Почему регламенты – это мощный инструмент управления бизнесом?

Привет! Я Артемий Прокопенко — бизнес-архитектор, эксперт по цифровой трансформации, развитию и масштабированию бизнеса.

Я занимаюсь реализацией разных по масштабу и отраслевой специфике проектов, нацеленных на стандартизацию и автоматизацию бизнес-процессов путем внедрения программ 1С, на повышение прибыльности и управляемости бизнеса.

В этой статье я как бизнес-архитектор расскажу о главных преимуществах применения регламентов в компании. Я отвечу на вопрос: почему регламенты позволяют эффективно управлять процессами и сотрудниками?

Представьте такую ситуацию: вы купили новый смартфон за 10 тыс. руб., начали им пользоваться и поняли, что его надо заряжать каждые 2 часа, иначе после 2 часов эксплуатации он просто выключается.

Какой вывод можно сделать из этой ситуации? Вывод очевиден: смартфон плохой, иначе говоря, он некачественный. Но почему вы решили классифицировать его как некачественный? Конечно, на основании сравнения с аналогичными моделями. Значит, для устройств ценовой категории от 8 до 10 тыс. (условно) есть какой-то базовый эталон, которому должны соответствовать современные смартфоны. Эталон, который предполагает сохранение заряда на протяжении минимум 6 часов, объем оперативной памяти от 2 Гб и другие свойства. Такой эталон с набором нормативных, т.е. соответствующих норме, характеристик и называется стандартом.

Одна из ключевых задач управленческой деятельности — это стандартизация бизнес-процессов, т.е. разработка документов, устанавливающих правила и эталонные (нормативные) ключевые результаты реализации бизнес-процессов.

Очень часто регламент воспринимают как огромный 100-страничный документ с описанием правил, которые никому не нужны и которые никто не соблюдает. Многие ошибочно полагают, что регламент — это продукт бюрократической машины и что регламенты создаются только по формальной причине «для того чтобы было». Конечно, это неправильная точка зрения!

Хороший рабочий регламент — это инструмент управления и развития не только процессов, но и сотрудников, задействованных в процессах.

Главное назначение регламента — утвердить эталонный алгоритм достижения определенной цели, значимой для компании.

Итак, для чего все-таки нужны регламенты? Ниже я перечислил 6 основных причин необходимости использовать регламенты в бизнесе.

Регламенты позволяют утвердить для сотрудников стандарт качества промежуточных и финальных результатов их работы.

Иными словами, с помощью регламента бизнес-процесса можно понять, насколько правильно и эффективно сотрудники выполняют свои обязанности.

Регламенты позволяют систематизировать всю деятельность компании, сформировать базу знаний, содержащую информацию о том, как компания функционирует и как ей управлять.

Такая база знаний обеспечит независимость бизнес-процессов от конкретных сотрудников и поможет избежать ситуаций, когда ключевой сотрудник уволился и не успел / не захотел передать важные знания, необходимые для успешной работы бизнеса.

Регламенты необходимы для того, чтобы обнаружить и ликвидировать «узкие места» в бизнес-процессах компании. Такие проблемные зоны невозможно найти, если не обладать общей картиной по процессу.

Регламенты предоставляют возможность образовать такую картину и посмотреть на весь процесс целиком: от стартового события до финального (со всеми ключевыми этапами, сроками и ответственными).

Регламенты — это отличный инструмент адаптации новых сотрудников.

Изучив релевантный для себя набор регламентных документов, новый сотрудник сможет быстрее погрузиться в рабочую атмосферу, понять свою роль в процессах и начать выполнять свои обязанности, опираясь на действующие стандарты.

Правильно разработанные регламенты являются ценными помощниками для сотрудников, т.к. помогают ответить на многие вопросы, например: какой нормативный результат от меня ждут? какие ресурсы я могу задействовать? в течение какого срока я должен предоставить результат?

Масштабировать можно только тот бизнес, в котором выстроена система и соблюдаются задокументированные правила, отраженные в регламентах. Хаос никогда не поддается масштабированию!

Поэтому если предприниматель планирует масштабировать свою компанию, важно особое внимание уделить наведению порядка в процессах. Самый эффективный способ это сделать — составить и запустить рабочие незабюрократизированные регламенты.