится легализовать сильно поврежденные, нечитаемые и ветхие документы, а также документы с исправлениями. В этом случае придется получать дубликат. Иногда возникают проблемы с документами времен СССР, в таком случае также необходимо подать запросы на получение дубликаты современного образца.

У многих справок и других документов есть срок, после истечения которого вам придется заново заниматься их легализацией. Так, например, справка о несудимости действует только 3 месяца.

Если документ выдан консульскими учреждениями РФ за границей, его не получится легализовать. Необходимо получить дубликат документа в местных органах ЗАГС в РФ, а уже потом легализовать его.

Таким образом, консульская легализация документов для использования в Малайзии – сложный многоступенчатый процесс. Из-за того, что упрощенные методы легализации - апостилирование использовать не получится, легализация может занимать сравнительно много времени.

Если вы сейчас находитесь в другой стране или у вас нет времени для самостоятельного прохождения всех шагов консульской легализации, мы будем рады вам помочь. Вы всегда можете обратиться в компанию Schmidt & Schmidt, у нас накоплен огромный опыт по легализации самых разных документов и мы оказываем все необходимые услуги в этой области, включая снятие нотариальных копий, перевод, подготовку необходимых доверенностей, истребование справок о несудимости, легализации документов в государственных органах РФ и консульствах иностранных государств, а также доставку готовых документов в большинство стран мира.

Вы можете больше узнать о процедуре легализации документов в Египте для России на нашем сайте.

Источник