Как мы разработали систему автоматизации ресторана «FotoBox», которая помогла справиться со злоупотреблениями персонала

Уже много лет подряд компания ItFox сотрудничает «London Restaurant Group» – крупнейшей сетью ресторанов в городе Сочи и одной из крупных на Юге России. В сеть входят 12 предприятий общественного питания разных форматов – от баров до шикарных ресторанов с банкетными залами.

И, как любая крупная сеть, «London Restaurant Group» пришла к необходимости усовершенствовать систему автоматизации своих ресторанов, кафе и баров для достижения следующих целей:

• Снизить уровень злоупотреблений, в идеале полностью от них избавиться;
• Упростить товарный учет и инвентаризацию.

Перед тем, как описать процесс разработки системы автоматизации ресторанов «Fotobox», еще раз подробно остановлюсь на проблемах, с которыми сталкиваются рестораторы. Точнее на одной проблеме (и, наверное, наиболее важной) – сложностью контроля сотрудников.

Если вы владелец предприятия общественного питания, которое в большей степени ориентируется на приезжих и находится в месте с высокой проходимостью, то «ошибки» персонала, возможно, не будут для вас столь критичны, так как гости постоянно меняются. И то, с развитием отзовиков, карт и специализированных сайтов, низкий уровень сервиса может стать роковым.

А, если же вы владеете рестораном с высоким среднем чеком и «боритесь» за каждого клиента, то вопрос качественного обслуживания становится на первый план. Поэтому тщательный контроль действий сотрудников крайне важен, что особенно трудно делать, когда у вас несколько ресторанов и, возможно, некоторые из них находятся в других городах. Кроме того, сотрудники, к сожалению, бывают разные и некоторые из них не против обогатиться за счет руководителя, совершая злоупотребления.

Так и наш заказчик столкнулся с данной проблемой.

Чтобы раскрыть ситуацию подробнее, ниже приведу его рассказ:

Сказать по правде, в данном кейсе я расскажу только об одной части системы «FotoBox», о той, которая связана непосредственно с контролем персонала. Потому что сейчас «FotoBox» – это комплексное решение для ресторанного бизнеса, состоящее из 4х модулей, и координирующее всю хозяйственную деятельность предприятий общественного питания. Я подумала, вместить все в один кейс будет сложно и вы, вероятнее, устанете читать, поэтому буду давать информацию дозировано и оставлять ссылки на последующие кейсы.

Перед тем, как перейти к описанию процесса разработки, хотелось бы остановиться на том, как работает данная система.

Обращу ваше внимание, что сейчас процесс контроля работы персонала куда более автоматизирован и включает в себя тщательный мониторинг действий всех сотрудников. Используя систему автоматизации ресторана «FotoBox», собственник уверен, что команда соблюдает требования к скорости приготовления, качеству блюд (контролируется вес, температура и внешние данные) и, конечно, стандартам обслуживания.

Итак… Рассмотрим порядок работы по этапам:

Теперь, когда вы поняли принцип действия системы автоматизации ресторана, кафе и бара «FotoBox», мне бы хотелось также уделить внимание самому процессу разработки.

При разработке любого программного обеспечения, будь то система автоматизации ресторана или, например, мобильное приложение, принято выделать 5 основных этапов:

• Изучение целевой аудитории;
• Разработка технического задания и прототипа программы;
• Разработка дизайна;
• Разработка приложения или веб-сайта/сервиса;
• Тестирование и внедрение.

Давайте остановимся на каждом из них и, тем самым, продемонстрируем специфику нашей работы. За годы продуктовой разработки наша команда пришла к выводу, что только надежная связка «заказчик-разработчик» дает нужные результаты.

Здесь имеется ввиду, что как ни крути, но разработчик не будет обладать такой же высокой экспертизой в нише, как владелец и, следовательно, концепция и структура будущего программного продукта должна разрабатываться совместно, с огромной ориентацией на потребности аудитории, которая будет им пользоваться.

Однако не буду вдаваться в рассуждения и перейду к конкретике:

Система автоматизации ресторана «FotoBox» разрабатывалась для внутреннего пользования, а, значит, ее целевая аудитория – это сотрудники ресторанов «London Restaurant Group».

Поэтому перед ItFox стояла задача создать не только информативную систему мониторинга деятельности сотрудников, но и удобное в пользовании программное обеспечение, в том числе облегчающее работу персонала.

Изучение целевой аудитории разделилось на 2 этапа:

• Интервьюирование собственника с фиксацией необходимых ему отчетов и точек контроля;
• Опрос не менее чем 40-ка сотрудников с фиксацией существующего бизнес-процесса и пожеланий к будущей системе.

Также на данном этапе были проверены все нынесуществующие системы автоматизации ресторана и изучены комментарии рестораторов в открытых источниках (интервью, целевые группы, тематические чаты и так далее).

По завершении первого этапа, мы подготовили ряд документов:

• Требования системе автоматизации;
• Проработанный бизнес-процесс с использованием разработанной системы;
• Предложения к улучшению системы на основе полученной в открытых источниках информации.

Данные документы были предоставлены руководителю и донесены до персонала, после чего была собрана обратная связь, внесены некоторые корректировки и согласованы финальные требования.

Следующий этап включал себя прорисовку прототипов будущей системы автоматизации ресторана «FotoBox», а также задания на разработку.

На данном этапе был проработан и согласован весь путь пользователя, протестировано удобство работы в программе, прописаны основные технические требования к системе и, конечно, выбраны технологии разработки.

По завершении этапа заказчик мог увидеть, как будет выглядеть каждый шаг в разработанном программном обеспечении и до конца понять логику его работы.

Так как система автоматизации ресторана, кафе и бара «FotoBox» – это продукт для внутреннего пользования, то требования к дизайну были достаточно простыми. Он должен быть светлым, лаконичным и максимально простым, как бы «подсказывающим», куда надо нажимать.

В разработке дизайна мы использовали фиолетовый и белый цвета, а также красный, чтобы продемонстрировать, на что нужно обратить особое внимание и зеленый, который, как зеленый свет на светофоре, использовался для индикации старта.

Для разработки дизайна мы использовали графический редактор Figma

Наконец-то добрались до самого интересного, а именно до процесса разработки. Она состояла из трех больших этапов:

Сбор оборудования

На данном этапе мы собирали «железо», а именно сам «FotoBox». Здесь было очень важно подобрать хорошее оборудование, которое позволит собирать корректные данные. Так, например, сначала мы использовали однонаправленный температурный датчик для измерения температуры подаваемых блюд. Однако, тестируя данный вариант сборки, мы поняли, что данных недостаточно и стали пользоваться инфокрасной камерой, которая делает температурную матрицу.

В завершении данного этапа мы полностью подобрали оборудование, аппаратную часть и собрали стенд.

Разработка бэкэнда

После сборки стенда и доработки блок-схемы взаимодействия всех элементов системы между собой, мы приступили к написанию серверной части, которая состояла из двух частей:

• Сервис датчиков (он был создан для обработки входящих показаний датчиков (датчик движения, весы, инфокрасная камера и обычная камера)
• АПИ сервер веб приложения

Для написания бэкэнда мы использовали:

• Кроссплатформенный язык разработки Python
• Базу данных PostgreSQL
• Фрейморк Django для панели администрирования
• FastAPI для работы сервиса датчиков.

В процессе разработки бэкэнда мы столкнулись с некоторым трудностями, о которых поговорим немного позднее, однако это нам не помешало с успехом закончить данный этап и перейти к следующему.

Разработка фронтэнда

Разработка фронтэнда происходила без сложностей. Здесь мы использовали библиотеку React. Важно то, что мы разработали фронтэнд таким образом, чтобы независимо от сервера, на котором он будет развернут (на компьютере, на FotoBox, на центральном сервере) все интерфейсы (администратора, повара, шеф-повара, официанта или шведской линии) отображались корректно.

С данным заказчиком компания ItFox работает по спринтам, то есть наш менеджер и менеджер заказчика планируют пул задач на определенный период и сроки его завершения. Когда часть функционала готова, она направляется в отдел тестирования, более того, в процессе разработки тестировщик также проверяет каждую выполненную задачу в рамках одного функционала. Ну и в завершении полностью готовый функционал также тестируется.

Такая трехуровневая проверка качества кода позволяет минимизировать количество багов при запуске продукта, а также при его тестировании после запуска.

Что касается внедрения, то оно также происходит под бдительным конторем специалистов ItFox. Так как система достаточно сложная и предполагает установку оборудования, то разработчики выезжают на объекты и обучают персонал работе с программой. Также специалисты ItFox остаются на связи, подключаются к оборудованию персонала заказчика удаленно и проводят обучающие онлайн встречи.

Что ж...

Теперь, когда я кратко описала основные этапы, перейду к некоторым интересным моментам, с которыми команда ItFox столкнулась в процессе.

Прежде всего хочется рассказать про синхронизацию данных между Fotobox (а их может быть 100 штук в одном ресторане) и центральным сервером. Дело в том, что Fotobox – это микрокомпьютер, который ограничен объемом памяти. Соответственно, он не может хранить все данные (особенно фото готовых блюд). Именно поэтому нами было разработано S3 хранилище, куда эти данные и отправляются.

Также важно учесть тот факт, что сама настройка функционала сбора данных и их формирования в статистику и отчеты для руководства представляла определенные трудности. Трудно было определить от какого Fotobox поступают данные и правильно их распознавать. Именно для этого мы и разработали синхронизацию, которая позволила нам решить возникшие трудности.

Еще одной сложностью для нас стала разработка сервиса датчиков, так как на стартовом этапе было тяжело добиться их стабильной работы. Например, могли «отвалиться» (перестать давать данные) весы. Для решения данной проблемы мы проводили много тестов, дорабатывали логику программного обеспечения, отправляли повторные запросы и сопоставляли их с входящими данными. В результате стабильная работа была налажена.

В завершении хотелось бы сказать про дальнейшие планы в разработке данного программного обеспечения:

Прежде всего мы намерены двигаться в сторону искусственного интеллекта, благодаря которому не придется вручную выбирать блюда, проходящее через FotoBox, а система будет распознавать их автоматически.

А еще, мы хотим сделать фиксацию ложного срабатывания датчика движения. То есть, когда рядом с Fotobox что-то проносят и не ставят на весы, то внешняя камера будет фиксировать движение и включать 10-секундную запись, которую в будущем можно будет проанализировать на предмет злоупотреблений.

Пришло время поговорить о результатах внедрения системы автоматизации ресторанов, кафе и баров «FotoBox».

После внедрения удалось:

Результатом такого тотального мониторинга стало полное избавление от злоупотреблений со стороны персонала и увеличение количества положительных отзывов от постоянных клиентов в 1,5 раза.

Также в настоящий момент за счет снижения злоупотреблений и оптимизации расходов издержки сократились на 18,9%, в будущем заказчик ожидает увеличить экономию до 30%.

Необходима система автоматизации общепита или нужна разработка мобильного приложения для ресторана? Пишите на почту hello@itfox-web. com, либо звоните по телефону: +7 928-854-24-62.

Дополнительную информацию вы также можете получить на нашем лендинге: