Мы подобрали 100 ассистентов для предпринимателей. Собрали полный гайд по найму, выстраданный потом и кровью
Нужен ли вам ассистент?
Если постоянно тушите пожары, затыкаете дыры в процессах и внимание разрывает на части. Скорее всего времени на стратегию и ключевые решения не остается, а семью и близких видите намного реже, чем офис, мобильный или компьютер.
Поздравляем, вам нужен ассистент. Хорошая новость в том, что мы расскажем, как его нанять. Или поможем, если конечно вы захотите.
Зачем предпринимателям ассистент?
Что вам даст ассистент?
Возможно пару-тройку лет к продолжительности жизни, а если точно, то сэкономит нервы, время и энергию. Избавитесь от ощущения собственной незаменимости, перестанете быть пожарником в процессах своего бизнеса. Классный ассистент примет удар рутины на себя, а вы сможете выдохнуть наконец-то.
Нанимать ассистента — это необходимость для тех, кто хочет дать бизнесу толчок вперед и не забывать о личной жизни. Не думайте, что вы робот, который может все и сразу.
Ассистент – ваш персональный спасательный круг. Он возьмет на себя ту кучу мелких, но важных дел, которые съедают время. Представьте, у вас будет больше времени на стратегическое планирование, на новые идеи, а может даже на отдых.
Провести анализ конкурентов, запланировать встречи или выбрать мебель для офиса теперь сможет специальный человек.
Как нанять классного ассистента?
1. Создайте продающую вакансию
Обращаем внимание на специализацию и опыт
Важно понять, для каких задач вам нужен ассистент. Будут ли это исключительно рабочие или личные задачи, какая у вас отрасль бизнеса. Если у вас компания по строительству коттеджных поселков, вам не подойдет ассистент, который проработал всю жизнь в сфере IT, учитывайте это. Определите, сколько времени ассистент уделит вашим личным делам, а сколько — рабочим.
Понимание, какую часть вашей жизни будет поддерживать ассистент, позволит качественно закрыть проблемные зоны. По типу это может быть ассистент-аналитик, тревел-ассистент или family-ассистент, которые уже сотни раз решал похожие специализированные задачи. Не стоит давать задачу “нанять репетитора по английскому” человеку, который ничего не понимает в детях или делегировать покупку билетов тому, кто ни разу не заходил в Авиасейлс.
Этапы подбора классного ассистента
Определите, какие задачи сбросите на ассистента. Правильно сформулированные требования сэкономят вам время на кандидатах - вы будете общаться только с теми, кто релевантен по опыту, заработной плате и психотипу.
Как не стоит писать требования, чтобы не отпугнуть хороших кандидатов
Ниже переписанный пример навыков, которые не отпугивают от вакансии кандидатов!
В Шаблоне текста вакансии я подробнее расписала, по какому принципу пишется вакансия + добавила примеры
Подготовьте анкеты, которую нужно будет заполнить кандидатам. Делимся нашим шаблоном анкеты [Шаблон анкеты].
2. Публикуем вакансию для сбора откликов
Это могут быть Telegram - чаты и каналы в которых сидят непосредственно ассистенты, плюс мы часто используем HH.ru
При откликах проверяйте, смог ли кандидат выполнить базовое задание (например, отправить сообщение с определенной фразой). Отсеиваем тех, кто не смог следовать простым инструкциям.
Проведите анкетирование тех кандидатов, кто прошел первичный отбор по требованиям. Анкеты вы подготовили в шаге 1.
Проанализируйте, как именно человек описывает свой опыт, предыдущего работодателя и общую грамотность письменного языка. Смело отсеивайте кандидатов с недостаточно подробными ответами или опытом, который не актуален в вашей сфере или задачах.
3. Собеседование
Пригласите на личное или онлайн-собеседование тех, кто прошел этап анкет.
- Оцените, подходит ли вам кандидат по своему эмоциональному складу. Адекватные отношения и комфорт в работе так же важны как и классные навыки человека. Если вы звезда рок-н-ролла и фанат сексистких шуточек, не стоит нанимать себе скромную тихоню, чьи чувства вы заденете первым же подколом.
- Обратите внимание, если кандидат неопрятно одет или опоздал, подход к работе не будет отличаться. Ассистент должен быть организованным, и идеально, если его точность в работе вас слегка раздражает - это положительный признак.
- Желательно, чтобы у ассистента были амбиции стать проектным менеджером или вашей правой рукой. Идеально, если кандидат пришел осознанно в профессию, а не просто “пересидеть” или попробовать себя в чем-то новом.
- Будьте доброжелательны, не уничтожайте самооценку кандидатов, чтобы на контрасте взять завтра на работу с небольшой зарплатой и уязвленным эго.
- Не берите первого же кандидата. Стоит провести 4 и более встреч, чтобы сравнить и выбрать.
4. Тестовые задания
Тестовые задания мы выдаем именно на этом этапе, потому что мы уже пообщались с человеком и у нас с ним есть доверительные отношения. В таком контексте он точно сделает тест и не пошлет вас.
Тестовое задание нужно, чтобы определиться с выбором. Дайте кандидату несколько задач, с которыми ему придется столкнуться в работе. Это может быть сбор информации о конкуренте, выбор ресторана для ужина и его бронь или подготовка сводной таблицы в экселе. Оптимально, если кандидат потратит не более 3 часов - уважайте время других людей.
Этот тест поможет и кандидату понять, готов ли он работать с этими задачами, интересно ли ему вообще. Вам как руководителю понять, какие уже hard-скиллы у кандидата.
Проверьте, как человек справится с дедлайном и требованиями к работе. Тревожные сигналы, на которые надо обратить внимание:
- Сдается при появлении трудностей, или “Я не умею”
- Задает вопросы, которые давно решены в гугле и яндексе
- Сходу факапит сроки в первые часы на тестовом
- Регулярно болеет собака, бабушка, прорывает трубу и т.д. - бегите немедленно, с вами оправдываются нелепыми отмазками
В нашей практике еще не было такого, чтобы кандидат плохо выполнил тест, а в работе показывает себя как прекрасный ассистент, работает обычно ровно так же, как и выполнялся тест.
Поэтому если тест сделали плохо, то это отказ.
Искать самому или делегировать?
Если предприниматель или руководитель уже осознал, что пора нанимать ассистента, у него есть несколько вариантов:
Искать самому:
- Минус: потратить время и энергию на обработку воронки, допустить ошибки при отборе.
- Плюс: нет дополнительных финансовых расходов, сами проконтролируете все от вакансии до собеседования кандидатов.
Делегировать штатному HR-менеджеру:
Минус: нет локальной специализации, в общем потоке задач по найму потеряете в скорости и результате.
Плюс: нет дополнительных расходов, зарплата HR-у уже платится.
Нанять агентство по найму:
- Минус: есть вероятность промахнуться с компанией, получите 50 резюме и будете сами разбираться с окладами, опытом и специализацией ассистентов, иными словами, сделаете работу сами. Долго, дорого и не точно.
Плюс: можете нанять нас и мы закроем вакансию не вовлекая в задачу вас, с гарантией. Занимаемся только подбором ассистентов, 100% специализация.
Вы наняли ассистента, что дальше делать?
По нашим внутренним наблюдениям нанять ассистента - это полбеды предпринимателя. Вторая часть беды в том, что его нужно встроить в ваши процессы и жизнь, отдать ему задачи. Нужно принять, что вы больше не тушите пожары, убрать любимое “кто, если не я” и отдать задачи человеку.
В ином случае первый месяц же будет бесполезным. Время пролетит, задачи продолжат “висеть”, а нервов прибавится. Вам надо будет платить зарплату, а рутина как была на вас, так и есть.
Задачи, которые можно и нужно делегировать на ассистента
Важная, но рутинная работа с информацией:
Передать задачи от предпринимателя к другим сотрудникам или подрядчикам.
- Собрать данные о рынке, конкурентах, подготовить финансовый отчет за месяц
Управлять электронной почтой: отсеивание нерелевантных писем, первичные ответы на запросы, организация входящей корреспонденции.
Организация встреч и управление расписанием:
Синхронизировать графики, подтверждать встречи, напоминать о них перед встречей участникам
Поддерживать порядок и актуальность в календаре предпринимателя
- Структурировать все ваши задачи. Распределить по приоритетам, дням и дедлайнам (какие-то даже передать на ассистента)
Покупки и заказы для дел и дома:
Купить мебель в офис или подарок для ребенка на день рождения
Забронировать отель, трансфер или купить путевку на отдых с семьей
Организация мероприятий:
Планирование и координация корпоративных мероприятий, дней рождения, поездок.
Управление логистикой и решение оперативных вопросов.
И еще 170 задач, которые вы можете передать на ассистента "Примеры задач"
Если появилась новая задача
Ассистент - это человек-оркестр, многорук, многоног (главное, что не рукожоп). Если вы сделали все правильно при найме, ассистент уже умеет решать около 70% задач, которые возникнут. Но задачи могут обновляться, процессы личные дела меняться, поэтому вот алгоритм на случай, если в ассистента прилетело что-то новенькое:
- Показываем выполнение задачи через видеозвонок или записываем её на видео.
- Ассистент сам пробует сделать задачу.
- Проверяем, как он справился, и если нужно, подсказываем, что исправить. Сами не делаем (важно).
- Ассистент пишет инструкцию по этой задаче на будущее.
Так вы сэкономите время на обучение новых сотрудников, создадите базу знаний и ускорите время на постановку задач до “Сделай Х”.
Что точно не нужно делегировать ассистенту
Ассистент - это поддержка и опора, а не отдельный узкопрофильный специалист. Вот, чего он в идеале не должен делать:
- Принимать стратегически важные и сложные решения
Нельзя делегировать ассистенту разработку и утверждение стратегии организации на год. - Привлекать клиентов
Ассистент может участвовать в общей стратегии привлечения клиентов, но не должен выполнять прямые задачи маркетинга, такие как рассылки или создание рекламных кампаний. - Заниматься продажами
Ассистент может поддерживать процесс продаж, например, собирать информацию о клиентах или помогая в организационных вопросах, но не должен непосредственно заниматься продажами. - Вести социальные сети
Ассистент может помогать в планировании контента или исследовании трендов в социальных сетях, но не должен полностью брать на себя роль SMM-менеджера. - Создавать дизайн или сделать монтаж видео
Ассистент может участвовать в разработке идей для видео или помогать в логистике съемочного процесса, но не должен держать камеру или пилить видео в редакторе.
Что в итоге?
Определяем, нуждаемся ли на самом деле в ассистенте
Готовим продающую вас и понятную для кандидата вакансию и анкету, основываясь на том, под какие задачи нужен кандидат
Проводим отбор в первом приближении, смотрим на то, как заполнили анкету и в общем на резюме
Общаемся лично или офлайн с теми, кто подошел. Даем тестовое задание, если все ок - вы с ассистентом
Внедряем плавно его в процессы, отпускаем задачи и страхи, присматриваемся друг к другу
Если в первый месяц дышать стало легче, смело оставляйте кандидата