Инвойс: что это такое, как выставить, заполнить и оплатить
Бизнесмены стремятся к постоянному развитию и расширению своих компаний. Одним из популярных решений становится организация внешнеэкономической деятельности для предприятия. Чтобы вести бизнес за пределами России, нужно оформлять различные документы, которые могут отличаться в конкретных государствах. Чтобы унифицировать формат документации, оформляемой на импортные или экспортные товары, используются инвойсы. Специалисты Free Lines Company подробно расскажут, что это за документы, какими бывают и как заполняются.
Для чего нужны инвойсы
Инвойс – это официальный платёжный документ, который покупатели получают от продавцов. Здесь описываются все условия сделок: цена, наименование, количество товаров, способ оплаты. С помощью инвойсов обеспечивается контроль торговых сделок и ведение отчётности в будущем. Такие документы одновременно служат счетами для оплаты, договорами на сделки. Оформляют их изготовители продукции либо продавцы, выступающие посредниками.
Часто инвойс путают с другими финансовыми документами, но все они имеют ряд отличий:
- Счета-фактуры: инвойс формируют для выставления предложений по сделкам, при этом покупатели могут сразу соглашаться или оспаривать условия. Счета-фактуры выставляют по состоявшимся заказам с целью подтвердить продажу или передачу товаров.
- Счета на оплату: инвойс оформляется с подробным описанием закупок: артикулами, цветом, условиями поставки и пр. Счета представляют собой окончательные суммы для покупателей без списка условий.
- Квитанции: их выдают покупателям уже после совершённых сделок с целью подтверждения факта проведения оплаты.
Инвойс входит в число обязательных сопроводительных документов при каждых пересечениях грузами государственных границ (импорте, экспорте, финансовых сделках). С помощью этого документа работники таможни могут оценивать стоимость товаров, производить расчёты налога и прочие взносы. Также инвойс позволяет банкам и службам экономического надзора контролировать движение иностранных валют внутри российского рынка.
Какой бывает инвойс
Существует два основных вида документов: проформы и коммерческие инвойсы. Каждый из них оформляют в конкретных случаях.
Для чего нужна проформа
Этот документ является предварительным, а оформляют его для компоновки всей актуальной информации о партии товаров. Проформа содержит количество единиц продукции, характеристики, цены. Проформа очень удобна, особенно при совершении сделок не с первого раза, если продавцы не могут сразу договориться с покупателями об условиях заказов. По необходимости в проформу вносят различные изменения, а делают её на уже оплаченные либо неоплаченные грузы (здесь указывают лишь стоимость без графы об оплате).
Проформа считается «гибким» документом без чётких дат и сумм – только с предложением о заказ. Её обычно используют в период переговоров с предполагаемыми покупателями или на случай отправления продукции на экспертизу, аукцион, презентацию.
Назначение коммерческих инвойсов
На основании этих документов уже могут формировать счета-фактуры. Коммерческий инвойс считается конкретным, в него уже не вносят изменения. Здесь указываются точные количественные характеристики товаров с артикулами, стоимостью, комплектацией, сроками поставки.
На таможне проверяют именно эту документацию, подтверждающую легальность совершённых сделок, используя её для расчёта налога. Их оплачивают лишь раз – для последующих партий нужны новые документы. При постоянном сотрудничестве с одними поставщиками желательно сделать шаблоны, а затем просто заполнять их.
Важно! Если платежи превышают 3 млн. руб., то сделки нужно регистрировать в банке, присваивая уникальные номера. Для этого обязательно запрашивают платёжную документацию и инвойсы с переводом.
Порядок заполнения бланков
Инвойс оформляют продавцы (изготовители, импортёры), зачастую на английском языке. Но российские таможенные службы требуют дополнительные экземпляры на русском. При составлении инвойса на покупку или продажу нужно два бланка. Чтобы реализовывать товары, следует оформить 7 экземпляров. Дополнительные бланки нужны:
- для отправки с транспортной разрешительной документацией;
- для размещения внутри упаковки;
- для отправки покупателю;
- для оставления продавцу с целью оформления отчётности;
- для передачи в логистическую компанию с целью документального сопровождения перевозки.
Существует ряд рекомендаций по заполнению бланка:
- прописывание персональных данных полностью: названий фирм, юр. адресов, реквизитов, контактов, дат составления, трек-номеров;
- подробное описание всех товаров в партии с характеристиками, стоимостью, общей суммой заказа, размером налогов, информацией о скидках;
- точное указание суммы заказа, способа оплаты, реквизитов и сроков;
- подписание документа и отправка на подпись покупателю.
Требования по оформлению инвойсов часто различаются в конкретных странах изготовителей, поэтому необходимо заранее ознакомиться с ними.
Перечень основных требований:
- оформление бланков на листах А4;
- заверение подписями экспортёров и печатями (не обязательно);
- указание сумм заказов в валютах (в т. ч. с коэффициентами конвертации);
- рекомендуемое составление на языках государств изготовителя и покупателя;
- обязательное указание целей транспортировки для некоммерческих грузов;
- указание отдельной графой расходов на страхование, перевозку.
Особенности описания продукции
Описывать грузы можно в свободном виде, но желательно делать текст более подробным и развёрнутым. Бланк следует оформлять с указанием:
- наименования грузов;
- артикулов;
- сфер применения;
- материалов изготовления, цвета;
- количества единиц в партии;
- упаковки;
- веса (единицы, общая партия);
- количества грузомест;
- стоимости (единицы, общая партия);
- суммарной стоимости транспортировки.
В описаниях желательно не делать сокращения, чтобы не возникло сложностей при прохождении таможни.
Ряд продукции нуждается в особом описании:
- в отношении часов указывают внешний вид, цену всех элементов в отдельности;
- подарки описывают со всеми свойствами;
- в отношении химических веществ следует заверять безопасность транспортировки;
- для тканых материалов прописывают соотношение волокон в процентах, назначение, тип плетения;
- для биообразцов указывают происхождение, способ изготовления, цели транспортировки.
Способы оплаты инвойсов
До введения западных санкций оплата инвойсов осуществлялась без каких-либо проблем. Сегодня также имеются тарифы на переводы, но банки обычно не берут на себя ответственность за исполнение платежей. Альтернативным вариантом является открытие счёта в банке иностранного государства, но в этом случае обычно вводятся некоторые ограничения.
Проводить международные переводы можно с помощью различных сервисов, выступающих в роли посредников. Так, покупатели переводят агенту определённую сумму в нужной валюте, а посредник перечисляет средства продавцам, взимая некоторую комиссию за свои услуги (обычно 1-5%). Такая оплата вполне легальная и осуществляется на основании агентских договоров.
Транспортная компания Free Lines предлагает комплексные услуги, включающие перевозку иностранных грузов в Россию, оформление инвойсов и другой сопроводительной документации, выполнение финансового аутсорсинга ВЭД, таможенную очистку товаров, финансовую и юридическую поддержку.
Чтобы заказать оптовые поставки зарубежных товаров в Россию с подробной консультацией, можете позвонить менеджерам Free Lines Company по телефону или отправить заявку посредством формы обратного звонка на сайте – специалисты свяжутся с вами и обсудят все нюансы сотрудничества.