Виды электронной подписи на примерах из жизни

При помощи электронной подписи можно подтвердить перевод в онлайн-банке, подписывать договоры с клиентами, вести электронный документооборот с сотрудниками и даже регистрировать юридические лица. Как? Рассказываем в нашей статье.

C простой электронной подписью сталкивается каждый. Вы пользуетесь ПЭП, когда вводите логин и пароль на сайте, набираете код из СМС или push-уведомления для покупки. Онлайн-покупки, перевод средств в приложениях банков, вход в личный кабинет и учетную запись на сайтах – все это может делаться при помощи простой электронной подписи. Для подтверждения простых действий этой хороший инструмент, но для документооборота он не подходит. Этот вид подписи наиболее уязвим, так как документ может быть изменен в одностороннем порядке после подписания, а подписью могут завладеть мошенники. Для серьезных документов и договоров он не подходит – слишком легко можно оспорить подписанное.

Далее перейдем к усиленным видам электронной подписи, которые используются в Sign.Me.

Возьмем для примера Анну – владелицу школы английского языка. Анна и несколько ее преподавателей очно и онлайн готовят студентов к сдаче международных экзаменов. С каждым клиентом им нужно подписывать договор об оказании услуг, и неважно, встречаются они со студентами лично или по видеосвязи. Договоры подписываются с каждым студентом один раз, и по окончании курса в школу приходят новые ученики – значит, Анне не нужен сервис для регулярного документооборота. Школа пользуется Сайн.Кликом и ведет электронный документооборот в личном кабинете сервиса. Это очень легко – дистанционным ученикам или их родителям отправляется ссылка в СМС с документами на подписание. Переходя по ней, они видят документ – его можно прочитать и сохранить – и кнопку «Подписать запрос». Подписание любого документа происходит в 1 клик, без отрыва от домашних или рабочих дел. В личном кабинете Анны все документы «разложены по полочкам», их всегда можно оттуда «достать» и перепроверить условия и дату окончания договора. Это намного удобнее, чем хранить обычный архив документов, где бумаги со временем могут потеряться или испортиться.

В Сайн.Клике документы подписываются усиленной электронной подписью (УНЭП), защищенной криптографическим шифрованием. Такую ЭП невозможно взломать или подделать. Для выпуска подписи не нужно никуда ехать, владельцу бизнеса достаточно зарегистрироваться на сайте, выбрать нужный тариф и оплатить. Клиенты при этом дополнительно ничего не платят: Анна приобретает пакет на определенное количество документов для себя и своих учеников.

Итог: у Анны и ее школы английского языка нет проблем с документооборотом, все документы находятся в одном месте и под рукой – в личном кабинете Сайн.Клика, куда можно зайти как с телефона, так и с компьютера или планшета. Ученики и их родители счастливы, ведь больше они не теряют документы, а для подписания не надо никуда ехать, достаточно просто перейти по ссылке.

C историей Анны мы уже познакомились, перейдем к следующему бизнесу, которому больше подходит другой сервис, и разберемся почему. Алиса – HR в дизайнерском агентстве. В компании работают дизайнеры из разных городов. Алисе часто нужно принимать новых сотрудников на работу, заключать договоры ГПХ и многое другое. Когда Алиса принимает на работу сотрудников, ей нужны данные их документов – паспорт, СНИЛС, ИНН, а еще юридически значимая подпись в трудовом договоре. В этом ей помогает сервис Сайн.Смарт, который встроен в информационную систему компании и используется для кадрового электронного документооборота (КЭДО).

Для выпуска электронной подписи Алисе и ее подчиненным нужно пройти идентификацию личности онлайн – в мобильном приложении Sign.Мe c помощью ЕСИА, или очно – встретившись с представителем удостоверяющего центра. Проверку документов проходят один раз перед первым выпуском подписи, а потом обмениваются документами онлайн в мобильном приложении в пару кликов. Это позволяет дистанционно принимать удаленных сотрудников на работу без личного визита, а идентификация подтверждает личность соискателя – подлинность паспорта, ИНН и СНИЛС. Все внутренние документы с сотрудниками Алиса также подписывает с помощью Сайн.Смарта – должностные инструкции, положение об оплате труда, заявления на отпуск, правила внутреннего распорядка.

Сотрудники агентства ничего не оплачивают – компания покупает пакет на определенное количество лицензий, активирует лицензию на сотрудника, и после в течение года безлимитно обменивается с ним документами. Такие лицензии выпускаются на каждого работника, с кем ведется регулярный документооборот.

Итог: Сайн.Смартом пользуются компании, которым нужно вести регулярный документооборот. В примере мы рассмотрели документооборот с сотрудниками, но также его можно вести с клиентами и подрядчиками. Теперь Алисе не нужно содержать бумажный архив с кучей кадровых документов, все хранится прямо под рукой. HR уверена, что работа будет выполнена качественно и в срок, ведь у обеих сторон есть прозрачно закрепленные договорные отношения: оригинальные документы, подписанные УНЭП в мобильном приложении, сертифицированном ФСБ.

Петр был самозанятым, а теперь решил открыть собственную компанию. Сделать это можно удаленно, например, через сервис онлайн-банка. Петр обратился в банк, который пользуется сервисом Сайн.Квал и выпускает усиленные квалифицированные электронные подписи (УКЭП) своим клиентам. УКЭП нужна, чтобы подписывать документы для отправки в госорганы, в том числе для регистрации юрлица. Вести документооборот с госреестрами можно не только быстро, но и безопасно, ведь УКЭП, как и УНЭП, защищена от взлома криптографическим шифрованием. Для выпуска УКЭП Петр должен был пройти процедуру очной идентификации личности представителем аккредитованного Минцифры удостоверяющего центра. Представитель приехал в назначенное время и место для проверки документов, подписания заявление и выпуска подписи. Готово! Теперь Петр стал генеральным директором собственной компании, даже не выходя из квартиры.

Итог: Петр открыл новый бизнес за сутки при помощи банка, использующего сервис Сайн.Квал. Благодаря тому, что процесс регистрации компании и выпуска электронной подписи прошел быстро и юридически значимо, Петр и дальше продолжит пользоваться услугами банка – вести отчетность, брать кредиты для расширение бизнеса, оплачивать налоги, подключать терминалы.

Выбор сервиса для электронного документооборота зависит от вашей деятельности. Для быстрого подписания договоров с клиентами-физлицами удобнее пользоваться Сайн.Кликом, в случае регулярного обмена документами с заказчиками и сотрудниками подходит Сайн.Смарт, для взаимодействия с госорганами – Сайн.Квал.