Как мы за месяц разработали и внедрили систему планирования рабочего времени сотрудников

Как вы планируете работу сотрудников? Мы несколько лет вели учет в таблице Excel, однако из-за ряда проблем (расскажу о них в статье) сталкивались то с простоем, то с нехваткой разработчиков.
Нужен был инструмент, который поможет управлять загрузкой без лишней головной боли.
В итоге мы его не нашли…
Не нашли, а создали сами 😎

Как? За сколько? И чем нам это помогло — читайте в кейсе.

Мы в ItFox занимаемся ИТ-аутсорсингом — одновременно ведем несколько проектов для разных заказчиков, при этом каждому проекту выделена команда. Проекты разные: от простеньких MVP для стартапов, которые делаем за три месяца, до больших автоматизированных систем учета. Часто клиенты приходят за доработками после релиза.

Для нас важно правильно организовать рабочее время сотрудников. Зарплаты в ИТ высокие — простои специалистов сильно сказываются на рентабельности и, наоборот, если мы долго формируем команду, клиенты «расстраиваются».

Раньше мы использовали таблицу Excel — просили менеджеров заносить занятость сотрудников по каждому из проектов, после чего анализировали информацию и перераспределяли задачи с техническим директором.

Думали — думали и решили разработать свою систему планирования и контроля сотрудников.

Сейчас мы используем специальное ПО, оно состоит из двух частей:

В этом графике мы ведем всех сотрудников, прописываем их стек и контролируем загруженность по спринтам.

Верхние поля справа показывают даты начала спринтов, каждый из которых длится пять рабочих дней. Строки слева соответствуют сотрудникам. Квадратики справа обозначают забронированные дни.

Зеленым цветом выделены спринты, в течение которых сотрудник занят полностью (то есть 5 из 5 дней), красным — если занятость превышает норму, а серым и желтым обозначена частичная занятость.

В этом графике представлены все: менеджеры, разработчики и тестировщики. Например, под номерами 5 и 7 находятся менеджеры проектов, чья занятость позволяет назначить им дополнительные проекты и перераспределить задачи среди тех, кто перегружен.

В этой диаграмме и начинается все самое интересное.

Сверху справа указано наименование проекта, к которому менеджер (при необходимости совместно с техническим директором) может добавлять сотрудников в команду. Для добавления сотрудника необходимо нажать на кнопку “+”, и ФИО появится под проектом. Справа также указаны даты начала спринтов и дни, которые можно забронировать.

Верхняя цифра показывает общую занятость каждого сотрудника, нижняя — количество дней, которое менеджер добавляет в рамках проекта.

Сразу видно, что по второму проекту возникли проблемы: ряд сотрудников перегружены на протяжении нескольких спринтов. В данном случае это тимлид, QA и разработчик, которого очень хотели бы добавить, но не смогли.

Таблицы помогают нам планировать и контролировать работу сотрудников: мы видим, кто занят, кто перегружен, а кто остался без задач. И самое главное, понимаем это на перспективу

Думаю, из описания уже понятно, что ПО получилось удобным и полезным для нас. И, чтобы не быть голословной (и не говорить только “со своей колокольни”), прикреплю отзыв менеджера проектов, кто активно использует этот функционал.

И, конечно, еще раз пропишу, почему мы так довольны нашей программой для планирования работы сотрудников.

Как и все разработчики мы очень любим дорабатывать то, что хорошо работает, то есть делать это еще лучше 😀

Один из предстоящих апгрейдов — это анализ план/факт. Планируем интегрировать счетчик из сервиса Shtab, чтобы видеть сколько времени сотрудник фактически потратил на проект.

Все это поможет пересмотреть планирование, избежать ошибок и предотвратить простои, что особенно важно при контроле работы удаленных сотрудников.

Сделаем, потестируем и, если все хорошо, можно и свой счетчик разработать со снимками экрана и демонстрацией индекса активности.

Еще планируем отслеживать даты выставления счетов и статусы оплаты, что важно для контроля дебиторки — работаем несколько месяцев, а ни одного счета нет, значит пора общаться с менеджером.

В завершении хотелось бы поразмышлять, кому еще подойдет наша разработка. Конечно же компаниям, кто ведет много проектов одновременно. Но, опять же, мы делали ПО под свои процессы, и цели кому-то продавать не стояло.

Однако это так удобно, что я уверена, если адаптировать программу под процессы другого бизнеса, собственник останется очень доволен.

Напомню, программа кроссплатформенная (единая кодовая база на любом устройстве), значит сроки и стоимость внедрения минимальные.

Для справки: на бэкенде мы использовали Firebase, а на фронтенде — наш любимый Flutter.

Подведем итог:

***

Если вам нужен подобный проект, свяжитесь с нами через https://t. me/ITfoxweb

Или поделитесь своим мнением в комментариях.