Как мы устраивали корпоратив для 130 айтишников и во что это вылилось: посчитать, придумать, заказать

Когда вся компания работает на удалёнке, корпоратив становится чем-то большим, чем просто очередным совместным сбором. В Neti каждая подобная встреча — настоящее событие, поэтому и провести её хочется так, чтобы она запомнилась надолго. Эта история о том, как мы собрали 130+ айтишников со всей страны и организовали корпоратив, который останется в памяти у каждого.

В конце статьи подготовили чек-лист по организации корпоратива.

За год мы обычно собираемся всей компанией дважды: на Новый год и ещё устраиваем летний корпоратив, о котором и расскажем в этой статье.

Обычно такую большую встречу мы проводим в выходные. В этом году выбрали 10–12 мая.

Обычно мы не задаём тематику корпоративам, но в этом году захотелось чего-то особенного. Как-то сама собой пришла идея рок-вечеринки. Придумали слоган — Let’s Rock Neti! Развлечения — игры и мастер-классы — тоже старались подбирать в тему. Ещё сделали фотозону, где стояли девушки в рокерских «прикидах», а вечером зажигали под песни кавер-рок-группы.

Сотрудники тоже подготовились: некоторые приехали в кожаных юбках и плащах. Но это было исключительно по желанию. К тому же погода в этом году подкачала, поэтому вместо косух нам пришлось кутаться в пуховики, а вместо ирокезов водружать на головы шапки.

Организация любого мероприятия — настоящая головоломка, а если в нём участвует больше 100 человек, задача усложняется в разы. Нужно подсчитать точное количество участников, заказать всем билеты (Neti всегда оплачивает дорогу и проживание своим сотрудникам), выбрать место, продумать питание и развлечения… Скучать не приходится.

Как и во многих компаниях, в Neti подобные задачи в основном поручаются HR-отделу. Другие сотрудники тоже подключаются — по мере необходимости и исключительно по желанию. Всего в организации этого корпоратива участвовало где-то около 15 человек, а чтобы всё успеть, подготовку начали ещё в январе-феврале.

Чтобы знать точное количество гостей, мы запустили опрос. Конечно, хочется видеть на корпоративе всех, но всё-таки сотрудники живут в разных городах, у каждого могут быть свои личные обстоятельства. Плюс в этом году мы перенесли мероприятие на май, а это время активного открытия дачного сезона.

В итоге у нас набралось около 130 человек. Многим из них нужно было заказать билеты до Казани — именно там находится штаб-квартира Neti — и обратно. Этим занималась наш офис-менеджер Фира.

Собираться в офисе или другом закрытом помещение такой большой компанией не вариант. К тому же это наш традиционный летний корпоратив, погода обычно стоит прекрасная. Поэтому мы выбрали загородную базу отдыха недалеко от Казани.

Еда — важный вопрос, так что нужно было заказать кейтеринг. Мы остановились на фуд-станции с закусками и прекрасным пловом, а по вечерам мы устраивали праздничные ужины.

Хоть мы и старались предусмотреть всё, но вот объёмы сладкого всё же не рассчитали: у нас был чак-чак, но его оказалось недостаточно. Учтём в следующем году!

К организации развлечений мы всё же привлекли профессионала со стороны. Вместе с девушкой из ивент-агентства выбрали активности и составили программу. По сути, она курировала все мероприятия, а мы помогали.

Помимо тематических игр и мастер-классов, были и «традиционные» развлечения: квест, настолки и «Мафия».

Памятными подарками для сотрудников мы занимались сами, вместе с нашими дизайнерами. Например, мы благодарили джедаев — ребят, которые проводят технические собеседования, — и дарили им футболки. Для этого нужно было узнать у всех размер, заказать и напечатать принт.

Так как людей много, а база большая, нужно было как-то координировать всех. Связь держали в Телеграме: информировали, если менялись локации или время мероприятий, чтобы все точно знали, куда идти, чтобы всё начиналось в срок и никто не остался голодным или брошенным.

В этом году для удобства мы напечатали тайминг корпоратива на бейджах. Обычно он вывешивается где-то на отдельном листе, но в этом случае его нужно или фотографировать на телефон, или всё время ходить к нему. Наш вариант оказался намного удобнее.

Первый день в основном организационный. Нужно было встретить людей, познакомить всех со всеми (у нас всегда есть новички, которые оказываются на общих мероприятиях впервые), раздать бейджи.

Те, кто приезжал утром, могли сходить на экскурсии по Казани: посмотреть Кремль, Храм всех религий и ИТ-парк. После 12 мы все вместе отправились на базу на автобусе.

По прибытии сложили вещи, пообедали и, чтобы все получше узнали друг друга, устроили командообразующий квест и играли в настолки. И много общались.

Самый насыщенный день. Утро начали с йоги, разумеется, исключительно для желающих. До обеда провели общее собрание и собрание дивизионов — а как без этого. А после начались все основные мероприятия и развлечения.

Мы играли в футбол, лазертаг, изображали рок-музыкантов в симуляторе, участвовали в мастер-классах: делали кожаные браслеты и картины из нитей — стринг-арт. Ещё у нас был тату-принтер и фотобудка, которая с помощью нейросети превращала нас в настоящих неформалов. А вечером мы зажигали под каверы рок-хитов. Словом, старались полностью соответствовать слогану корпоратива и раскачали Neti.

День сборов и смешанных чувств: с одной стороны — радость от встречи и ощущения того, что всё прошло на ура, с другой — немного грусти, что приходится прощаться.

Некоторые ребята уезжали очень рано, буквально ночью, поэтому уже в 3 часа утра мы начали заказывать такси и прощаться.

У кого были билеты на вечерние рейсы, ещё погуляли по городу: казанские сотрудники устроили обзорную экскурсию по центру и показали местные красоты. А у нас есть на что посмотреть!

Основные коррективы внесла погода: в этом году май выдался холодным. Пока одни регионы засыпало снегом, в Казани лил дождь. Но не повезло нам только в субботу — тогда начался настоящий ливень.

Из-за таких аномалий некоторые мероприятия пришлось переносить. Мы планировали, где и что будет проходить, но в итоге утреннюю йогу на улице провели в помещении, а игру в «Мафию» перенесли в другой зал, где было теплее.

Организация любого мероприятия — непростое дело. Плюс на самом корпоративе появляется чувство ответственности за своё «детище»: нужно за всем проследить и оперативно решить возникающие вопросы, направить и организовать людей. Но самым сложным оказалось не это.

Для Neti корпоратив — это не очередная галочка в календаре. Нам важно, чтобы сотрудники прочувствовали атмосферу компании, прониклись её духом. На удалёнке она не всегда очевидна, поэтому наши общие встречи — это возможность зарядить коллег энергией и воодушевить на работу.

Ирина: Большое спасибо организаторам и руководству за праздник! Было весело, тепло и очень дружно! Спасибо за гостеприимство, изобилие занятий, классных активностей и каждый день, продуманный до мелочей! Это титанический труд, спасибо, что вы есть! Очень рада была со всеми встретиться и познакомиться. Какие удивительные, интересные и разносторонние мы все оказались, очень приятно это видеть и знать теперь. Здорово, что мы работаем вместе.

Эльдар: В этот раз я уезжаю с особенно тёплыми и приятными чувствами! За время праздника успел погрустить, порадоваться и провести время с отличными людьми. Поговорить на важные и неважные темы. Спасибо вам, с вами очень круто!

Татьяна: Эмоции через край! Очень рада была со всеми лично познакомиться. Какой у нас дружелюбный коллектив! Благодарю всех за хорошую компанию и за мегаклассные выходные! Отдельная благодарность организаторам: вы крутые!

Руслан: Огромное спасибо всем! Очень душевно, очень по кайфу) Отдельное спасибо всем, кто организовал и помогал в организации. И компании — за возможность такого ежегодного чуда!

Алсу: Это были три ЧУДЕСНЫХ дня с компанией Neti! Мы практически не спали и даже не чувствовали усталости) Я в диком восторге! Спасибо ВСЕМ огромное, ждём теперь всех на Новый год.P. S. Песня Максим в исполнении Эльдара придаёт ей особое очарование.

1. Определитесь с датой.

2. Посчитайте количество участников.

3. Найдите подходящую площадку.

4. Продумайте меню и закажите кейтеринг.

5. Выберите тематику.

6. Придумайте развлечения.

7. Подготовьте подарки и мерч (если это одежда, предварительно нужно узнать размеры всех участников).

8. Подготовьте запасные варианты на случай непредвиденных обстоятельств.

9. Организуйте внутреннюю коммуникацию.

10. Наслаждайтесь весельем!