Организация выездной командировки или мероприятия за рубежом

Оформление командировки ― серьёзная задача, и пренебрегать правилами точно не стоит. Для организации деловой поездки за рубеж требуются те же документы, что и для командировки внутри страны, но важно помнить о ряде особенностей. Оксана Фаст, руководитель развития корпоративных продаж «OneTwoTrip для бизнеса», рассказывает, как сделать так, чтобы международная поездка прошла хорошо и для работника, и для компании.

Документы и визы

Во многие страны сейчас сложно, долго или даже невозможно получить визу. Поэтому в самом начале планирования командировки нужно узнать всю информацию о правилах оформления виз: есть ли какие-то ограничения для россиян, сроки подготовки визы и прочее.

Кроме того, важно обязательно оформить сотруднику медицинскую страховку: обращение к врачу во многих странах обойдётся очень дорого, и лучше, если счетами будет заниматься страховая компания.

В «OneTwoTrip для бизнеса» мы помогаем оформить медицинскую страховку и визу (при условии, что это возможно в текущих реалиях).

И не забывайте, что для бухгалтерского и налогового учёта все подтверждающие документы, в случае, если сотрудник оплачивает что-то на месте (такси, услуги в гостинице и проч.) и планирует это компенсировать, нужно перевести на русский язык построчно.

Бронирование авиабилетов и отелей заранее

Чем раньше вы купите сотруднику билет, тем меньше он будет стоить. В «OneTwoTrip для бизнеса» можно найти перелёты любыми авиакомпаниями, в том числе локальными, включая чартерные рейсы и лоукостеры. Вместе с билетом можно заранее выбрать удобное место на борту самолёта или добавить багаж, оплатив всё картой любого российского банка (на сайте иностранной авиакомпании сделать это не получится).

Бронирование отеля за рубежом в современных реалиях — тоже непростая задача. Очень важно оплатить номер заранее, используя карту российского банка, потому что на месте расплатиться таким образом не получится. Кроме того, если выбрать отель с функцией оплаты по приезде, сотрудник может оказаться в ситуации, когда объект размещения захочет подтвердить бронь, не сможет списать предоплату с карты и отменит бронирование. Полная предоплата в момент бронирования также позволит зафиксировать стоимость проживания, и на ней не отразятся возможные валютные колебания.

Преимущество «OneTwoTrip для бизнеса» в том, что клиентам доступны различные варианты оплаты — не только корпоративной картой, но и с депозита или постоплатой по счёту. Кроме того, сервис предлагает выгодные цены на отели ― со скидкой до 30%. Выбор огромный: порядка 2 миллионов вариантов по всему миру, в том числе множество крупных сетевых отелей. Так что подобрать жильё не составит труда.

Подготовка сотрудников

Проведите предварительный брифинг с сотрудниками, объясните им цели и задачи командировки, расскажите о культурных особенностях страны, а также о правилах поведения и безопасности. Очень полезно провести и тренинг по деловому этикету в месте пребывания.

«Например, отправляя сотрудников в командировку в Китай, не лишним будет рассказать об особенностях приветствия, обмене визитными карточками (обязательно двумя руками), необходимой эмоциональной «сухости». Также полезно будет знать, что в стране принято обмениваться сувенирами (недорогими подарками), но не лично, а от компании. В Германии деловым встречам присуща пунктуальность и консервативность, опоздания недопустимы, а к переговорам необходимо подготовиться как можно более тщательно. А при встрече с партнёрами из Франции не говорящим на французском языке сотрудникам потребуются переводчики ― на английский французы переходят не всегда. Нюансов может быть много ― лучше изучить их заранее, чтобы командировка прошла максимально продуктивно».

Мобильная связь, интернет, транспорт, налоги

Ещё одна ваша задача ― обеспечить сотрудников необходимыми средствами связи (корпоративные мобильные телефоны, роуминг-пакеты или местные SIM-карты) и организовать трансфер или забронировать автомобиль для перемещений во время командировки. При выборе отеля всегда проверяйте, есть ли в объекте размещения Wi-Fi и где именно он доступен: в номерах или только в лобби.

Чтобы сотруднику было комфортно перемещаться, с помощью «OneTwoTrip для бизнеса» можно заказать трансфер, такси или арендовать автомобиль с водителем или без в любой стране.

В некоторых странах с гостей в отелях берут дополнительные сборы или городской налог ― узнайте об этом заранее. У сотрудника может не быть возможности оплатить их на месте, поэтому лучше решить такие вопросы ещё до отправки человека в командировку.

Информация о городе

Когда у сотрудника будет как можно больше информации о городе назначения, он сможет больше времени уделять работе и чувствовать себя более комфортно. Советуем собрать для сотрудников документ, в котором будет вся полезная информация: