Система контролей для успешного развития бизнеса

В условиях глобализации, усиления конкуренции и роста требований к прозрачности бизнеса эффективная система внутреннего контроля становится основой устойчивого развития компании. В статье мы разберем, что такое система внутреннего контроля, какие задачи она решает и как ее внедрение способствует успешному функционированию бизнеса.

Обязанность организации системы внутреннего контроля установлена законодательно. Статья 19 Федерального закона "О бухгалтерском учете".

Внутренний контроль — это процесс, который помогает компании достичь своих целей, обеспечивая:

Этот процесс охватывает все уровни организации: от руководства до рядовых сотрудников. Внедрение внутреннего контроля позволяет минимизировать риски, связанные с мошенничеством, ошибками, а также создать систему, обеспечивающую прозрачность деятельности компании.

Больше о налогах, финансах, развитии бизнеса в Телеграм

1. Обеспечение надежности финансовой отчетности

2. Эффективное управление операционными процессами

3. Сохранность имущества компании

4. Соблюдение законодательства

1. Контроль над финансовыми показателями

1.1. Разработка и утверждение бюджета

Ежегодное планирование бюджета позволяет определить ключевые направления расходов и инвестиций, а также контроль за их выполнением.

Важно, чтобы бюджет отражал реальные цели бизнеса. На практике мы встречаем, когда:

· в бюджет закладываются заведомо заниженные показатели по выручке, чтобы легко можно было в течение года выполнять KPI

· бюджет составляет единолично бухгалтер простым перенесением данных с прошлого года

Такие бюджеты вряд ли будут помогать бизнесу развиваться.

Помимо разработки и утверждения бюджета важно в течение года, как минимум, ежемесячно сверять фактические данные с плановыми, анализировать отклонения и принимать оперативно решения по устранению выявленных отклонений.

В процессе анализа отклонений компании:

· сравнивают данные с предыдущими периодами

· проводят сверку одних и тех же показателей, сформированных разными людьми. Например, данные по выручке от отдела продаж и бухгалтерии

· проводят финансовый анализ. Например, рассчитывают оборачиваемость задолженности покупателей, товаров, рентабельность, зависимость от заемных средств и сравнивают полученные цифры с прошлым периодом.

1.2. Автоматизация бухгалтерского, финансового учета

Использование ERP-систем (например, SAP, 1С) снижает вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором.

ERP-системы вряд ли подходят малому бизнесу, т.к. это достаточно сложные системы, предполагающие наличие у бизнеса различных департаментов, подразделений, большого количества различных операций, которых нет в малом бизнесе, в некоторых случаях даже и в средних компаниях.

На практике мы встречаем, когда малые и средние компании используют ERP-систему для бухгалтерского учета. Бухгалтеры путаются в выборе большого количества опций при регистрации документов, что приводит к сложностям при формировании отчетных данных и контролю над активами и обязательствами компании.

Пользуясь логикой ERP-систем малые и средние компании могут автоматизировать бухгалтерский и финансовый учет в более простых программных продуктах, например, 1С бухгалтерия, 1С торговля и склад. Для этого:

· создают перечни статьей доходов и расходов, движения денежных средств

· делают мэппинг бухгалтерского учета с финансовым (бюджетом, управленческой отчетностью)

· маркируют первичные документы для бухгалтерии, чтобы они были отнесены на нужные статьи и правильно отражались и в отчетах для налоговой и в управленческой отчетности

На базе программного обеспечения устанавливают автоматические контроли, например:

1.3. Проведение внутренних и внешних аудитов

Регулярные проверки способствуют выявлению слабых мест и своевременной корректировке процедур.

2. Контроль над операционными показателями

2.1. Оценка ключевых показателей эффективности (KPI)

Установление и мониторинг KPI помогают отслеживать выполнение стратегических целей компании.

Практически во всех компаниях устанавливают плановые показатели по выручке и продажам. Реже устанавливаются плановые показатели, например, по удовлетворенности покупателей, по загруженности транспорта при доставке товара, по задолженности покупателей и даже по рентабельности продаж.

Выполнение плана продаж не значит, что цели бизнеса достигнуты. Что, если продажи идут в убыток? Или покупатели не возвращаются за следующей покупкой из-за того, что им не нравится обслуживание?

В долгосрочной (а, может, и среднесрочной) перспективе эти обстоятельства приведут к существенному уменьшению продаж и денег в бизнесе.

2.2. Внедрение системы отчетности

Регулярные отчеты о выполнении задач на всех уровнях организации повышают прозрачность и дают возможность своевременно предпринять действия по исправлению ситуации.

2.3. Управление рисками

Создание карт рисков и их регулярный анализ позволяют своевременно реагировать на потенциальные угрозы.

3. Контроль над имуществом

3.1. Инвентаризация активов

Периодическая проверка материальных и нематериальных активов позволяет отслеживать их сохранность и актуальность.

На практике мы встречаем случаи, когда:

· сотрудники организации продают товары со склада в свой карман

· финансовая служба выплачивает себе несанкционированные премии

· ответственные за склад договариваются с поставщиками, чтобы в накладную включали больше товара, чем привозят фактически

· бухгалтерия выплачивает зарплату уволенным или несуществующим сотрудникам

Такие ситуации говорят об отсутствии надлежащего контроля и практически полностью исключаются, когда сотрудники чувствуют наличие контроля.

3.2. Контроль доступа

Использование электронных систем контроля доступа предотвращает несанкционированное использование ресурсов.

Во многих компаниях не разграничивают доступ в программный продукт, к информации по ролям и функционалу. Либо предоставив доступ однажды, не закрывают его, когда он более не требуется. Кроме того, сотрудники часто делятся своими паролями друг с другом для решения текущих вопросов.

В результате случаются неприятные для компании кейсы, например:

· ИТ сотрудник после увольнения и перехода к конкуренту 3 месяца имел доступ к своей учетной записи и использовал информацию в пользу конкурента компании

· конкурент заказал получение информации о компании у ее аудитора. В аудиторской фирме не было практики у сотрудников блокировать компьютер, когда отходишь от него, поэтому один из сотрудников смог воспользоваться доступом другого и забрать информацию

· сотрудники бухгалтерии не имели доступ в программу расчета зарплаты, однако, имели доступ в систему сдачи отчетности. Из этой системы они достали отчетность по НДФЛ, которая содержит сведения о доходах каждого сотрудника, и разгласили эту информацию заинтересованным лицам всей компании

3.3. Политики управления закупками

Процедуры закупок и согласований обеспечивают эффективность расходования средств.

Как минимум, заявку на закупку, ее стоимость руководителю (компании, отдела) следует проверять и авторизовывать до ее осуществления.

4. Соблюдение законодательства

4.1. Юридическая экспертиза

Каждая сделка или договор должны проходить проверку на соответствие правовым нормам.

На практике встречаем договоры, в которых поставщик снимает с себя всю ответственность, либо предмет закупки услуг неочевиден.

Подписывая такой договор, покупатель ничего не сможет потребовать от поставщика в случае неисполнения им обязательств.

4.2. Контроль за налоговыми обязательствами

Точность и своевременность уплаты налогов исключают риск санкций со стороны контролирующих органов.

Налоговое законодательство изменяется по несколько раз за год, появляются новые разъяснения. Бухгалтер не всегда имеет время и желание на мониторинг изменений, поэтому порой о нарушении налогового законодательства руководитель компании узнает только от аудиторов или, что гораздо хуже - от налогового инспектора.

4.3. Обучение сотрудников

Регулярные тренинги по соблюдению законодательства и внутренней политики компании помогают минимизировать нарушения.

Эффективная система внутреннего контроля — это не просто требование законодательства, а стратегический инструмент, способствующий устойчивому развитию бизнеса. Она позволяет минимизировать риски, оптимизировать процессы и обеспечить выполнение стратегических целей. Каждая компания, независимо от размера и сферы деятельности, выигрывает от внедрения системы, которая поддерживает прозрачность, ответственность и стабильность.

Смотрите также запись прямого эфира по системе внутреннего контроля