Анкета предзаписи в Google Forms — ошибка на 1 миллион рублей. Почему стоит отказаться от Google Forms прямо сейчас

Ежедневно наше агентство проводит юридические аудиты веб-сайтов и социальных сетей. По числу ссылок на анкеты предзаписи в Google Forms видно, что далеко не все знают о возможных штрафах от 1 до 6 миллионов рублей за сбор персональных данных через этот инструмент.

Почему не стоит использовать Google Forms?

Фактически Google Forms больше нельзя использовать для сбора и обработки персональных данных. Это связано с техническими ограничениями: серверы Google находятся за пределами территории Российской Федерации. В соответствии с текущим законодательством персональные данные российских пользователей должны храниться и обрабатываться исключительно на территории России.

Что является персональными данными?

Персональные данные (ПДН) — это любая конкретная информация, которая может быть использована для идентификации человека: ФИО, дата рождения, номер телефона, адрес электронной почты, физический адрес, никнейм в социальных сетях.

Важно отметить, что если вы запрашиваете только одну информацию, например, только адрес электронной почты или только номер телефона (ник в Telegram), то это не рассматривается как сбор персональных данных. Теоретически вы можете продолжать работать в Google Forms дальше. Однако ключевое слово здесь — «теоретически».

Закон № 152-ФЗ определяет персональные данные очень широко: точного перечня вопросов, относящихся к ПДН, нет. Из-за этого могут возникать трудности при толковании и применении закона.

Насколько серьезен вопрос с ПДН и Google Forms?

Текущая судебная практика показывает, что внимание к этому вопросу будет только усиливаться.

Не хочется пугать, но одного скриншота от недобросовестного конкурента или недовольного клиента в Роскомнадзоре может быть достаточно для начала проверки и наложения штрафа в размере от 1 млн рублей.

Какие альтернативы Google Forms?

Легальный аналог Google Forms для россиян — Yandex Forms. С точки зрения закона этот сервис подходит на 100%, так как его серверы расположены на территории РФ. Однако с точки зрения функционала он может показаться менее удобным, но это вопрос времени и привычки.

Какие есть исключения?

Продолжить работу в Google Forms безопасно для себя и бизнеса можно в трех случаях:

Что делать тем, кто прямо сейчас не живет в России или работает с клиентами из других стран?

Давайте рассмотрим несколько сценариев работы с Google Forms.

1 сценарий: Вы и ваши клиенты находитесь в РФ, но ваши клиенты — иностранцы. Например, из Армении, Казахстана, Грузии и т.д.

Закон №152-ФЗ о персональных данных распространяется и на иностранных граждан, живущих на территории РФ. Собирать данные через Google Forms нельзя.

2 сценарий: Вы и ваши клиенты не в РФ, но работаете по договору/оферте, которые подчиняются российскому праву.

Опять же, Google Forms под запретом. Закон № 152-ФЗ гласит, что «первоначальная запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение персональных данных граждан России должны осуществляться с использованием баз данных, расположенных на территории Российской Федерации».

3 сценарий: Вы гражданин РФ, но живете в ЕС и работаете с данными клиентов-граждан ЕС.

В этом случае можно спокойно использовать Google Forms. Данные регулируются общим регламентом ЕС по защите информации, который называется GDPR. Однако необходимо также учитывать национальное законодательство той страны, в которой вы живете. Там тоже могут быть сюрпризы.

4 сценарий: Вы и ваши клиенты — граждане РФ, проживающие в ЕС, но работающие по договору, который подчиняется законодательству ЕС

Google Forms использовать можно, сбор данных регулируется регламентом GDPR и национальным законодательством страны проживания.

Что делать прямо сейчас?

Если вы используете Google Forms для сбора персональных данных клиентов, то:

Помните, что правильный сбор и защита персональных данных — визитная карточка серьезного и перспективного бизнеса.

___________________________________

Если хотите узнать больше о легальном ведении онлайн-бизнеса, подписывайтесь на мой Telegram-канал: https://t.me/prokhorova_law

А если у вас вопрос, то не откладывайте его в долгий ящик и приходите на консультацию: https://t.me/lawcrm1_bot