Как проводить пересчёт товаров часто и без дополнительных затрат?

Инвентаризация на складе или в магазине — это ключевой процесс, который обеспечивает эффективное управление запасами и спасает от неприятностей вроде неожиданной недостачи товаров. Суть инвентаризации состоит в том, чтобы регулярно проверять фактическое количество и состояние товаров на складе или в торговом зале и сравнивать полученную информацию с данными, которые хранятся в учётной системе.

Инвентаризация проводится с целью:

Поэтому очень важно проводить инвентаризацию по всем правилам (регулярно и внимательно). Несерьёзное отношение к данной операции ведёт к последствиям, которые могут негативно сказаться на внутренних операциях компании и её финансовых показателях.

Обобщая: как можно вести бизнес, взаимодействовать с клиентами и партнёрами, опираясь на неверную информацию? Как доверять своим сотрудникам, которые пытаются скрыть воровство, порчу товара или недобросовестность персонала?

Всё это подчеркивает важность тщательной и точной инвентаризации как элемента общей стратегии управления запасами и финансовой стабильности компании. Но даже при всём этом есть склады, ввиду специфики которых инвентаризация на них не проводится. Поэтому далее мы рассмотрим, какие склады предусматривают обязательные инвентаризации, а какие — нет.

В этой статье:

К складам, обязательным условием работы которых является регулярное проведение инвентаризаций, относятся:

Как видим, проведение инвентаризации является стандартной и важной практикой управления запасами на большинстве складов. Но существуют специфические типы складов, где инвентаризация может быть нерегулярной или вовсе не проводиться:

Но даже в этих случаях некоторая форма учёта или мониторинга запасов обычно всё же существует для поддержания порядка и контроля над запасами.

У инвентаризации есть разновидности, зависящие от типа товара и требований к его учёту. Существуют следующие виды инвентаризации, основанные на характеристиках товаров.

Учёт по сериям

Проводится для товаров, которые отслеживаются по серийным номерам или партиям.

Применяется в основном для товаров с ограниченным сроком годности (медицинские препараты, пищевые продукты) или товаров, требующих строгого соответствия стандартам качества и безопасности (автомобильная или авиационная промышленность).

Учёт по видам

Используется для разделения и учёта товаров по различным категориям или видам.

Этот подход часто применяется в розничной торговле и на складах общего назначения, где товары могут быть разделены по типам, категориям, размерам, цветам и т. д.

Позволяет упростить процесс управления запасами, а также облегчает планирование закупок и анализ продаж по различным категориям товаров.

Сквозной учёт

Проводится для товаров, которые необходимо отслеживать на всём процессе их движения — от производителя до конечного потребителя. Часто используется в промышленности, где требуется строгое соответствие нормам и стандартам, например, в фармацевтике, пищевой промышленности, электронике.

Позволяет отслеживать происхождение каждой единицы товара, его перемещение, обработку и конечное использование.

Инвентаризация по уникальным идентификаторам

Применяется для дорогих или уникальных товаров, каждый из которых имеет индивидуальный идентификационный номер или маркировку. Подходит для электроники, ювелирных изделий, произведений искусства и других товаров высокой стоимости.

Но мало просто провести инвентаризацию на складе, важно загрузить в учётную систему обновлённые, полученные в процессе этой инвентаризации данные.

Для того чтобы правильно собрать данные для учётной системы, рекомендуется разбить этот процесс на несколько этапов:

Подготовка заключается в разработке плана инвентаризации: установить для неё чёткие цели и временные рамки. Желательно проводить инвентаризацию в периоды низкой активности, чтобы минимизировать её влияние на текущий рабочий процесс. Также необходимо проинформировать персонал о том, где, когда и зачем будет производиться инвентаризация.

В процессе инвентаризации будет происходить подсчёт всех товаров на складе и сбор дополнительной информации по ним. Для того чтобы инвентаризация происходила быстро и без ошибок, рекомендуется использовать специальное оборудование — терминалы сбора данных, которые позволяют автоматизировать этот процесс. Также на ТСД должен быть установлен специальный софт, который позволяет сканировать товарные штрихкоды, считывать всю информацию, заложенную в них и передавать её в учётную систему. Таким образом снижается зависимость от человеческого фактора, повышается точность и скорость проведения инвентаризации.

После того как данные собраны, нужно передать их в учётную систему (если используется ТСД, то этот процесс тоже автоматизирован). В системе будет произведён анализ причин расхождений физических и учётных данных, а также обновление данных в системе в соответствии с полученной с терминала информацией.

К основным данным, которые необходимо внести в учётную систему после инвентаризации, относятся:

Эта информация позволяет поддерживать актуальность данных в учётной системе. Важно, чтобы обновление данных в учётной системе проводилось оперативно и аккуратно после каждой инвентаризации.

Правильное выполнение инвентаризации оказывает влияние на другие операции в цепочке поставок и движения товаров. Это может быть как заказ и закупка товаров, так и планирование отгрузок, а также возможность быстро реагировать на изменения на рынке, ведь точные данные о запасах позволяют быстро адаптироваться к изменениям и тенденциям рынка.

Поэтому точная инвентаризация является ключевым звеном в эффективном управлении цепочкой поставок, от взаимодействия с поставщиками до удовлетворения потребностей клиентов и финансового учёта.

Сделать процесс инвентаризации более быстрым и чётким можно с помощью технических и программных средств. К ним относятся:

Терминал сбора данных не может выполнять возложенные на него функции без установленного на нем специализированного софта. Клеверенс является одним из крупнейших разработчиков программного обеспечения для ТСД на российском рынке, специализируясь как раз на автоматизации складов, торговых точек и других предприятий.

Главным продуктом Клеверенса, предназначенным для автоматизации всех складских процессов (в том числе инвентаризации товаров), является «Склад 15».

Для инвентаризации нужен документ, который можно выгрузить из учётной системы или создать на терминале. В этот документ вы будете сканировать товар: по списку (если документ выгружен) или произвольный (если создан на ТСД).

Сканируйте товар из списка на экране ТСД, либо произвольный, если этот список пуст. Если инвентаризация проходит на адресном складе, то сначала сканируйте ячейку, в которой лежит товар, а затем — сам товар.

После того как отсканирован весь товар, завершите документ на ТСД и отправьте в учётную систему. Результаты инвентаризации можно загрузить в существующий или новый документ 1С.

Кроме разработки программного обеспечения, Клеверенс занимается интеграцией оборудования, чтобы связка «железо+софт» работала правильно и без предварительных настроек. Поэтому компания имеет большой парк терминалов сбора данных, которые полностью готовы к работе с её продуктами.

Правильно и вовремя проведённая инвентаризация может избавить вас от таких проблем, как излишнее/ недостаточное количество товара на складе, финансовые издержки и даже ухудшение деловых отношений с клиентами и партнёрами. Поэтому стоит затратить своё время и ресурсы на то, чтобы сделать её регулярной и автоматизированной, ведь эти затраты еще окупятся в будущем отсутствием перечисленных проблем в ведении бизнеса.