Советы по поддержанию чистоты и порядка на рабочем месте

Говорят, что гений властвует над хаосом, а порядок – удел посредственных людей. Однако практика показывает, что бардак на рабочем месте ничуть не помогает, а наоборот, приводит к снижению продуктивности, ослаблению внимания и ухудшению самочувствия.

Интересный факт

Учитывая, как много времени каждый человек проводит на работе, результаты этого исследования легко можно применить не к жилью, а к рабочему месту, причем любому: офису, домашнему кабинету, лаборатории, учебному кабинету и пр. Связана такая реакция с тем, что в захламленном помещении в поле зрения слишком много раздражителей, которые не позволяют сконцентрироваться и качественно выполнить ни одну задачу.

Итак, беспорядок на рабочем месте приводит к целому ряду проблем:

• снижение производительности, задержки в выполнении даже рядовых заданий, не говоря уже о сложных и творческих;
• возникновение ошибок или недоработок из-за рассеянного внимания;
  
• постоянная трата времени на поиск нужных вещей;
  
• угнетенное состояние, плохое настроение из-за большого количества раздражителей на рабочем месте.
  

А если этот бардак находится в офисе, где бывают клиенты, партнеры, коллеги, возникает еще одна проблема – испорченная репутация. Едва ли кто-то расценит бедлам как признак творческой натуры, скорее, решит, что перед ним неорганизованный человек, не вызывающий доверия.

Разумеется, самое простое решение: выполнить генеральную уборку и постараться поддерживать чистоту. Но человеку, который привык к беспорядку, не так просто это сделать, поскольку придется полностью переорганизовывать рабочее место, а заодно и заводить новые привычки. В принципе, было бы желание, а с остальным поможет масса правил и лайфхаков по организации рабочего пространства.

Главная задача при организации рабочего места – сделать его комфортным и эргономичным. Там не должно быть идеально чисто и вещи не должны располагаться по размеру или алфавиту, но все должно лежать так, чтобы в процессе тратить минимум времени на поиск нужного предмета или документа.

Итак, придерживаемся нескольких принципов:

• самые нужные и часто используемые предметы располагаются ближе всего;
• рабочее кресло или стул должны быть комфортными и обеспечивать удобное положение тела (очень важно для всех людей с сидячей работой);
  
• на столе и в рабочей зоне важно придерживаться минимализма.
  

Такой поход позволяет избавить себя от стресса и суеты, неизбежных при наличии беспорядка. А теперь разберемся в нюансах организации рабочего места более подробно.

Комфортное рабочее место означает, что комфортно именно вам. Кому-то может показаться неудобным расположении папок на столе или высота офисного стула или уровень освещения – если вас все устраивает, пусть так и остается. Главное, чтобы не было отвлекающих мелочей, из-за которых незаметно накапливается усталость и раздражение.

Выбор в пользу эргономичных вещей – простой способ сделать рабочее место комфортным. Это и такие нюансы, как удобная ручка для письма или правильно выставленная яркость монитора, так и более серьезные вещи: надежное кресло или стул, температура в помещении, освещение. Рядовой сотрудник офиса может повлиять не на все вещи, но если вы что-то можете изменить, обсудив с начальством или коллегами, обязательно сделайте это.

Просторная рабочая поверхность. Столешница должна быть достаточно просторной, чтобы расположить там нужные документы во время работы. Уберите все, что крадет пространство, там должны находиться только те предметы, которые необходимы в ближайшее время.

Систематичность в поддержании порядка. Порядок – вещь непостоянная, и чтобы сохранять его, нужно уделять уборке хотя бы несколько минут каждый день. Возьмите за привычку начинать и заканчивать день наведением порядка на рабочем месте. Утром протереть пыль, вечером разложить документы в папки, канцелярию по органайзерам, вынести мусор. Это простые ритуалы, но очень действенные.

Продуманная система хранения. Наконец, для продуктивной работы необходима рациональная организация рабочего места. Постарайтесь располагать под рукой самое нужно и часто используемое, остальное разложите по полкам и ящикам. Не забывайте вовремя выбрасывать черновики и отработанные материалы, чтобы не захламлять рабочее пространство. И, наконец, используйте органайзеры.

Есть два основных способа хранения документов:

Горизонтальный (при наличии горизонтальных полок, широких стеллажей, на которых можно разместить горизонтальные органайзеры). Для него используются:

• коробки для папок с документами (можно ставить друг на друга);
• настольные лотки для бумаг из пластика или дерева.
  

Вертикальный (если в помещении высокие, узкие шкафы, стеллажи, есть пространство между мебелью, где можно разместить вертикальные накопители). Тут помогут:

• боксы для документов;
• высокие органайзеры, в которых папки «стоят»;
  
• настенные органайзеры-карманы.
  

Для большего удобства можно использовать многоразовые ярлычки из металла или пластика, которые крепятся на папки или боксы, помогая сортировать документы.

Я уже написал о том, что на рабочем столе важно убирать утром и вечером. Это необходимый минимум, если же вы хотите выйти на новый уровень, используйте чек-листы, с которыми уборка будет занимать не более 10 минут, зато чистота и порядок станут перманентными.

Ежедневные задачи:

• Вынести мусор, накопившийся за день
• Рассортировать канцелярию
• Вернуть на место документы и рабочие инструменты
• Вычеркнуть выполненные задачи, обновить список приоритетных заданий

Еженедельные задачи:

• Протереть пыль на рабочем столе и технике
• Сделать влажную уборку и продезинфицировать поверхности
  
• Обновить список приоритетов на неделю
  

Ежемесячные задачи:

• Генеральная уборка на рабочем столе
• Выбросить черновики, записки, списки дел за прошедший месяц
• Выбросить неработающую канцелярию
• Обновить список приоритетных задач на следующий месяц

Кстати, регулярная уборка станет проще и быстрее, если всегда держать под рукой небольшой набор клининговых средств, пачку влажных салфеток, а еще использовать различные гаджеты.

Мусорная корзина. Этот простой предмет – неотъемлемый элемент офисной обстановки, предназначенный для утилизации мусора и поддержания чистоты и порядка в рабочем пространстве. Обязательно поставьте рядом со своим рабочим местом корзину для бумаг. Если хотите, можно использовать умную корзину, которая открывается сама при помощи датчика движения и позволяет сортировать мусор.
Обновить список приоритетных задач на следующий месяц. Этот простой предмет – неотъемлемый элемент офисной обстановки, предназначенный для утилизации мусора и поддержания чистоты и порядка в рабочем пространстве. Обязательно поставьте рядом со своим рабочим местом корзину для бумаг. Если хотите, можно использовать умную корзину, которая открывается сама при помощи датчика движения и позволяет сортировать мусор.

Ручной пылесос. Это компактная вещица поможет полностью избавиться от мелкого мусора, крошек, обрезков бумаги и прочего. Сейчас они представлены в самых разных формах и цветах, так что можно подобрать симпатичный аксессуар. Но в первую очередь при выборе ручного пылесоса обратите внимание на его мощность, автономность и удобство в использовании.

Средство для чистки мониторов и салфетка из микрофибры. Предназначены для удаления пыли, отпечатков пальцев и грязи с экранов мониторов и других поверхностей. Помогают добиться более четкого изображения на экране и аккуратно удалить загрязнение с техники, требующей особенно бережного обращения. Избегайте использования грубых материалов, которые могут поцарапать экран, и выполняйте очистку только специальными микрофибровыми салфетками.

Слайм для очистки клавиатуры. Это отличная вещь для тщательной очистки пространства под клавишами. Слайм представляет собой мягкую, текучую субстанцию, которая легко приникает даже в небольшие щели, захватывает мелкий мусор и удаляет его. Потом достаточно промыть слайм под проточной водой, и он снова будет готов к использованию. Периодически заменяйте слайм, чтобы обеспечить его чистоту и эффективность.

Органайзеры для проводов. Немаловажную роль в организации порядка на рабочем месте играет кабель-менеджмент – это способ организации проводов. Вы можете просто аккуратно уложить их или использовать разнообразные приспособления: прищепки для проводов, фиксаторы, разделители, которые удерживают кабели на месте и предотвращают их спутывание. При использовании органайзеров для проводов удостоверьтесь, что они удобно укладываются и обеспечивают легкий доступ к необходимым проводам и зарядным устройствам.

Большинство этих мелочей стоят недорого, зато делают офисную жизнь проще и удобнее. Подумайте, какие мелочи вас раздражают больше всего, и подберите аксессуар, который их устранит.

Но все усилия будут напрасными, если не позаботиться об остановке в целом. Для хорошей продуктивности важны не только чистота, но и яркое естественное освещение, чистый воздух и комфортная температура воздуха.

• Естественное освещение способствует улучшению настроения, повышению концентрации, более эффективному восприятию информации и уменьшению усталости.
• Хорошая вентиляция и фильтрация воздуха снижают уровень загрязнения и минимизируют риск возникновения аллергических реакций. Чистый воздух также способствует повышению эффективности работы и снижению уровня стресса.
  
• Комфортная температура способствует уменьшению утомляемости и повышению сосредоточенности и эффективности работы. Более того, в помещении с комфортным уровнем температуры просто приятно находиться, что важно не только для сотрудников офиса, но и для клиентов и партнеров.
  

Разумеется, об этих аспектах в первую очередь должно заботиться руководство предприятия. Но если этого не произошло, можно немного исправить ситуацию дополнительными источниками света и небольшими гаджетами.

Например, для повышения уровня освещения прекрасно подойдет дополнительная настольная лампа, которая даже не займет много места, если использовать модель с прищепкой.

С очисткой воздуха и созданием оптимального уровня влажности помогут портативные очистители и увлажнители. Из-за компактного размера они способны обработать только небольшую часть помещения, но этого вполне достаточно, чтобы создать собственный климат. И еще не забывайте как можно чаще проветривать помещение даже в холодное время года.

Если же вы предпочитаете естественные способы очищения воздуха, используйте комнатные цветы. В большинстве офисов они разрешены, так что можно выделить место для неприхотливых растений: суккулентов, замиокулькаса, бамбуковых, папоротников, фикусов. Они прекрасно впишутся в обстановку, сделав ее уютнее и спокойнее.

Регулировка температуры – самый сложный момент. Не везде можно использовать компактные обогреватели, зато от духоты спасут портативные вентиляторы. Есть интересные модели, которые можно носить на шее или прищепкой крепить к одежде, если это позволяет дресс-код.

В любом случае, если у вас есть возможность улучшить условия на работе, сделайте это, ведь именно здесь мы находимся большую часть жизни.

Итак, регулярная уборка на рабочем месте – ключевой компонент успешной и продуктивной работы. Поддержание порядка:

• помогает создать комфортную и эффективную атмосферу
• способствует повышению концентрации
  
• улучшает настроение и снижает уровень стресса
  
• создает положительную репутацию в глазах, как других сотрудников, так и посетителей офиса.
  

Так что попробуйте взглянуть на свое рабочее место под другим углом и честно сказать: нужно ли устроить генеральную уборку и реорганизацию рабочего пространства? Можно ли что-то улучшить или от чего-то избавиться? Нравится ли мне мое рабочее место или есть над чем поработать? Чтобы увидеть заметный результат, достаточно один раз приложить усилия, а после только поддерживать порядок на рабочем месте и наслаждаться комфортом.