Как выгодно забронировать отель для командировки

Хостел вместо отеля, гостиница подальше от центра, съёмная квартира у частного лица — всё это неплохие варианты экономии, если речь идёт о путешествии, но вот с деловыми поездками такие лайфхаки работают плохо или не работают вообще. Сотруднику важно хорошо отдыхать и высыпаться, а бизнесу — иметь возможность оплатить со счёта юрлица и получить закрывающие документы для бухгалтерии. Однако способы сократить расходы на жильё в командировке всё же есть, и в этой статье наш эксперт, Оксана Фаст, руководитель развития корпоративных продаж «OneTwoTrip для бизнеса», расскажет о самых действенных из них.

Да, мы начали с того, что не все лайфхаки из интернета работают, но это не тот случай. Раннее бронирование выручает всех и всегда: многие отели предлагают значительные скидки для гостей, которые оплачивают номер заранее. Иногда можно сэкономить до 25% — всё зависит от щедрости конкретного отеля.

Насколько заранее нужно забронировать номер? Обычно речь идёт минимум о 21 дне до заезда, но некоторые гостиницы предлагают сроки до нескольких месяцев. Поэтому, если в вашей компании график некоторых командировок составлен уже в начале года, имеет смысл сразу найти и забронировать отели для них.

Важный момент: часто при раннем бронировании отель требует сразу оплатить стоимость номера. Уточняйте это при оформлении заказа.

Это лайфхак, прекрасно работающий как для индивидуальных путешественников, так и для бизнеса. Если ваша компания пользуется сервисом для организации командировок, узнайте, нет ли у него кэшбэка или бонусов для клиентов. Например, по правилам программы лояльности «OneTwoTrip для бизнеса» вы получаете до 5% от стоимости заказа на бонусный счёт, и компенсировать этими бонусами можно до 100% номера в отеле. Кстати, бонусами можно оплатить также билеты на самолёты, поезда и автобусы.

Ещё программы лояльности есть у некоторых отелей: гостям, которые регулярно у них останавливаются, предлагают скидки на проживание, бонусы, бесплатные сутки или апгрейд номера.

Если ваша командировка не привязана к конкретным датам, можно сэкономить, причём порой довольно прилично. Говорить о том, что в выходные проживание дороже, мы не будем — обычно рабочие задачи выполняют по будням. А вот посмотреть на сезонность стоит: в некоторых городах и странах она выражена довольно ярко. И если вам не принципиально, когда именно ехать общаться с партнёрами или искать новых клиентов, стоит запланировать визит на низкий сезон. Например, в Дубае летом отели в 2–3 раза дешевле, чем зимой, а в Турции — наоборот.

Кроме того, отели будут дороже в периоды, когда спрос на жильё выше: например, во время школьных каникул, праздников, локальных мероприятий, привлекающих много туристов. Иногда достаточно сдвинуть командировку всего на пару дней, чтобы не попасть в период высокого спроса.

Порой отели предлагают специальные цены, приуроченные к каким-то событиям, или просто делают распродажу — эти моменты можно отслеживать на их сайтах. А можно упростить себе жизнь и подключиться к «OneTwoTrip для бизнеса»: мы напрямую работаем со многими отельерами в России и поэтому можем запрашивать у них скидки для своих клиентов. С такими тарифами вы бронируете номера с выгодой до 30%.

Отели в тарифах делятся на возвратные и невозвратные — и вторые обычно привлекательнее по цене. Выгода может доходить до 30%. Суть таких тарифов в том, что вы оплачиваете номер сразу, а если поездка срывается, вернуть стоимость невозможно. Но многие командировки довольно жёстко привязаны к датам (например, выставок или конференций) и состоятся с высокой вероятностью — а значит, очень разумно бронировать жильё под них именно по невозвратному тарифу.

Если в командировку едет несколько сотрудников, уточните в отеле или в сервисе, через который бронируете поездку, не предусмотрены ли у них групповые скидки. Гостинице выгодно гарантированно заполнить сразу несколько номеров, и за это они могут немного снизить цену. У нас в «OneTwoTrip для бизнеса» тоже есть такие скидки: если отправляете в командировку больше 10 человек, мы поможем организовать групповую поездку. Это вообще очень удобная опция: наш менеджер подберёт под ваш запрос варианты отелей и перелётов, а вам останется только согласовать и оплатить их. Оплату, кстати, можно проводить поэтапно.