Как свести к минимуму проблемы с поставщиками

➡ Вообще-то, избежать больших или маленьких проблем с поставщиками не реально. Что-то когда-то случится обязательно )

И поставщики люди, могут накосячить. И мы не всегда безгрешны, можем нарушить условия оплаты. Да и бизнес все ведут не в идеальном мире.

Поэтому мы легко можем в один прекрасный момент не получить сырье, комплектующие, товары. Вот просто у перевозчика сломалась выделенная машина или где-то нет свободных ж/д платформ. Бывает...

Или наш любимый и уважаемый поставщик вдруг решит поднять цены в силу, как ему кажется, объективных обстоятельств.

А может при отгрузке произойти пересорт и к нам придёт ну совсем не то, что требовалось.

Не лучше, если подрядчик услуг вместо обычных и проверенных специалистов, прислал рукожопов и у нас встала линия или не правильно прошло обновление ПО.

Вариантов миллион и тележка сбоку. И к этому стоит относиться философски 🤷‍♂

Но есть несколько правил, которых я придерживаюсь уже несколько десятилетий и которые здорово облегчают мне жизнь.

Действующих поставщиков в обойме, то есть с заключёнными договорами, должно быть по несколько на каждую важную товарную позицию или услугу.

Например, поставщиков услуг доступа в Интернет должно быть минимум два, а лучше три.

В некоторых случаях можно обойтись предварительным отбором потенциально подходящих поставщиков. Такой своеобразный «горячий резерв».

Поиск поставщиков проводится только по ТЗ от руководителя, который в поставках заинтересован. Нет ТЗ нет поставщика.

В некоторых случая ТЗ может быть простое. Типа "цена-сроки-важное свойство". Это подходит для распространённых товаров и услуг, которые легко взять с рынка.

В некоторых случаях потребуется подготовка ТЗ по шаблонам, в которых есть все важные параметры, условия и правила подбора поставщика, с весовыми характеристиками удельной важности этих пунктов. Как-нибудь опишу пример такого шаблона.

Знать кого-то из первых лиц поставщиков. И иногда с ними общаться. Не всех. Но тех, чьи сбои в поставках критичны для бизнеса или продукт уникален.

Не раз такие связи выручали меня. Просто берёшь телефон, набираешь и проблема как бы исчезает)

Закупщики должны мониторить рынок регулярно, по плану. Даже по тем позициям, по которым всё обстоит отлично. База потенциально подходящих поставщиков должна пополняться инициативно.

Отвалился поставщик - сразу есть откуда брать нового кандидата.

Чтобы действующие поставщики не снижали требовательность к себе, надо время от времени (лучше прямо по графику), делать им представление с результатами накопившихся косяков, предложением навести порядок и снизить цены. А может ещё и улучшить договорные условия.

Если хотя бы одно из приведённых правил у вас сейчас не выполняется, то очень-очень рекомендую провести реорганизацию работы с поставщиками и головной боли у вас точно станет меньше на порядок.

Да, такая работа требует усилий по систематизации процедур, большей ответственности и квалификации от закупщиков, но если кому-то из них это не понравится, то стоит от такого работника избавиться.

Понятно, что я описал не все возможные правила, и вы сможете добавить своих. Но и этих пяти достаточно, чтобы ввести системность в части закупочной политики бизнеса.

Такой вот опыт. Надеюсь вам он пригодится!

Еще больше про личный опыт и практику системных улучшений в бизнесе пишу в своем телеграм канале Строим системный бизнес с Алексеем Горбачом | Практика. Правила. Инструменты роста