Как мы нашли инструмент, который позволил нам избавиться от пересортов и собирать заказ за 1 минуту

Остатки в квадратных метрах и никаких артикулов, дополнительных разрезов номенклатуры и реквизитов — далеко не идеальная, но вполне рабочая система. Однако дублирование данных стало переходить все мыслимые границы, и мы поняли, что если сейчас не найдём какой-то более точный инструмент учёта, просто потеряем время и деньги. И мы приступили к поиску решения на рынке Auto-ID.

Как мы нашли инструмент, который позволил нам избавиться от пересортов и собирать заказ за 1 минуту

Всё началось с идеи, а дальше…

Начало было стандартное для любого бизнеса: пошли от идеи к реализации, нарабатывали клиентскую базу, развивали партнёрские отношения, расширяли ассортимент. Глубина номенклатуры по кромке всё время расширялась. Увеличивалось количество характеристик: ширина и толщина кромки, породы древесины.

Мы — компания «Вуд-Маркет», торговая марка «КИНГВУД» — занимаемся поставками натуральных шпона и кромки, ценных пород древесины, планкена для террас и фасадов. Изначально выбрали для себя направление премиум и всегда старались не только предложить клиентам широкий выбор качественных товаров, но и обеспечить высокий уровень сервиса.

Как мы нашли инструмент, который позволил нам избавиться от пересортов и собирать заказ за 1 минуту

Взять, например, кромку. Это материал для облицовывания кромок щитовых деталей в виде полосы (ленты) из шпона. Изготавливают её из разных пород дерева, разной толщины и ширины, разная по количеству намотки в рулоне. Не всегда в спешке кладовщик может «на глаз» определить породу, тем более если опытный сотрудник в отпуске.

И со временем у нас стали возникать неприятные моменты — когда в заказ попадал не тот товар. Конечно, это сказывалось на репутации и имидже компании. Да, в итоге все эти моменты удавалось уладить, но, как говорится, осадок оставался. Прежде всего у нас самих.

Почему кладовщики путали продукцию?

Всё, что связано с древесиной, — не так просто, как может показаться на первый взгляд. Идентифицировать её сложно: только после полировки, шлифовки и покрытия лаком она показывает свой рисунок. И тогда ты понимаешь, что ошибся — цвет ушёл в розовый или текстура другая уже — и вместо дуба продал ясень.

Причин, по которым возникала пересортица, было несколько. Во-первых, помимо того, что кромка отличается по цвету, она ещё и хранится у нас на складе в рулонах разной толщины. И если отличить визуально дуб от вишни сможет каждый, то визуально идентифицировать продукцию лишь по оттенку древесины — требует опыта и определённых навыков.

Пример кромки в рулонах (фото из интернета)
Пример кромки в рулонах (фото из интернета)

Во-вторых, товарные остатки у нас указаны в квадратных метрах, без каких-либо дополнительных разрезов номенклатуры, реквизитов и артикулов. Сотрудник склада что-то брал с полки и был уверен, что отгружает именно то, что выписал в 1С, что идентифицировал всё правильно.

В-третьих, на все товары в 1С были заведены отдельные номенклатурные карточки. И при получении продукции от поставщика кладовщики часто создавали новую карточку. Естественно, это приводило к дублированию данных.

И если на словах всё это выглядит достаточно буднично и знакомо многим, то в отношении с клиентами часто бывали казусы. Приходилось делать возвраты, и клиенты теряли время на ожидание изготовления своих заказов. В конце года при инвентаризации дополнительно сводили пересортицу. Фиксировали излишки и недостачу.

Амбициозные планы

Конечно, мы хотели в кратчайшие сроки решить все эти проблемы с путаницей и создать надёжную и эффективную систему управления складом. Посмотрели, что предлагает рынок. Процессу автоматизации кромки альтернативы не было.

И вот тут мы поняли, что реализовать наши задумки быстрее всего можно с помощью аутсорсеров. Снова пришлось мониторить рынок, искать интеграторов, которые смогут не просто установить нам программу, но и выстроят полноценную систему управления складом.

Мы выделили несколько пунктов, которые нужно было реализовать в первую очередь. Так как номенклатурный справочник доставлял больше всего хлопот — каждый вид товара отображался в учёте как отдельная номенклатурная карточка — начать решили именно с его систематизации. После чего уже можно было бы делать следующий шаг к наведению порядка на складе — выстраиванию контроля движения товаров.

В принципе, пожелания клиента были достаточно чёткими и понятными:

- полностью исключить ошибки при сборке заказов,

- максимально сократить время на поиск продукции на складе,

- оптимизировать обработку заказов,

- свести к минимуму количество выполняемых вручную операций.

Поэтому сразу же после предпроектного исследования мы приступили к реализации поставленных задач.

Сергей Галушко, руководитель проектов компании «Виант»

Наши незаменимые помощники — софт и «железо»

Конечно, мы сразу задались вопросом, какое оборудование и программное обеспечение выбрать. И если в разнообразии терминалов сбора данных можно потеряться, то разработчиков ПО не так-то много.

И вот тут как раз хочется отметить самый большой плюс работы со специалистами компании «Виант». Они взяли на себя задачу по подбору всего необходимого для перехода на «цифру»: рассказали нам про мобильные компьютеры, провели демонстрацию возможностей софта. И в итоге мы остановились на связке из терминалов сбора данных Urovo RT40 и программного продукта «Склад 15» от «Клеверенс».

Как мы нашли инструмент, который позволил нам избавиться от пересортов и собирать заказ за 1 минуту

Оклеили штрихкодами весь склад

О плюсах и преимуществах использования системы штрихкодирования вы можете почитать в интернете, поэтому подробно о ней не буду рассказывать. Отмечу только, что данная технология сыграла важную роль в процессе создания программно-аппаратного комплекса на базе нашей системы учёта — «1С: Управление торговлей».

Первым делом мы решили разобраться с кромкой. Как я уже говорил, эту категорию товаров чаще всего путали кладовщики. Интеграторы предложили внедрить так называемую систему уникального штрихкодирования для модернизации карточек товаров. То есть применить для разных видов номенклатур разные подходы. Например, среди прочих характеристик учитывать ещё и ширину.

Теперь кладовщики также могут сразу же при приёмке продукции формировать QR-код для каждого рулона шпона. В этом коде будет «зашита» информация о дате поставки товара на склад и площади шпона в рулоне, и он будет доступен для печати и учёта товара по отчётам и документам.

Сергей Галушко, руководитель проектов компании «Виант»

Сейчас у нас есть строго регламентированный и ограниченный набор номенклатуры с большим количеством характеристик. Убрали всё лишнее. Это удобнее и понятнее. И нет ненужных наименований.

А номер серии товара теперь идентифицирует партию и соответствует дате её поступления на склад. При этом себестоимость рассчитывается для каждой серии отдельно. Так как у нас на складе может храниться, например, 10 единиц одной номенклатуры, которые были получены от поставщика в разное время, по разной себестоимости. Соответственно, себестоимость будет отличаться.

По факту мы адаптировали под наши реалии 3 основных процесса: приёмку, отгрузку и инвентаризации. Каждую операцию интеграторы дорабатывали и настраивали под наш склад.

Приёмка товаров

Товары на склад поступают не только от поставщиков или по итогу перемещения между внутренними объектами компании. Поэтому нам было важно, чтобы кладовщик при открытии документа видел все данные по поставщику, номенклатуре, характеристикам, количеству и стоимости.

Для этого интеграторы настроили автоматическую выгрузку документов приёмки в мобильное приложение «Склад 15» на ТСД после их проведения в системе учёта. А сама операция выполняется на основании документов «Прочее оприходование товаров» или «Возврат от клиента».

Приёмка от поставщика сейчас выглядит следующим образом:

  • Менеджер создаёт в 1С документ «Прочее оприходование товаров» и отправляет его на ТСД;
  • Кладовщик видит на своём терминале информацию о товарах к приёмке — плановое и фактическое количество;
  • Выбирает «Печать этикеток» для необходимой позиции и вводит длину намотки в метрах.

Такой алгоритм интеграторы разработали для того, чтобы на основе введённой информации система могла вычислить площадь каждого рулона и автоматически преобразовать дату поступления в название серии (партии).

Так как шпон у нас есть разной толщины, нужно было, чтобы этикетка соответствовала размеру самого тонкого — 20 миллиметров. Но при этом содержала в себе текст — чтобы быстро визуально оценить, что за товар перед нами — с наименованием, длиной намотки и серией. А также — непосредственно QR-код, содержащий всю эту информацию.

Когда кладовщик считывает при приёмке такую приклеенную на рулон этикетку, система автоматически понимает, сколько метров квадратных в этом рулоне, и плюсует их к приходному количеству. Если при сканировании обнаруживается, что товара нет в базе, создать для него штрихкод можно прямо с ТСД.

Также «Склад 15» предупредит сотрудника о расхождениях с планом и не позволит продолжить работу либо пока не будут внесены корректировки в исходный документ в системе учёта, либо пока не будет создан дополнительный приходный документ на излишек товара.

Сергей Галушко, руководитель проектов компании «Виант»

Удобнее всего то, что все данные «уходят» в 1С сразу после завершения операции. И уже в системе учёта автоматически формируется «Приходный ордер».

Поступление при перемещении с другого склада

Когда мы автоматизировали основной склад, решили воспользоваться возможностью выставлять разные настройки серийного учёта для разных складов в 1С. Теперь в случае перемещения со склада, где не используются SN, на автоматизированный, для товара — во время приёмки — генерируются серии, равные дате поступления. И уже по ним кладовщики маркируют штрихкодами и приходуют продукцию.

Сотрудник склада в любой момент может создать этикетку для товара в «Складе 15» или сгенерировать серии по дате поступления. А если плановое и фактическое количество не совпадают, на экране терминала появится уведомление, операцию нельзя будет завершить.

Такое ограничение, как минимум, сокращает количество ошибок человеческого фактора. Кладовщик уже не сможет сказать «Я смотрел, всё было нормально». Ему действительно придётся перепроверить сколько штук пришло, а сколько не пришло.

Мы реализовали опцию автоматической перевыгрузки приходных документов в случае обнаружения расхождений. Каждый раз, когда кладовщик завершает работу с документом в «Складе 15», в 1С автоматически создаётся приходный ордер на ту часть товара, которая уже принята.

При этом документ-распоряжение с ещё непроверенным и неоприходованным товаром будет доступен для работы на ТСД, пока не будут приняты или отменены все строки в распоряжении в 1С.

Сергей Галушко, руководитель проектов компании «Виант»

Отгрузка товаров

Дорогостоящие материалы высокого качества давно стали неотъемлемой частью российского рынка. Конечно же, мы тоже хотим, чтобы у наших клиентов было всё самое лучшее, и они могли самостоятельно выбирать нужный товар.

А так как у нас оттенки цвета могут отличаться в разных партиях, нам нужно было настроить процесс подбора таким образом, чтобы его можно было выполнять не вручную.

Подбор товаров для клиента

Когда клиент приезжает за товаром, за ним закрепляется оператор склада. Этот сотрудник берёт ТСД, открывает в «Складе 15» раздел «Подбор заказа», создаёт новый документ и сканирует QR-коды тех рулонов, которые выбрал клиент. При этом кладовщику не нужно высчитывать длину и общий объём — система автоматически распознает, что это за товар, и определит количество квадратных метров.

Когда кладовщик завершает подбор на терминале, информация «улетает» в 1С. И на её основании в системе учёта формируется обезличенный документ «Заказ клиента»: без цен, контрагента. Эти данные заполняет менеджер.

Отбор при перемещении на складе

Эту операцию мы настроили аналогично подбору товаров для клиента:

- Для отгрузки товаров со склада-отправителя кладовщик сначала создаёт на ТСД документ «Заказ на перемещение»;

После — отбирает товар;

Далее в 1С автоматически формируются документы «Перемещение» и «Расходный ордер».

Сергей Галушко, руководитель проектов компании «Виант»

Инвентаризация с помощью ТСД

Наконец-то мы можем сказать, что пересчёт товаров в ручном режиме остался в прошлом — уже не нужны будут многостраничные бумажные ведомости. Глобальную инвентаризацию склада планируем запустить в декабре.

Оператору нужно будет просто создать в 1С документ «Пересчёт товаров», в котором будет указан склад и учётный остаток товаров. Далее выгрузить его на ТСД и отсканировать все штрихкоды. После завершения инвентаризации результаты пересчёта автоматически передадутся обратно в 1С, и уже в системе учёта сформируется сличительная ведомость. При таком механизме на пересчёт товаров уйдёт в несколько раз меньше времени, чем если бы мы всё делали вручную.

Результаты совместной с интеграторами работы

Мы не собираемся останавливаться на достигнутом, и это главное! Сейчас обсуждаем масштабирование опыта по автоматизации учёта категории «кромка» на складе в Одинцово на другие категории продукции на других складах нашей компании. Конечно, на всё потребуется время, но преимущества от реализации проекта видны невооружённым взглядом.

Во-первых, мы провели получили возможность проводить инвентаризации. Но уже не «по бумажке», а с помощью «Клеверенса» и ТСД. Сделали сортировку продукции, свели остатки. Оклеили кромку ШК. Теперь для того чтобы отгрузить заказ, нужно только «пикнуть» штрихкод. Вот и весь процесс.

Во-вторых, штрихкодирование по различным характеристикам и серийный учёт обеспечили нам тот уровень прозрачности, к которому мы всегда стремились. При приёмке мы на 100% знаем, что пришло 50 рулонов кромки. Знаем, какой она ширины и метраж намотки каждого рулона. Ошибиться просто невозможно. Дальше уже бухгалтер вносит данные в систему, кладовщик генерирует ШК и оклеивает этикетками товар.

В-третьих, все складские операции выполняются полностью автономно. А то, что данные передаются в 1С в автоматическом режиме, — как раз и обеспечивает нам возможность всегда видеть актуальные остатки.

Благодаря работе с ТСД и «Клеверенсом» нам удалось в разы повысить пропускную способность склада и снизить количество ошибок, связанных с человеческим фактором. Кладовщики сейчас все операции с товаром выполняют с терминалами в руках и по штрихкодам. Соответственно, выросли и уровень сервиса, и качество обслуживания покупателей.

Внедрённая нами на складе «Вуд-Маркет» система позволяет в режиме реального времени отслеживать поступления и перемещения товаров. Это значит, что управление складом — под полноценным контролем, а клиенты своевременно и точно получают информацию по своим заказам.

Сергей Галушко, руководитель проектов компании «Виант»

В результате этого проекта мы получили чёткую систему управления товародвижением — подключили адресный склад. Также повысили скорость выполнения операций и обработки заказов. Раньше нужно было на компьютере сформировать накладную, выписать, отправить бухгалтеру. Сейчас «пикнул», и данные ушли на ТСД. Весь процесс занимает 1 минуту.

И подбор заказов стал проще в несколько раз: считал штрихкод и сразу понимаешь, что это — вишня. Всё, можно продолжить сборку, а не заниматься долгими поисками нужной продукции.

Довольны ли мы? Однозначно, да! Но впереди ещё много работы.

ДИСКЛЕЙМЕР: Статья написана для блога «Клеверенс» на основе интервью с Александром Коновальским, исполнительным директором «Вуд-Маркет» и Сергеем Галушко, руководителем проектов компании «Виант»
НАД СТАТЬЁЙ РАБОТАЛИ: Евгения Алербон
11
Начать дискуссию