Топ-5 условий для того, чтобы добиться идеального выполнения своих поручений
Каждый руководитель мечтает знать, как так сделать задачу, чтобы работник выполнил ее идеально с первого раза.
Прежде всего нужно соблюсти эти пять условий.
1. Четкое ТЗ, техзадание, которое не меняется произвольно
Не каждый сотрудник, особенно неопытный, сможет выполнить задание из разряда «пойди туда, не знаю куда, сделай то, не знаю что». Нужно поставить конкретную задачу, объяснить, как она выполняется, особенно, если это новое поле деятельности для сотрудника. Увеличение времени на планирование сокращает время выполнения задач, проверено японцами, это принцип их менеджмента. А еще четкое ТЗ избавляет от постоянной работы над ошибками.
2. Письменные ТЗ
Что написано пером, не так легко оспорить и понять превратно. Даже если устно все обговорено в деталях, лучше задание зафиксировать на бумаге. Так снизиться риск забывания подробностей и нюансов.
3. Контрольный вопрос – понял ли сотрудник поставленную перед ним задачу
Если задача нестандартная или объемная можно запросить пошаговый письменный план по ее выполнению. Обычно этого достаточно, чтобы определить, что сотрудник в теме и знает, чего от него хотят.
4. Контроль: напоминания и включение в план
У сотрудников, как правило, не одна обязанность и несколько проектов в работе. Отложить задачу, забыть какие-то детали, отвлекшись на более срочные дела, легко – человеческий фактор. Поэтому для организации деятельности придуман руководитель. Мягкие, ненавязчивые напоминания не повредят, люди будут знать, что начальник все помнит и у него все под контролем.
5. Благодарность – обязательна!
Многие руководители не считают нужным благодарить сотрудников за работу, входящую в их прямые обязанности. Это отчасти верно, особенно если подтверждается хорошей зарплатой. Однако за хорошо выполненную работу грех не похвалить. Так человек будет знать, что его ценят, что он не зря проводит столько времени на службе, ведь руководитель все видит и успехи коллектива не остаются неучтенными. Если работник услышит похвалу, у него будет мотив сделать еще лучше.
Научив сотрудников выполнять поручения корректно с первого раза можно сэкономить кучу времени. Не придется их постоянно контролировать и объяснять задания по десять раз.
При этом в коммуникациях всегда важна обратная связь. Перечисленные условия необходимые, но могут оказаться недостаточными, если изначально нет понимания задач и функций в компании. Поэтому прежде всего надо разобраться с глобальной мотивацией работника, разделяет ли он стратегию и цели бизнеса.