6 частых ошибок при организации командировки

Казалось бы, что сложного в планировании деловой поездки? Разве это не стандартизированный процесс, про который написано уже сотни статей. Однако небольшие бизнесы или стартапы часто совершают одни и те же ошибки, которые влияют на стоимость командировки (а кому же не хочется немного сократить расходы). Разобрали их в этой статье — возможно, потратив около 10 минут на чтение этого чек-листа, вы сэкономите до 30% бюджета.

Кто-то называет это положением о командировках, другие — сводом правил для организации деловых поездок. Нам ближе термин «тревел-политика». Тем более что суть тут одна: речь идёт о документе, в котором собраны ответы на все возможные вопросы, касающиеся командировок в вашей компании.

Вот что можно в ней отразить:

В итоге у вас получается руководство, которое можно отправить собирающимся в командировку сотрудникам, чтобы они по нему всё верно оформили.

В создании тревел-политики в идеале должны участвовать не только сотрудники, отвечающие за оформление командировок, но и юрист, бухгалтер, эйчар и сами работники, которые часто в командировки ездят. Так вы закроете максимум важных вопросов и нюансов.

И ещё стоит помнить, что тревел-политика может меняться с развитием компании.

Конечно, не надо создавать многотомник, особенно если у вас пока совсем небольшой бизнес. Зачастую достаточно прописать самые основные моменты, а все лимиты на цены или категории билетов и отелей автоматом выставить в сервисе для командировок, которым вы пользуетесь. Если же его нет, ограничения придётся тоже прописывать — ну или подключиться к платформе вроде «OneTwoTrip для бизнеса».

Доверие в компании — это прекрасно, но, к сожалению, изредка находятся сотрудники, которые пользуются добротой работодателя. По данным «Ведомостей», около 20% командированных отражают в авансовых отчётах минимум одну статью расходов, которая превышает установленные лимиты или идёт на личные нужды работника.

Это не всегда прямой обман. Иногда сотрудник просто не обращает внимания на стоимость билета — всё равно ведь платит работодатель, к чему фильтровать результаты поиска по цене. Или выбирает перелёт авиакомпанией, в которой копит бонусные мили — ну и что, что билет дороже на 5 000 рублей. Но в масштабах всего бизнеса пара тысяч тут и десяток там могут за год вылиться в крупную сумму.

На отеле тоже можно подзаработать: сотрудник может попросить в отеле выдать ему чек на сумму больше, чем стоит проживание — например, написать вместо 4 000 рублей за ночь 6 000 рублей. В авансовый отчёт идёт сумма с чека, а 2 000 человек кладёт себе в карман. Или же при заселении просит повысить стандартный номер до люкса. Бухгалтерия знает, что командировка согласована с руководством, но не в курсе, какой номер был разрешён. По документам всё чисто, но сотрудник фактически украл у компании несколько десятков тысяч рублей.

Тревел-агентства тоже могут колдовать над цифрами: на рынке есть не слишком добросовестные участники, которые вносят изменения в электронные билеты, добавляя к цене несуществующие сервисные сборы. И даже если разница всего в пару тысяч рублей, за год вы переплатите очень порядочную сумму.

Всех этих потерь можно избежать, если проводить покупки через электронную систему бронирования. Причём в идеале хорошо бы пользоваться единой платформой, на которой есть всё: и билеты на самолёты-поезда-автобусы, и отели, и трансферы. Все заказы на одну командировку тогда отображаются в личном кабинете, где при желании можно увидеть, из чего складывается стоимость. А в настройках ― установить лимиты, чтобы рядовые сотрудники могли бронировать отель не выше трёх звёзд или билеты только в экономклассе.

Лояльность и традиции, понимаем. В офлайн-агентствах нет ничего плохого, но иногда они предлагают ограниченное количество вариантов и не дают увидеть всю картину цен на рынке. А может даже работают с узким кругом поставщиков — им так удобнее, а вы переплачиваете.

Попробуйте поработать с онлайн-агентством. В них вам открывается доступ к огромному количеству вариантов — например, в «OneTwoTrip для бизнеса» вы найдёте авиабилеты 800 авиакомпаний, все варианты билетов от РЖД, а ещё мы работаем с 2 000 000 отелей по всему миру. Фактически это привычный всем, кто хоть раз планировал личные путешествия, поисковик, только в работе учитываются потребности юрлиц (больше вариантов оплаты, отчётные документы и другое).

В онлайн-агентстве вы можете сами сравнить цены на перелёты, выставить нужные фильтры и выбрать наиболее подходящие билеты. А ещё у подобных платформ обычно нет непонятных сервисных сборов: они фиксированные и прозрачные, и, например, за выписку каждого билета платить не придётся.

Ещё одно преимущество онлайн-агентств — гибкость. Мы можем «склеить» в одном заказе билеты разных авиакомпаний, чтобы сотрудник улетел «Аэрофлотом», а вернулся S7, если их перелёты проходят в более удобное время.

Мы не понаслышке знаем, как многие компании планируют командировку. Сначала нужно направить тревел-агенту по электронной почте запрос на поиск билетов и отеля. Дождаться ответа. Посмотреть варианты, отобрать те, что вам подходят, отправить их на согласование руководителю. Подождать ответа. Отправить его тревел-агенту. Получить подтверждение. Где-то по пути цены могут вырасти или билеты закончиться, и вот мы начинаем всё сначала.

В общем, получается очень много писем. Неудивительно, если в процессе кто-то запутается или что-то пропустит. А если летит десять человек из разных отделов? А если помимо организации командировки у человека, который ведёт всю переписку, есть другие задачи?

Не надо так. Выше мы уже выяснили, что онлайн-агентства работают как привычные вам сайты-поисковики: вбили нужные даты, и через секунду отобразились все варианты перелётов или отели. В принципе, можно с этим списком идти к руководству — а можно установить лимиты (о которых мы тоже раньше писали), чтобы сотрудник сам всё забронировал. Если очень нужно, можно добавить ещё один шаг — согласование у руководителя перед оплатой. В любом случае вы избавляетесь от долгих переписок.

Да, нужно будет потратить некоторое время в самом начале — и если у вас есть тревел-политика, всё пройдёт быстро. В личный кабинет загрузите базу сотрудников, выберете ответственных за покупки, назначите им права, пропишете лимиты на стоимость заказа или звёздность отеля, укажете согласующих (если это нужно) — и готово!

Обычно так поступают в небольших компаниях. Потому что кажется, что ну какая разница, если Василий зайдёт на тот же OneTwoTrip под своим личным аккаунтом и там купит билет, оплатив его картой начальника?

Но вообще-то за командировочные расходы — билеты и отели — можно вернуть НДС. Но оплата в данном случае не может быть сделана личной картой, у налоговой возникнут вопросы.

Так что лучше пусть Василий идёт на «OneTwoTrip для бизнеса» и в качестве средства оплаты привязывает корпоративную карту. Билеты и отели он найдёт те же самые (может, даже с небольшой скидкой корпоративным клиентам), но зато бухгалтерия получит за заказ все нужные документы и сможет легко вернуть НДС.

Да, не во всех компаниях это возможно — но если получается составить график деловых поездок, то все билеты и отели можно бронировать заранее. Часто это существенно дешевле: по нашим данным, авиабилет, купленный за пару дней до поездки, может стоить на 50% дороже, чем тот же билет, купленный за 2–3 месяца. У отелей статистика похожая: многие дают скидку до 20% за так называемое раннее бронирование. Не отстаёт и РЖД: билеты, купленные в день открытия продаж (обычно это за 60–90 дней до поездки, в зависимости от направления), дешевле в среднем на 20%.

Так что если вы точно знаете, что через два месяца будет командировка, лучше сразу купите билеты и забронируйте отель. Если планы изменятся, бронь в отеле можно отменить (чаще всего это бесплатно), а за билеты — вернуть хотя бы часть денег (какую именно, зависит от тарифа).

Лайфхак: по нашим наблюдениям, планировать командировки выгоднее всего в конце зимы или начале весны. В это время многие авиакомпании запускают различные акции со скидками, и часто по ним можно купить билет с датой отправления до конца года.

А при возникновении сомнений или вопросов можете обратиться в службу поддержки: сотрудники «OneTwoTrip для бизнеса» работают круглосуточно, и им можно не только позвонить, но и написать в Telegram.