Сравнили облачную и стационарную кассу: какие сделали выводы
Понять, какую онлайн-кассу для бизнеса лучше приобрести бывает тяжело. В статье разберем — стационарная или облачная касса: что выбрать?
Что такое облачная и стационарная касса
Онлайн-касса и облачная касса: в чем разница?
Многие ошибочно воспринимают облачную кассу как облако, которое позволяет принимать оплату и отправлять чеки. Но это тоже онлайн-касса, как физический терминал.
Главная особенность виртуальной кассы — формирование электронного чека, а не печать бумажного. Такой чек имеет ту же юридическую силу, что и бумажный. Получить его покупатель может по электронной почте или в SMS. Облачная касса подходит только для приема онлайн-платежей.
Чаще облачная касса оформляется ИП в аренду и хранится в дата-центре с доступом к стабильному интернету. На нее также требуется фискальный накопитель. ККТ автоматически открывает и закрывает смены, работает 24/7. Применение виртуальной кассы соответствует 54-ФЗ.
Предприниматели могут следить за отправкой чека из личного кабинета в любое время.
Как правило, при возникновении ошибок компания-поставщик быстро и без участия ИП решает любые ошибки на стороне оплаты и отправки чека.
Стационарная касса является привычным кассовым аппаратом, который часто можно встретить в розничном магазине. Она работает от компьютера и со специальной программой. Также требует фискальный накопитель для хранения данных о транзакциях.
Как работает облачная касса и как работает стационарная
Работа двух онлайн-касс отличается незначительно. Работа виртуальной кассы проходит в несколько этапов:
- При оплате онлайн, клиент заполняет платежную форму, вводя реквизиты банковской карты.
- Банк подтверждает оплату и переводит деньги на р/c предпринимателя.
- Облачная касса присваивает чеку фискальный признак, делая его законным.
- Данные отправляются в ОФД.
- Через ОФД чек попадает клиенту на почту или в SMS и в ФНС.
Стационарная касса работает также, только оплату покупатель производит на месте наличными, по карте или через QR-код. А чек клиент получает в бумажном варианте или электронный, если кассир заранее попросит данные покупателя.
Плюсы облачной кассы и плюсы стационарной
Преимуществ у облачной онлайн-кассы несколько:
- Не нужно дополнительное оборудование, как для стационарной кассы: монитор, сканер, принтеров чеков и т.д.
- Если касса приобретена в аренду, все заботы с ее хранением и работой берет на себя компания-арендодатель. Поэтому за ней не нужен постоянный контроль со стороны бизнеса.
- Компания-арендодатель самостоятельно заменяет фискальный накопитель, когда выходит срок или достигается лимит чеков.
- Виртуальная касса работает автономно без кассира.
- Автоматическая отправка электронных чеков клиентам и в ФНС.
Преимущества стационарной кассы отличаются:
- Касса приобретается единоразово и навсегда. Она принадлежит именно вам.
- Может выдавать как бумажные чеки, так и электронные, если подключить сторонние сервисы.
Какая касса выгоднее: облачная или стационарная
Единоразовая покупка стационарной кассы выгоднее, чем аренда облачной. Но второй вариант подразумевает несколько плюсов:
- Бизнес может запланировать свои расходы. Он оформил договор, купил фискальный накопитель и платит за аренду определенный период. Со стационарной кассой расходы не предскажешь: любая поломка или ошибка — траты денежных средств на технического специалиста.
- При аренде облачной кассы в тариф входит, помощь в регистрации с ФНС, ОФД, мобильные приложения для аналитики и учета (включенные в тариф функции зависят от выбранной компании-арендодателя).
Также облачная касса может быть выгоднее в случае, если у вас много курьеров. Например, Бизнес.Ру при аренде предоставляет приложение «Мобильный кассир», которое можно установить каждому сотруднику на смартфон для удаленного приема онлайн-платежей. Это решение соответствует 54-ФЗ.
Какая касса проще обслуживается
Для бизнеса простота обслуживания заключается в аренде облачной кассы. Все обязанности берет на себя компания-арендодатель:
- регистрация кассы;
- замена фискального накопителя;
- исправление ошибок;
- стабильное подключение к интернету;
- надежное хранение в дата-центре.
Стационарная же касса требует к себе внимательного обслуживания. Лучше нанять штатного технического специалиста для своевременного устранения ошибок, чтобы не попасть под штраф. Например, бумажный чек клиенту должен быть выдан сразу при оплате и без ошибок в реквизитах. Эти условия не должны быть нарушены по 54-ФЗ.
Итоги: какую кассу выбрать?
Стационарная или облачная касса: что выбрать? Можно сделать несколько выводов по статье. Облачная касса подходит не каждому бизнесу, а только тому, кто работает в интернете и принимает онлайн-платежи.
Поэтому виртуальная касса выгодна и подходит прежде всего для онлайн-бизнеса.
Привычная стационарная касса подойдет для розничного магазина и тех, кто работает в офлайн-формате.
Поэтому отталкивайтесь при выборе кассы прежде всего от вида бизнеса.