«Бизнес Кар»: как оптимизировать численность персонала в два раза и повысить компетентность сотрудников
Снова делимся историями клиентов, которые применяют CheckOffice. Каждый — в своей сфере и для своих задач. Сегодня покажем, как CheckOffice помогает контролировать безопасность в компании «Бизнес Кар» — крупнейшей в Европе сети официальных дилерских центров по продаже и сервисному обслуживанию автомобилей Toyota и Lexus. С нами поговорили директор по правовым вопросам и риск-менеджменту группы компаний «Бизнес Кар» Григорий Таушканов и Заместитель директора Департамента безопасности Алексей Соколов.
Как выбрали CheckOffice
Григорий Таушканов и Алексей Соколов
Григорий и Алексей раньше работали в юридическом подразделении, а в 2019 году Григорию предложили возглавить еще и департамент безопасности. Он рассказывает:
«Придя в департамент, мы начали анализировать его работу и поняли, что многие вещи можно делать быстрее, эффективнее и правильнее. Выбирая инструмент автоматизации, я знал, что с Excel будет постоянная борьба. Нужно было что-то прорывное и вместе с тем простое».
Этим простым решением оказался CheckOffice. Григорий узнал о нем случайно в тот самый период поисков — из статьи в журнале «Директор по безопасности», где мельком упоминалось наше решение. Потом сервис порекомендовал директор по безопасности и управлению рисками OBI Дмитрий Мананников — компания уже два с половиной года пользуется CheckOffice.
На тот момент Григорий обсуждал с ИТ-отделом еще одно решение для менеджмента задач, но там не было мобильного приложения, и к тому же оно требовало дополнительного лицензирования, колл-центра, который бы обрабатывал заявки, и доработки, чтобы разделять задачи ИТ и безопасности. Быстро и бюджетно решить эти проблемы не получалось, поэтому выбор сделали в пользу CheckOffice.
Помимо широкого функционала, для «Бизнес Кар» было важно, что решение предоставляется по модели SaaS (software as a service), так как в данном случае CheckOffice отвечает за инфраструктуру и хранение данных — компании не приходится искать ресурсы на платные сервера, поддержку сервиса, выделенных ИТ-специалистов.
Мы доверяем CheckOffice чувствительные данные. А компании, которые хотят самостоятельно контролировать данные, могут воспользоваться коробочной моделью и развернуть CheckOffice на своих серверах. Я знаю, что платформа даже предлагает кастомизированные приложения — такие используют OBI и сеть аптек "36,6". Так что это очень гибкое решение, которое подойдет и малому, и крупному бизнесу.
Как разворачивали сервис
Григорий и Алексей рассказывают, что погружение получилось легким благодаря бесшовной интеграции и постоянно доступной поддержке.
Тестирование начали с ЧОПов. В первую очередь подключили охранников, которые осматривали территорию по чек-листам, а потом — их руководителей. Быстро поняли, что надо подключать ИТ-специалистов и инженеров, которые обслуживают здания, например, следят, чтобы камеры не вышли из строя, замки были исправны. На сегодня «Бизнес Кар» шире всего использует CheckOffice в департаменте безопасности, но может ставить задачи через сервис любому подключенному подразделению.
Сейчас у «Бизнес Кар» 40 аккаунтов в CheckOffice. Частью из них пользуются несколько человек, например, один аккаунт закреплен за старшим смены, и в нем работает тот, кто сегодня на дежурстве, — через общий корпоративный смартфон. Но в дальнейшем компания планирует создать для каждого сотрудника отдельную учетную запись. Это особенно нужно в инженерном департаменте, чтобы специалисты не отвлекались на чужие задачи.
Сначала CheckOffice использовали в Москве и области, потом стали подключать регионы, а также Казахстан: там у «Бизнес Кар» четыре дилерских центра в разных городах.
«Бизнес Кар» успела развернуть сервис до локдауна — это позволило не снижать качество и скорость работы, дистанционно ставить задачи и контролировать их выполнение.
Как используют сервис
В Москве и Московской области «Бизнес Кар» применяет CheckOffice и для циклических, и для внеплановых проверок: для каждого типа разработан свой шаблон чек-листов. «Это стимулирует ответственность руководителей смен в ЧОПах. Они делают обходы, проверяют периметр, состояние дверей, замков, камер видеонаблюдения. Для каждого из этих пунктов ставят отметку в чек-листе — все хорошо или есть проблема — в некоторых пунктах предусмотрено обязательное фотографирование», — поясняет Григорий.
Руководители охраны в ЧОПах сразу оценили инструмент: контролировать объекты стало удобнее. Один ЧОП даже приобрел собственную учетку для внутренних задач.
Региональным дочерним предприятиям «Бизнес Кар» рекомендует адаптировать разработанные шаблоны чек-листов, и у компании есть к ним доступ, так что всегда можно посмотреть, как обстоят дела у руководителей службы безопасности в регионах. Когда Григорий и Алексей ездят по дочерним предприятиям, они проводят аудиты тоже с помощью чек-листов CheckOffice.
Руководители в дилерских центрах в Казахстане контролируют по чек-листам работу администраторов шоурумов: следят за тем, чтобы они приходили вовремя и выполняли регламенты.
Для работы с подрядчиками «Бизнес Кар» использует модуль задач: задачи можно ставить вручную или автоматически — из чек-листа проверки, который заполняют охранники. Например, охранник зафиксировал, что сломалась камера — подрядчик сразу получает задачу приехать и устранить неисправность.
Помимо модуля задач, очень важный функционал для «Бизнес Кар» — возможность загружать фотографии с геопозицией и запретом на добавление из галереи. «Так мы понимаем, что фото сделано в указанное время на указанном объекте. Оно доказывает, что охранник проверил все, что было предписано» Также с помощью фото «Бизнес Кар» следит за внешним видом сотрудников и за тем, что они на месте.
Еще одна возможность сервиса — назначать массовые проверки — помогла в пандемию, когда «Бизнес Кар» нужно было проконтролировать масочный режим на всех объектах. Чек-листы компания создает в конструкторе. В дальнейшем он помогает оперативно реагировать на изменения в процессах и корректировать следующие проверки.
Каких результатов добились
За полтора года использования CheckOffice «Бизнес Кар» получила следующие результаты:
1. Формализовала бизнес-процессы и сделала их контролируемыми.
2. Повысила дисциплинированность и профессионализм охранников и их руководителей.
3. Оптимизировала численность персонала департамента безопасности в 2 раза благодаря тому, что стала понимать, сколько времени тратят сотрудники и какими задачами занимаются. При этом качество работы только улучшилось.
4. Стала хранить данные всех проверок, так что всегда можно посмотреть, что в какой период происходило, на чьей стороне ошибка. При фиксации на бумаге это очень сложно установить.
5. Перестала зависеть от конкретных людей и их знаний: теперь знания доступны в формате чек-листов и их легко масштабировать на любое количество предприятий, а также погружать с помощью них новых сотрудников.
6. Подтянула уровень образованности охранников: кто-то пришел с кнопочным телефоном, а теперь — уверенный пользователь ПК и смартфона.
CheckOffice стал первым шагом для автоматизации работы департамента безопасности. Затем Григорий и Алексей добавили умную видеоаналитику, которая активно интегрируется во все дилерские центры, и автоматизированную проверку кандидатов.
Я думаю, CheckOffice — это то, с чего надо начинать тем компаниям, у которых пока все делается вручную. Не обязательно сразу подключать все подразделения — лучше разворачивать сервис постепенно, спокойно тестировать. Это позволит в том числе оптимальнее распределить бюджет на внедрение, начав с небольшой суммы — Так происходит и у нас. Мы видим много сценариев использования CheckOffice в компании, но не все подразделения пока готовы. Думаю, в ближайшие месяцы "Бизнес Кар" расширит использование сервиса».