Автоматизация бизнеса силами операционного директора – возможно ли делегировать?

В связи с увеличением стоимости ручного труда, многие собственники все больше внимания обращают на процессы автоматизации повторяющихся действий.

Вы хотите разработать стратегию цифровой трансформации, учитывая специфику бизнеса, его цели – но мало, кто хочет заниматься этим самостоятельно.

Цифровая трансформация включает в себя внедрение новых технологий, автоматизацию процессов, анализ данных и улучшение взаимодействия сотрудников между собой и с клиентами.

В бизнесе существует золотое правило:

В компании у каждого отдела есть свой набор метрик: У финансового, коммерческого, маркетингового, производственного отделов они собственные.

Существует такой инструмент, как система сбалансированных показателей – очень популярна в настоящее время. Она помогает показывать операционному директору суть работы компании.

Любимый пример: В компании есть множество источников поступления счетов на оплату клиентов – почты, папки, 1С и др. При этом они все поступают в разное время, разным сотрудникам. Конечно же, первой мыслью возникает желание с помощью IT интеграторов собрать их все в одном месте, при этом важно учитывать стоимость и время разработки и адаптации программы.

Или другой вариант: Прописать бизнес-процесс в формате регламента для сотрудников «После выставления/получения счета, собирать его в одном месте». Это может быть Excel, Облачное хранилище(Яндекс Диск) или сервер. Но в любом случае, когда бухгалтер точно знает, куда ему нужно обращаться для получения всех счетов – он экономит 80% времени на их сбор и систематизацию.

Помимо собственника, о бизнес-процессах также должен думать операционный директор, который обязан понимать, что автоматизация мелких повторяющихся действий ведет к получению тотального фокуса на важных процессах сотрудниками, на процессах, которые приносят максимум пользы компании и имеют наивысший КПД.

Операционный директор своими инструментами может обеспечить автоматизацию, даже без сложных и дорогих программ. Рассмотрим процесс распределения на задачи и зоны ответственности для сотрудников.

После четкого понимания, за какую сферу в компании, ответственный тот или иной сотрудник, приходит понимание, что можно описать в виде регламента и повторяющегося действия.

Его возможно легко перенести на бумагу и описать каждый этап, который в будущем будете использовать для обучения новых сотрудников, или, например, построения понятного и простого функционала для программ.

Вы же понимаете, что когда в компании есть четкое представление: какие процессы существуют, какие этапы они содержат, какая должность является за них ответственной, а также текущие показатели этого процесса – гораздо проще составить требования для новых кандидатов/программ, и отбирать вы уже будете не среди всего многообразия сервисов, а среди только тех инструментов, которые истинно вам подходят.

Иначе бывает такое, что собственник внедряет – множество разных программ, которые, конечно, стоят денег. Особенно проблемным бывает такой период, когда всей команде приходится переучиваться использовать ту или иную систему.

Задачей операционного директора здесь является выстраивание системы, которая будет удобна компании, а не встраивание ее в рамки существующих платформ/сервисов.

При этом, обладая опытом решения многих похожих задач, опер.дир. предлагает работающие и подходящие решения под конкретные и узкие задачи всей организации – тем самым, получается, что вы, как собственник, экономите ресурсы на тестировании гипотез.

Например, вместо программы для загрузки товара – возможно использовать бланк заказа в Excel. А есть системы, которые вносят товары неверно, приводя к ошибкам, так как не учитывают всю специфику бизнеса.

Существует система для крупных торговых компаний, которая позволяет управлять огромными складами: система мотивации сотрудников, добавление действий сотрудникам, план работы и т.д. Однако ее важно внедрять вместе с оборудованием, которое стоит несколько миллионов рублей.

Большие компании пользуются этим решением. В организациях с высокой долей ФОТа, наличием большого количества сотрудников она приносит пользы в несколько раз выше. Однако для малого и среднего бизнеса может оказаться дорогой.

Но что сделать, если вы хотите ее заменить:

1) Структурируйте процессы.

Операционный директор должен составить список задач для каждой должности, разделить зоны ответственности, описать подробно процесс и провести обучение команды – таким образом, можно автоматизировать 80% действий сотрудников.

2) Оптимизируйте время на эти процессы.

Важно замерить, сколько времени требуется человеку на выполнение одной итерации действия, а далее стараться оптимизировать его через: Обучение, регулярные планерки, соревнования или упрощения.

3) Используйте доступное и необходимое ПО.

Если вы понимаете, что возможно заменить действие полностью с помощью программы, конечно, стоит это сделать. Однако сейчас на рынке ПО большая конкуренция, которая приводит к тому, что появляются сервисы, способные заменить одно небольшое действие с максимальной пользой – делегируйте операционному директору найти такие сервисы и используйте именно их, а не массовые инструменты для всего рынка, которые могут просто вам не подойти.

При покупке лицензии на новый сервис, постарайтесь понять, какую потенциальную пользу он может принести команде – экономия времени, новые доходы, замена неквалифицированного труда, улучшение качества продукта/услуги и т.д.

Если «прибыль» с его внедрения больше, чем его стоимость – то его с большой вероятностью будет внедрить выгодно.

Также обращайте внимание не только на стоимость покупки продукта, но и стоимость его владения: ежемесячная техническая поддержка, доработка, серверы, технические специалисты в штате и т.д.

#операционка #директор #автоматизация