Внедрение КЭДО: за и против
Кадровый электронный документооброт (КЭДО) — это система для обмена кадровыми электронными документами между работодателем и сотрудниками. Все то, что вы уже делаете руками на бумаге, переносится в цифровой формат:
создание, согласование и подписание кадровых документов (от трудовых договоров и дополнительных соглашений до приказов и журналов);
хранение файлов;
выдача справок сотрудникам.
В этой статье разберем преимущества и недостатки цифровизации кадрового документооборота.
Плюсы КЭДО
Переход на КЭДО сокращает затраты бизнеса на закупку бумаги и канцтоваров, обслуживание и заправку принтеров, а также на логистику, что особенно актуально для компаний с распределенной командой или множеством филиалов.
По данным LDM, стоимость бумажного документооборота на 700 сотрудников в среднем составляет 16 миллионов рублей в год, в то время как системы КЭДО обычно работают по принципу подписки. Например, приобретение лицензий LDM.КЭДО на то же количество сотрудников обойдется примерно в два раза дешевле. Точнее рассчитать затраты поможет калькулятор стоимости документооборота.
Безбумажный кадровый документооборот также снижает нагрузку на HR-отдел благодаря:
интеграции с 1С и Госключом;
системе справочников;
функции автозаполнения: система сама заполняет нужные поля, имя сотрудника, правильное название подразделения, организации, номер и дату документа;
быстрому согласованию документов в режиме онлайн.
В 95 % случаев (согласно опросам) сотрудники одобряют цифровизацию документооборота, так как привыкли пользоваться плодами технического прогресса и ценят:
- возможность ознакомиться с любым документом даже на смартфоне;
- комфортное планирование нагрузки и отдыха благодаря доступу к графику отпусков;
- возможность заказать справку или подписать документ одним кликом.
Все это не только приятно и удобно для сотрудников, но и полезно — время, которое они тратили на дорогу в отдел кадров, ожидание своей очереди и т. д., система КЭДО экономит для выполнения прямых должностных обязанностей.
Минусы КЭДО
Руководству компаний для перехода на КЭДО нужно потратить время на разработку пошагового плана, который включает в себя следующие этапы:
Оцифровка архива. Потребуется оцифровать кадровые документы, которые уже хранятся в компании.
Подготовка пользователей. Следует рассказать им о преимуществах КЭДО, запланировать обучение, выбрать кураторов среди самых активных сотрудников.
Анализ текущего документооборота. Нужно понять, какие документы лучше перевести «в цифру» сразу (трудовой договор, дополнительные соглашения), а какие можно подключить позже (например, журналы и приказы).
Обеспечение безопасности и доступности данных.
Оформление согласия на КЭДО со стороны сотрудников. Важно помнить, что они (кроме тех, кто начал трудовую деятельность после 31 декабря 2021 года) могут отказаться от электронного документооборота даже после лекции о его преимуществах. В таком случае придется продолжить вести касающиеся них документы на бумажных носителях — даже если это будет всего пара человек.
Подписание приказа о переходе на КЭДО.
Некоторые сотрудники HR-отделов и бухгалтерий привыкли иметь возможность подписывать документы задним числом. В системе КЭДО это невозможно: в документе ставится только фактическая дата. Придется выбирать: либо отказаться от КЭДО, либо от такой практики, как использование неактуальных дат.
Еще один нюанс: на сегодняшний день внутренний документооборот не может стать полностью электронным. Некоторые документы все еще обязательно подписывать на бумаге — это приказ об увольнении, журналы инструктажей по технике безопасности, акты о несчастных случаях на производстве и бумажные трудовые книжки.
Выводы: законы и безопасность
Многие сторонники традиционной системы ведения документов считают КЭДО небезопасным. Однако цифровые файлы не могут сгореть или испортиться от влажности, а еще их труднее потерять благодаря централизованному хранению и функции поиска. Также обезопасить личные данные сотрудников можно, разместив электронные документы не в облаке, а на собственных серверах.
Именно такое размещение предлагает LDM.КЭДО. Продукт также учитывает актуальные требования закона, например № 377-ФЗ от 22.11.2021, в котором прописаны правила ведения кадрового электронного документооборота в статьях 22.1–22.3 и 49.1, и приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н, в котором регламентированы форматы файлов. Кроме того, разработчики следят за актуальными требованиями и учитывают все изменения в новых релизах.
Внедрение LDM.КЭДО позволяет:
Экономить время и ресурсы сотрудников благодаря быстрой обработке документов.
Минимизировать вероятность возникновения ошибок.
Улучшить качество взаимодействия между сотрудниками.
Перестать терять документы благодаря систематизации и поиску.
Не забывать вовремя их подписывать благодаря системе оповещений.
Обеспечить безопасность данных, защитив их от потери или кражи.
Соблюдать требования законодательства.
LDM.КЭДО — это современное решение для автоматизации кадрового документооборота с адаптивной версткой, мобильным приложением и инструментами low-code, которые позволяют кастомизировать продукт с учетом потребностей конкретного бизнеса.