Почему мы предложили клиенту автоматизировать учёт имущества с помощью RFID технологии

На реализацию проекта мы потратили почти 3 месяца. В результате клиент получил возможность пересчитывать имущество в 8 раз быстрее, актуальную информацию по подотчёту материально-ответственных лиц и всегда точные данные о месторасположении многомиллионного оборудования.

Но давайте обо всём по порядку: сначала мы выиграли тендер.

У госучреждений есть одна специфическая особенность: все работы, передаваемые на аутсорс проводятся через тендер, в котором участвуют несколько компаний. И мы такой тендер выиграли. При том, что чёткого понимания, как можно оптимизировать учёт в рамках института, у коллег из ПИМУ не было, они обозначили несколько основных задач, которые хотели решить:

Интеграцию системы учёта «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 2.0» с терминалами сбора данных и программным обеспечением обсуждали отдельно: её нужно было реализовать на типовом уровне.

Сразу хочу выделить немного цифр и показателей проекта:

Более подробно о результатах расскажу в самом конце.

ПИМУ — это 7 институтов, 59 кафедр и 9 факультетов. Основных проблем на этих многочисленных объектах было несколько:

Обычно мы предлагаем своим клиентам автоматизировать процесс учёта основных средств с помощью ПО «Клеверенс: Учёт имущества». Но в этот раз, при более детальном рассмотрении поставленных задач и техзадания, поняли, что если внедрим этот продукт, МОЛам придётся тратить время ещё и на составление подробных отчётов о приёмке/выдаче оборудования.

Поэтому, когда представители ПИМУ приехали в Москву для обсуждения проекта, мы первым делом продемонстрировали технологию RFID. А после созвона с бухгалтерией ПИМУ по видеосвязи составили ТЗ, согласовали перечень работ и приступили к внедрению.

Объекты, которые нужно будет маркировать RFID-метками и самое оптимальное расположение меток мы определили во время очной встречи с ведущим аналитиком Университета Иваном Мальшиковым и заместителем ректора ПИМУ Москвиным Алексеем в Нижнем Новгороде. Тогда же смогли протестировать расстояние считывания.

В принципе старались реализовывать проект поэтапно, чтобы ничего не упустить и учесть все пожелания клиента. Составили техническое задание, после согласования которого приступили к разработке на базе «Клеверенса» и настройке оборудования на территории ПИМУ. А вот опись имущества университета и маркировку его RFID-метками смогли начать только после полной готовности программно-аппаратного комплекса на тестовом контуре.

Коллеги из Приволжского исследовательского медицинского сразу обозначили, что хотели бы реализовать проект без использования промежуточной базы. Поэтому мы приняли решение добавить в конфигурацию «Склада 15 с RFID» отсутствующие блоки с информацией по «Центру материальной ответственности» и системам учёта и полностью изменить некоторые бизнес-процессы.

Оборудование выбирали не менее основательно: выслушали наши предложения относительно ТСД и подсчитали необходимый к покупке минимум. И только после проведения тестовых инвентаризаций определились, сколько ещё мобильных устройств нужно.

Поставкой принтеров и терминалов сбора данных Chainway осуществляли мы, а меток – производитель. С метками, на самом деле, оказалось немного сложнее: RFID-метки для диэлектриков и металлических поверхностей отличаются друг от друга. И нам пришлось делить всё оборудование Университета на группы.

Но даже несмотря на это в ходе маркировки мы столкнулись с двумя небольшими препятствиями:

Систему мы внедрили ещё не во всех филиалах ПИМУ, поэтому парк оборудования точно будет масштабироваться. Пока в университете используют для учёта имущества 3 RFID мобильных компьютера Chainway C72 и 2 принтера POSTEK TX2 RFID. Один из которых используется под диэлетрики, второй — под металлические метки.

На маркировку всего имущества ПИМУ у нас ушло почти 3 месяца. Так как на момент внедрения примерно 50% оборудования не стояло на балансе Университета. Оно было либо подарено спонсорами, либо приобретено на грантовые деньги сотрудников. И хотя стоимость единицы вполне могла превышать 20-40 миллионов рублей, её нельзя было оприходовать.

И даже несмотря на то, что условная гильотина использовалась на территории ПИМУ, она всё равно не являлась собственностью университета. Для маркировки таких объектов имущества мы сделали специальную обработку на стороне системы учёта, которая теперь позволяет распечатать этикетку жёлтого цвета на обычном принтере. А само оборудование помечается как грантовое и не учитывается в ходе инвентаризации.

Кроме того, мы добавили фото оборудования, прописали его название и место крепления RFID-метки в специальном Excel файле. Чтобы сотрудники склада при получении новой поставки могли открыть этот каталог и посмотреть всю нужную информацию. Также мы предусмотрели в Системе возможность выгружать сформированную в «1С: Бухгалтерия государственного предприятия» ведомость для проверки фактического наличия имущества.

Чтобы обеспечить корректность сканирования меток, мы написали несколько различных алгоритмов автоматической проверки. Например, пользователь может считывать метки в одном помещении как частично, так и полностью. Это регулируется настройками документа в «Складе 15» на ТСД. При этом терминал будет искать либо заявленное в «Плане» и отсекать всё остальное, либо проставит отметку «Сверх плана» для лишних позиций.

Всего мы автоматизировали 3 процесса для ПИМУ:

В типовой конфигурации «Склада 15» на метку можно записать только штрихкод формата EAN13. Но мы реализовали возможность записи любой последовательности знаков до 24 символов и добавили необходимую для записи RFID-меток операцию «Маркировка» на ТСД.

«Центр МОЛ» в «1С:БГУ» выступает в роли некой связки между МОЛами и местоположением объекта инвентаризации. И для каждого из таких центров мы создали новый отдельный справочник, который можно выгрузить на ТСД перед ревизией ОС.

А вот процесс перемещений пришлось полностью переделывать. Теперь выбрать ЦМО и получателя ТМЦ можно либо путём сканирования метки, либо считыванием ШК. И если объект не соответствует МОЛу, на экране ТСД появится сообщение: «Имущество с таким инвентарным номером находится в подотчёте у другого ЦМО и не будет добавлено в документ».

Во время списания происходит такая же проверка при выборе объекта и лица, с которого будет списана указанная единица имущества. Это реализовано для того, чтобы сотрудники не совершали ошибочных или заведомо неверных действий.

Операцию «Инвентаризация» мы тоже изменили под потребности ПИМУ. Теперь для каждого Центра материальной ответственности создаётся отдельный документ инвентаризации. В него автоматически загружается дополнительная информация: счёт учёта, данные МОЛа, инвентарный №, наименование имущества, срок полезного использования и дата ввода в эксплуатацию — чтобы можно было понять списано/самортизировано в 0 или нет.

Кроме того, мы прописали обязательное условие для документов инвентаризации: указывать, какой ЦМО проверяется. А для объектов — возможность поменять в 1С текущий статус и целевую функцию.

Например, если какая-то единица имущества сломана, можно указать, что её нужно списать и утилизировать. В таком случае на ТСД автоматически активируется камера — чтобы можно было сфотографировать повреждения. После чего фотография так же автоматически загрузится в документ инвентаризации с инвентарным № объекта. И можно будет в описи, в прикреплённых файлах посмотреть фото повреждений.

А чтобы пользователи не могли случайно отсканировать не ту метку/штрихкод или добавить в документ лишнюю позицию, мы поставили блокировку: на экране ТСД сразу же появляется уведомление «не найдено»/«найдено не в своей зоне хранения» и предложение добавить или отказаться. А в столбце «План» — соответствующая пометка.

Чаще всего предприятия государственного сектора задумываются об автоматизации учёта, когда понимают, что информация об основных средствах организации не соответствует действительности и нужно как-то минимизировать имущественные потери. А уже мы рассказываем и показываем, как переход «на цифру» ускоряет проведение инвентаризаций и повышает эффективность работы всех подразделений.

С ПИМУ мы сотрудничаем с 2013 года. И на момент обращения с вопросом автоматизации учёта ОС, понимали, что это новое для коллег решение, на адаптацию к работе с которым они потратят немало времени.

Но, как они сами признаются, сегодняшние результаты учёта с ТСД Chainway и «Складом 15» радуют: