Что такое BI система?
BI система— мощный инструмент для анализа данных
Ответ на вопрос: «зачем компании нужна BI система?» является не всегда очевидным, особенно, для руководителей компаний, которые не имеют глубокого опыта работы с данными.
Данная статья написана с целью дать читателям верхнеуровневое понимание данного вопроса.
Аббревиатура BI является производной от слов Business intelligence чаще всего она описывает подход по работе с данными с целью их анализа.
Однако, под BI почти всегда подразумевают непосредственно саму BI систему того или иного вендора. Далее в статье под BI мы также будем иметь в виду именно систему. Назначением систем данного класса является представление данных в виде, удобном для принятия решений как отдельным специалистам, так и коллективам.
Если вы еще не знакомы с bi системами, то мы готовы помочь вам разобраться в этой теме с помощью нашей статьи.
Что говорят исследования про эффективность внедрения BI?
По данным исследования немецкой компании BARC внедрение системы бизнес-аналитики улучшает следующие показатели эффективности деятельности компании:
- рост удовлетворенности клиентов на 96%,
- рост производительности труда на 34%,
- рост выручки на 16%,
- снижение операционных расходов на 20%.
Естественно, цифры будут меняться в зависимости от отрасли и специфики компании, включая процессы принятия решений внутри нее. Но, то, что данные показатели меняются в лучшую сторону спорить, пожалуй, вряд ли кто-либо станет, но посчитать их изменения, очевидно, непросто, но можно.
Основная цель внедрения BI системы
Основной целью внедрении системы Business intelligence (BI) является создание эффективного инструмента, повышающим качество и скорость принятия решений, что увеличивает конкурентоспособность бизнесов, его использующих.
Конечной целью компаний, внедряющих BI системы является переход на подход к принятию решений на основе данных (data driven approach).
Подразделения в компаниях и показатели, которые они анализируют в BI
Отдел продаж:
- Объем и динамика продаж,
- Средний чек,
- Продажи с полки,
- Построение рейтингов погруппам товаров и менеджерам,
- Построение прогнозов.
Отдела маркетинга:
- отслеживание эффективности рекламных каналов,
- оценка уровня вовлеченности аудитории через SMM,
- Отслеживание показателей органической выдачи,
- Анализ ключевых показателей социальных медиа,
- Сквозная аналитика
- Отслеживание стоимости целевых лидов,
Департамент HR:
- Анализ метрик для подбора персонала (воронка найма),
- Причины увольнения,
- Лояльность и вовлеченность,
- Трудовая дисциплина и опоздания, отпуска, отгулы.
Финансовый департамент:
- P&L (БДР)
- Анализ План/Факт чистой прибыли
- Динамика выручки, валовой прибыли и расходов
- CF (ДДС).
Основной объект, создаваемый в системах бизнес-аналитики
Дашборд—основной объект, с которым работают пользователи и которые создаются в системах бизнес-аналитики. Каждый дашборд должен иметь определенную тематику. Это могут быть: HR, Продажи, Финансы, Логистика, Маркетинг и иные направления деятельности внутри компании.
Признаки того, что вам нужна BI система
- большинство отчетов о деятельности компании содержится в разрозненных файлах формата Excel, которой не дает простой визуальной картины происходящего,
- нет «Единой точки правды» в данных и каждый руководитель опирается на собственные данные,
- для получения нового типа отчета руководителю компании приходится обращаться к ИТ специалисту и ждать интересующий отчет более нескольких дней,
- имеющиеся данные не отображают картину сегодняшнего дня,
- есть стремление перейти на новый уровень качества и скорости принятия решений, то есть, внедрить, так называемый Data driven подход.
Отличиями BI систем, как и любых информационных систем, является набор их функциональных возможностей.
Функциональные возможности BI систем
- отображение данных по деятельности компании в виде дашбордов (аналитических панелей) на различных устройствах: мобильном телефоне, ПК, планшете
- представление данных из различных источников на одном дашборде, что позволяет в удобном формате определять взаимозависимости между различными направлениями деятельности компании. Например, сопоставлять маркетинговые затраты с количеством продаж.
- отправка уведомлений ответственным лицам при изменении ключевых показателей через каналы, такие как, Telegram, WhatsApp
- объединение данных из различных систем в едином хранилище (базе) данных.Некоторые системы, например, Modus BI, PolyAnalyst, Loginom обладают встроенными инструментами для организация ETL процедур и, в конечно итоге, создания единого источника (базу) данных. Например, мы часто используем базу данных ClickHouse, относящуюся к колоночному типу баз. Но чаще всего требуются сторонние решения такие, как Apache Airflow, Pentaho Data Integration, ViXtract. Об этом в мае мы опубликуем отдельную статью, поскольку вопрос стоит подробного обсуждения.
- снижение требований к уровню квалификации аналитиков или ИТ-специалистов при создании новых отчетов. Это справедливо для «простых» систем, например, Yandex DataLens.
- удобная командная работа с данными. Делитесь отчетом в виде ссылки или помещайте его в презентацию PowerPoint
Возможности для бизнеса, которые дает BI система
1. Улучшение процессов принятия решений за счет доступа к актуальным данным и анализа их в режиме реального времени. Это помогает принимать более обоснованные и эффективные решения.
2. Сокращение издержек в виде времени и противоречий при принятии решений внутри компании за счет создания «единой точки правды в компании»
3. Оптимизация бизнес-процессов: BI-система позволяет выявлять узкие места в бизнес-процессах, поскольку они становятся «наглядными» на дашбордах и оптимизировать их для повышения эффективности.
4. Улучшение управления производством: при помощи отслеживания производственных процессов и выявления проблем, которые могут привести к снижению производительности. Это позволяет быстро реагировать на них и улучшить управление производством.
5. Улучшение управления клиентскими отношениями: система бизнес-аналитики BI позволяет анализировать данные о клиентах и их поведении, что помогает лучше понимать их потребности и предоставлять более качественный сервис.
6. Увеличение прибыли: система позволяет выявлять новые возможности для увеличения прибыли, например, путем оптимизации ценовой политики или улучшения качества маркетинговых кампаний.
7. Улучшение управления финансами благодаря анализу финансовых данных и выявления проблем в финансовом управлении, что помогает улучшить управление финансами и повысить прибыльность бизнеса.
Сравните визуализацию данных в Excel и BI системе
Двигайте ползунок, находящий в центре картинки, расположенной ниже, вправо и влево для того, чтобы увидеть разницу в визуализации.
- Данные в Excel
- Данные в BI
Процесс внедрения BI системы предполагает реализацию следующих этапов:
- интеграция в business intelligence интересующих источников данных. Источниками данных для BI системы, в большинстве случаев, являются учетные системы, такие как, 1С, CRM системы (AmoCRM, Мегаплан), специализированные отраслевые ИС, базы данных (PostgreSQL, Oracle, MS SQL и другие), файлы Excel.
- создание расчетных показателей, которые невозможно получать напрямую из имеющихся источников.
- разработка дашбордов для выделенных групп пользователей.
На рынке известны как западные аналитические системы, такие как: Power BI, Qlik, Tableau, так и российские BI системы, например, Visiology, DataLens, Polymatica.
Power BI от компании Майкрософт являлась лидером по количеству пользователей, предоставляя функционал, сравнимый с Qlik и Tableau, но с возможностью использовать данный инструмент на бесплатной основе.
UPD на январь 2023 года
На текущий момент указанные вендоры Power BI, Qlik, Tableau, как следствие событий на Украине, перестали реализовывать лицензии новым пользователям из России, а некоторые заявили об отказе в поддержке имеющихся клиентов. В связи с этим компаниям, ведущим свою деятельность от российских юридических лиц, при выборе системы BI аналитики стоит ориентироваться на отечественные решения.
Источники, с которыми работает BI
- Учетные системы:1С, Галактика
- CRM системы: amoCRM, Битрикс 24, Megaplan
- Платежные системы, интернет-банки
- Сервисы статистики с сайтов: Yandex, Google analytics, VK
- Маркетплейсы: Ozon, Yandex, Wildberries
Проблемы при внедрении BI систем
- наличие и чистота имеющихся данных. Данный пункт относится к общей культуре управления данными (Data management) и зависит от текущего положения в конкретной компании. Является наиболее значимым при внедрении аналитических BI cистем.
- непонимание целей внедрения бизнес-аналитики и, соответственно, дальнейших способов использование дашбордов (аналитических панелей).
- низкая вовлеченность в проект руководителя проекта (компании) и исполнителей.
- отсутствие выделенного сотрудника, ответственного за результат реализации проекта или распределение ответственности между несколькими одновременно.
- ошибочный выбор системы BI (business intelligence) с неподходящим функционалом или сложной в эксплуатации системы.
- несогласованность в требованиях к результатам внедрения, включая вид дашбордов между руководителем (собственником) и менеджерами компании.
Подробнее с основными проблемами при внедрении BI систем и способам их разрешения вы можете ознакомиться в нашей статье «6 трудностей при внедрении BI систем и способы их преодоления.
Улучшения после внедрения системы BI
- Скорость принятия решений: принимайте решения быстрее конкурентов, не использующих системы бизнес-аналитики BI
- Контроль над данными: как следствие, управляемость процессов, расходов и доходов компании
- Оперативность вмешательства в процессы: в случае отклонения от заданных параметров, например, при недостижении плана продаж
- Актуальность данных: будут обновляться в автоматическом режиме
Источники данных для отображения в BI системе
- Продажи: ТОП по продавцам, дебиторам, категориям товаров,
- HR: показатели укомплектованности штата, эффективность загрузки персонала,
- Маркетинг: стоимость лида, стоимость привлечения клиента, оценка эффективность рекламных каналов.
- Финансы: активы, чистая прибыль, динамика выручки, вероятность образования кассовых разрывов
Российские BI системы
В контексте современных реалий и возникших ограничений в продлении и приобретении лицензий западных вендоров BI возник повышенный спрос отечественным разработчикам.
К тому, же некоторые системы, например, Visiology, услугу по внедрению которой мы предлагаем, уже сильно приблизились к западным решениям, а по некоторым функциональным возможностям превосходит. И это не наша фантазия, а мысль, основанная на отзывах реальных заказчиков, например, маркетплейса СберМегаМаркет, который был озвучен на последней конференции ViRush 22.
Среди российских BI систем, с которыми также работает наша команда можно выделить:
- Visiology
- Yandex DataLens
- Polymatica
- Triafly.
Но список отечественных BI разработчиков намного более полный и познакомиться с ним можно из ежегодного обзора Сергея Громова
Бесплатные BI системы
В контексте текущих ограничений на приобретение лицензий западных разработчиков BI систем стоит выделить два бесплатных решения:
- Yandex DataLens,
- Apache Superset
Помимо российской BI систем Yandex DataLens, возник повышенный спрос и на решения Opensource bi как альтернатива отечественным разработчикам. К тому же, Яндекс предлагает только облачную версию своей системы, в то время как, Apache Superset устанавливается в контуре заказчика и, таким образом, подходит для использования крупными компаниям, которые не готовы использовать облачные технологии.
Apache Superset сейчас является наиболее востребованным Opensource инструментом и на российском рынке BI стал, де-факто, Enterprise инструментом, используемым крупными компаниями.
Являясь первоначальной разработкой команды Airbnb для решения собственных задач, решение было выделено в качестве самостоятельного продукта c лицензией Apache. На текущие момент вокруг него сформировалось обширное сообщество и на момент написания статьи на GitHub было порядка 13 тысяч коммитов по Superset.