Советы для руководителя. Основные составляющие успешного внедрения Битрикс24

1. Необходимо заключить договор внедрения с компанией-интегратором, с компетенциями бизнес-анализа, чтобы он смог для вас составить техническое задание на настройку и выполнить настройку Битрикс24. Очень сложно изучить и внедрить Битрикс24 самостоятельно, для качественного внедрения необходимо:

· очень хорошо разобраться в возможностях и работе Битрикс24, это очень большой и разноплановый продукт

· знать смежное программное обеспечение (ПО) с которым необходимо связать Битрикс24 для обмена данными: 1С, сайты, телефония, мессенджеры…

· знать передовые технологии продаж, продвижения, маркетинга, менеджмента,

· иметь опытную команду профессионалов: бизнес-аналитик, программисты для каждого ПО 1С, сайты, телефония, мессенджеры…

1 универсальный специалист в штате или вне штата никогда не сможет быть достаточно компетентным по всем вопросам. Команда интегратора имеет специалистов с разной специализацией и опыт внедрения в разных компаниях, что позволяет ей быстро и качественно передавать вам лучшее накопленные решения из разных областей деятельности.

2. Интегратор обязательно должен подготовить детальное техническое задание (ТЗ) с описанием функционала и настроек Битрикс24 для вашей компании. Это поможет вам понять какой результат после внедрения вы получите, позволит контролировать работу интегратора, позволит избежать зависимости от конкретного интегратора, другой интегратор сможет легко продолжить внедрение или внести изменения в текущие настройки.

3. Обязательно необходимо провести обучение всех сотрудников, использующих Битрикс24. На первом этапе желательно провести базовое обучение всему функционалу для всех сотрудников, обязательно для всех руководящих сотрудников, от руководителя отдела до генерального директора.

4. Обязательно создать базу знаний с регламентами по работе в Битрикс24. Чтобы сотрудники всегда могли посмотреть правильно ли они выполняют свои обязанности.

Для того чтобы сотрудники начали использовать Битрикс24 в работе вам необходимо показывать, что вы контролируете их работу, сначала ежедневно, затем по мере освоения можно уменьшать периодичность контроля – через день, раз в неделю, через неделю. Есть несколько эффективных способов это показать:

1. Для контроля используйте:

1.1. Пульс компании. Подробнее читайте здесь

1.2. Воронки лидов и сделок в режиме канбан. Карточки лидов и сделок не должны долго задерживаться на стадиях, тем более на начальных. Введите показатели активности сотрудников в CRM (количество звонков, встреч, писем, скорость взятия и движения по воронке лида или сделки) для расчёта премии.

1.3. Отчёты в конструкторе отчётов в CRM. Для этого перейдите в раздел «CRM > Аналитика > Конструктор отчетов», выберите например отчёт «Объём сделок по менеджерам». Подробнее читайте здесь.

1.4. Отслеживайте задачи подчинённых в списке задач «Задачи > Руковожу». Подробнее читайте здесь.

1.5. Отчёты в конструкторе отчётов в задачах. Для этого перейдите в раздел «Задачи и Проекты > Вкладка Ещё > Отчёты», выберите например отчёт «Отчет по эффективности». Подробнее читайте здесь.

Введите показатели эффективности сотрудников по задачам (количество выполненных задач, отсутствие просрочек) для расчёта премии.

2. Введите несколько обязательных правил работы в Битрикс24:

2.1. Если задача не поставлена в Битрикс24, её можно не исполнять. Если руководитель не успевает поставить задачу подчинённому в Битрикс24, то он ставит её устно, а подчинённый должен поставить задачу себе от имени руководителя, затем руководитель должен проверить правильно ли поставлена (описание, крайний срок) задача.

2.2. Если сделка не выполнена успешно в CRM, значит она не идёт в начисление премии.

3. При работе с задачами используйте следующие настройки:

3.1. Всегда должны быть активными галочки:

«Проконтролировать задачу после завершения» и

«Результат задачи: Не завершать задачу без результата».

В этом случае сотрудник всегда должен отчитаться по выполненной задаче. Вам не нужно следить за исполнением поставленной задачи сотрудником, помнить что ему поручил и когда он должен выдать результат, Битрикс24 сам вам и сотруднику напомнит в нужный момент.

3.2. Всегда должны быть не активной галочка «Разрешить ответственному менять сроки задачи». В этом случае подчинённый не сможет сдвинуть срок выполнения задачи без вашего разрешения. В противном случае подчинённые постоянно будут передвигать крайние сроки задач и Вы не сможете получить желаемый результат по поставленной задаче к нужному вам сроку.

4. Контролируйте свои задачи в Битрикс24. Ка работать со списком задач читайте здесь

5. Принимайте активное участие в обсуждениях в новостях, задачах, чатах, и комментариям к ним. Даже если у вас нет времени комментировать, достаточно поставить лайк, чтобы сотрудники видели, что вы следите за тем, что они делают.

6. Стимулируйте сотрудников к активной работе в Битрикс24, привяжите их активность к начислению премии, поощряйте и наказывайте, если это необходимо.