Регламентация бизнес-процессов своими силами без консалтинговых фирм и ПО
Рассмотрим плюсы и минусы трех подходов к регламентации бизнес-процессов: через приглашенных консультантов, собственными силами или гибридный. Что обречено на провал, а что внедряется?
Вы удивитесь, до чего простым и доступным оказывается решение задачи описания, оптимизации и регламентации бизнес-процессов!
Давайте разберемся.
Подход 1. Описание бизнес-процессов силами приглашенной консалтинговой фирмы.
Предприятие приглашает консалтинговую фирму для описания бизнес-процессов "под ключ". Консультанты погружаются в деятельность, проводят серию интервью с руководителями и ключевыми специалистами. Несколько месяцев что-то разрабатывают, а потом выдают стопку документов (погонные километры документации), в которых никто ничего не понимает (даже при желании). И еще подсаживают предприятие на какой-нибудь сложный и дорогой программный комплекс.
Недостатки:
- Дорого (от 1,5 - 2 млн рублей даже для небольшого предприятия).
- Довольно долго (3-6 мес., а дальше как сложится..).
- "Черный ящик": не понятно, на каком этапе проект, какое качество документации и степень ее реального соответствия бизнесу. И сколько еще до конца....
- Саботаж. Если менеджеры и специалисты компании не заинтересованы во внедрении бизнес-процессов (а это частая ситуация), они 100% отринут проект, заявив: "- Пришлые консультанты ничего не понимают в нашем бизнесе, разработали некачественную/неадекватную документацию, работать по ней невозможно".
Достоинства:
их нет! Ну если только мнимое: мол, проектом по описанию процессов должны заниматься профессионалы/специалисты, а мы (управленцы компании) будем заниматься управлением, не будем отвлекаться.
Подход 2. Регламентация процессов собственными силами (штатный сотрудник).
Директор назначает ответственного сотрудника, который читает книжки или (что более правильно) проходит специальное обучение по бизнес-процессам, после чего приступает к обследованию и описанию процессов в компании. Или нанимают в штат нового сотрудника - готового специалиста, с такими курсами в резюме. Обычно и этот подход заканчивается неудачей.
Недостатки:
- Очень долго: от 6 мес. до 1 года (ведь всё делает 1 человек); так долго, что в какой-то момент уже никто не помнит, с чего начинали и что вообще делается....
- Довольно затратно. Нужно платить оклад (от 100 тыс./мес. чистыми + еще столько же налоги и адм. затраты). За год "набегут" те же 2 млн.
- Совсем нет уверенности в качестве и правильности ведения разработок (ведь это делает дилетант);
- Менеджеры компании такого специалиста не признают как равного, препятствуют ходу работ: "-Иди отсюда, мальчик, не мешай работать!" В итоге по процессам работать не желают. Саботируют.
Достоинства:
конфиденциальность. Не будем пускать посторонних людей во внутреннюю кухня нашей фирмы. Будем вариться в собственном соку!
_________________________________________
Разработки внутренними силами (рассмотренный выше подход №2) - уже более правильные/жизнеспособные. Нужно только грамотно все организовать и нивелировать недостатки.
И вот - решение:
Подход 3. Гибридный подход: процессы описывают сами руководители под патронажем методолога.
Давайте рассуждать логически: как обеспечить качество и результативность разработок и исключить саботаж со стороны менеджеров и работников предприятия? Чтобы они не отринули систему процессов, мол "её разработали посторонние, несведущие люди"....?
Верно!
Бизнес процессы должны описывать сами руководители подразделений для своих сотрудников! А также, в ходе совместных разработок, руководители наконец-то выяснят отношения между собой (на предмет конфликтов между подразделениями за полномочия и ресурсы). Есть для этого специальные инструменты.
Вся необходимая теория и практика передается менеджерам на 2-хдневном семинаре-практикуме.
Это единственный правильный подход! И вот почему...
В обучении, в методологии описания бизнес-процессов нет ничего сложного. Технология описания процессов очень простая, изучается руководителями на 2-хдневном семинаре-практикуме. Овладеть ей может любой человек с уровнем образования 11 классов. Не говоря уже о "высшем образовании", которое поголовно встречается у начальников отделов.
2 дня семинара - и руководители научатся описывать процессы в виде блок-схем. Узнают основные приемы оптимизации и усовершенствования процессов. Научатся писать текстовые регламенты процессов (переводить блок-схему в текстовый документ). Узнают о правильном порядке внедрения регламентов в работу персонала.
Т. о. руководители уже не смогут сказать - "все очень сложно, мы не потянем разработку". А тех немногих, кто попытается - сразу брать на карандаш как профнепригодных.
Руководители уже не могут сказать: "мы такие занятые, нам некогда, мы руководим своими подразделениями..." Ну уж нет, извините, вы же будете описывать как раз свои собственные процессы, которые вы непосредственно организуете. Это и есть ваша управленческая работа, вы сами себе поможете лучше организовать деятельность в своих же подразделениях!
Достоинства гибридного подхода:
1. Низкие затраты:
- Всего 100 тыс. рублей методологу за 2-хдневный семинар-практикум для 10-15-20 менеджеров (руководителей). Иногда этого объема обучения уже достаточно для дальнейшего "самостоятельного плавания" компании в океане бизнес-процессов.
- Дополнительно (по желанию) от 100 тыс. рублей - сопровождение разработок и внедрения. Длительность и глубина которого - индивидуальна для каждой компании.
2. Надежное сопровождение разработки и внедрения:
- Проверка создаваемых менеджерами схем и регламентов на формальную правильность описания, оптимизация и усовершенствование процессов с т.з. бизнес-логики.
- Помощь в взаимном согласовании полномочий и интересов между смежными подразделениями, проработка конфликтов.
- Сопровождение внедрения регламентов в деятельность работников (обкатка системы регламентов в рамках всего предприятия).
Листайте галерею: 1) блок -схема процесса с правками консультанта. 2) текстовый регламент процесса с правками консультанта.
На изображениях видно, какой объем правок вносит консультант (методолог) за менеджером-автором схемы и регламента. Хотя, не всегда так много правок. В некоторых компаниях, где руководители отделов мотивированные и квалифицированные - правок может быть минимум.
Эта иллюстрация для тех, кто имеет обыкновение говорить: "Вы, инфоцыгане, только учить беретесь. А сами ничего руками не делаете". Скрины показывают, какой объем правок (а следовательно, какой уровень практической экспертной помощи, оказывает консультант - т.е. я).
3. Комплексное развитие управленцев:
Во время семинара-практикума руководители получают не только знания и навыки по описанию процессов и регламентов. Но и современные знания об регулярном менеджменте в целом, организационном развитии, матричной (процессной) системе управления. Внизу статьи будет ссылка на сайт, там посмотрите программу практикума.
4. Быстрые сроки.
2 месяца (максимум 3) до полного внедрения. Ведь мы движемся широком фронтом, одновременно и параллельно всеми подразделениями компании.
5. Полнота и качество проработки и внедрения процессов.
- Менеджеры компании - носители фактической логики бизнеса. Поэтому в принципе невозможно, чтобы они неправильно описали процессы! Но бывает и такое. Тогда директору/владельцу сразу видно - кто из функциональных руководителей профнепригоден (если он не способен описать деятельность, которой руководит). Причин может быть несколько - низкий IQ, нежелание сделать свои процессы прозрачными или просто безалаберность.
- Разработку постоянно сопровождает методолог. Это эксперт по оптимизации (улучшению логики процессов), эксперт по внедрению. Эксперт по организационному проектированию. С широким управленческим и бизнес-кругозором. Поможет в нюансах и деталях, предложит усовершенствования. Будет руководить всем проектом в качестве куратора-координатора.
6. Надежность и возобновляемость.
- Простая и понятная методика, доступный инструментарий. Все разработки ведутся в простых офисных редакторах: Word, Visio. Никакого специального ПО не требуется.
- Технология полностью передается вам. Носители компетенции - руководители подразделений. В будущем, любые актуальные изменения бизнес-алгоритмов они смогут незамедлительно реализовать в документации и обкатать с персоналом.
7. Дополнительным бонусом - косвенная польза проекта по описанию процессов.
- Это еще и аудит от эксперта (в процессе правок и внедрения): коммерческой (закупки, продажи), маркетинговой, кадровой, производственной деятельности. Аудит и усовершенствование.
- Это еще и тренинг командной работы (между руководителями подразделений), направленный на укрепление слаженности совместной работы и разрешение конфликтов. Проводится в виде интерактивной игры-симулятора процессного взаимодействия.
Каким предприятиям подходит технология:
Данная технология описания и регламентации бизнес-процессов применима для компаний численностью:
min: 30 чел. Потому, что нужна хоть какая-то оргструктура, хотя бы 5-7 руководителей отделов. А для маленьких компаний "семейного типа" в 5-10-20 чел городить огород из профессиональных регламентов вообще нецелесообразно. Тут все управляется директивно, все сотрудники "на виду".
max: 1000 чел. Потому, что при более крупном масштабе организации возрастает нормальная бюрократизация, и простого оформления процессов/регламентов в Word и Visio уже недостаточно. Может потребоваться процессный офис (т.е. специально обученные специалисты, в помощь руководителям) и более сложное ПО. А следовательно, нужны уже промышленные нотации и стандарты процессов.
Информация о консультанте/методологе
Александр Цыганок
Бизнес-эксперт. Дипломированный консультант по управлению и организационному развитию (РАНХиГС, 2009 г, курс А.И. Пригожина).
Мне 47 лет, в консалтинге с 2003 г.
Сфера моих компетенций:
- стратегическое управление;
- описание и оптимизация бизнес процессов;
- организационное проектирование, мотивация;
- коммерческая эффективность (продажи, маркетинг).
Провожу проекты по описанию бизнес-процессов по приведенной технологии с 2008 г.
Я работаю индивидуально, без штата помощников, затрат на инфраструктуру и пиар. Поэтому предлагаю клиентам адекватные цены.
______________________________________
Приглашаю всех в мой телеграм-канал, где больше доп. информации, общения, интерактива!
Мой сайт www.tsyganok.ru
Подробную информацию о внедрении бизнес-процессов, программу обучения, план-график и т.д см. в разделе www.tsyganok.ru/bp/