Бережливое производство и 6 Сигм – использовать отдельно или совмещать + список лучших инструментов

Lean Six Sigma – это общая система, которая включает в себя и японскую, и американскую концепции, объединяя в себе их самые эффективные и результативные методы и инструменты:

• Бережливое производство (или Lean manufacturing) — действия, направленные на сокращение потерь и ускорение процессов.Шесть сигм (или Six Sigma) — действия, назначение которых — повышение качества и увеличение удовлетворенности и лояльности клиентов.

У каждой из этих концепций есть преимущества и недостатки - так вот система Lean Six Sigma объединяет их и включает в себя все преимущества обеих концепций и восполняет недостатки каждой (то, что упускается в одной концепции, есть во второй). Чтобы визуально проще было это увидеть, посмотрите таблицу сравнительного анализа этих концепций, о каждой из них мы отдельно расскажем ниже.

Даже судя по этой таблице видно, что лучше, выгодней и эффективней использовать обе концепции - и Бережливое производство, и Шесть сигм. Применение общей системы Lean Six Sigma нужно для суперэффективного и результативного совершенствования, изменения процесса, создания продукта или услуги, улучшения качества и повышения удовлетворенности клиентов.

Не все являются сторонниками объединения, потому что цели у компаний и преображений разные. Вы можете выбрать одну из них, либо стать сторонником общей системы. Одним из сторонников совмещения является Майкл Джордж (не перепутайте с певцом), он является автором двух книг, посвященных теории LSS и «Бережливое производство + шесть сигм в сфере услуг» и предлагает объединить данные подходы в единую методологию. А объясняет он это тем, что «Объединение бережливого подхода с Шестью сигмами необходимо, так как одно «Бережливое производство» не может привести процессы в состояние статистического контроля, а концепция «Шесть сигм» сама по себе не способна существенно увеличить скорость процесса или сократить трудозатраты».

А теперь давайте пошагово разберем каждый этот подход.

(или Lean manufacturing, методология бережливого производства, lean-методологией, lean production) - концепция управления проектами в компании, которая устраняет все помехи бизнесу или производству. Дефекты и несоответствия признаются одним из основных источников потерь в компании.

2.1. Принципы. Названий концепции много, но суть одна – вот основные принципы концепции:

• уменьшение расходов
• расширение прав и возможностей сотрудников,
• уменьшение и ликвидация «лишних» функций,
• повышение производительности.
• сделать правильно с первого раза
• знание требований клиентов
• создание культуры постоянного совершенствования

2.2. Как внедрить? Все, что влияет и портит конечный результат (например, траты времени и ресурсов) должно быть исправлено и оптимизировано и, если процесс можно сделать быстрее, качественнее и дешевле то это и делается.

Пересмотр алгоритмов работы происходит в несколько этапов:

1. Собрать всю информацию о будущей задаче и разбить ее на подзадачи.

2. Провести бенчмаркетинг (анализ опыта конкурентов по сравнению с Вашим) и исходя из него рассчитать все сроки и бюджет

3. Провести аудит. Чтобы понять свою «начальную точку» и существующий порядок/беспорядок в компании, нужно провести аудит всех процессов. Прописать, проанализировать и схематично отобразить пошагово каждый этап процесса, выявляя таким образом «зоны роста» и «пробелы»

4. Внести изменения. Найдя «зоны роста» и «пробелы» - сложный или задвоенный процесс работы, нехватка ресурсов или устаревшие процессы, предложите альтернативу, которая заменит. Это может быть передача процесса в смежное подразделение, актуализация регламентов или порядков и т.п. Не нужно ничего выдумывать, надо просто сделать проще и лучше.

И на регулярной основе такие «встряски» необходимо выполнять в каждом подразделении, меняя всю структуру к лучшему. Бережливое производство не бывает выполненным. Это бесконечное совершенствование в мелочах.

2.3. Инструменты. Вот что поможет внедрить бережливое производство – основные инструменты:

2.3.1. Стандартизированные работы. Являются четким и максимально визуализированным алгоритмом выполнения каких-либо конкретных работ.

Пример: Составление дорожной карты.

Что дает: быстрое распределение зон ответственности, минимизация рисков упустить детали процесса, выявление и ликвидация пробелов

2.2.2. Кайдзен – это производное от двух иероглифов — «изменения» и «хорошо» — то есть «изменения к лучшему» или «непрерывное улучшение».

Это философия и управленческие механизмы, стимулирующие сотрудников предлагать улучшения и реализовывать их в оперативном режиме.

Что дает: Замотивированные сотрудники, взгляд со стороны с выявлением проблематики, постоянное прогрессирование бережливого производства.

Выделяют пять основных компонентов Кайдзен:

• Взаимодействие
• Личная дисциплина
• Улучшенное моральное состояние
• Круги качества
• Предложения по усовершенствованию

Любой сотрудник может предлагать свои идеи по усовершенствованию рабочего и бизнес-процесса. Эти идеи прорабатываются, запускаются, а сотрудник получает поощрение за внедрение своих идей.

Пример: как одно из направлений - краудсорсинг - это поиск решения вашей проблемы с помощью посторонних людей, их знаний и опыта.

2.2.3. Система 5S (или по-русски 5 С) - система наведения порядка, чистоты и укрепления дисциплины

Что дает: помогает четко и эффективно организовать рабочее пространство, выявить проблемы из-за неправильной организации рабочего места.

Пример: в регистратуре поиск карточки пациента занимает продолжительное время, т.к. они находятся и в шкафах и на столах – в итоге организовывается место для хранения карточек пациентов по адресу проживания и алфавиту и теперь время на поиск сокращается втрое за счет новой системы хранения.

В 5 С входят следующие понятия:

• Систематизация (все предметы находятся в конкретном месте, куда есть легкий доступ)
• Соблюдение порядка и чистоты
• Сортировка (документация и/или предметы располагаются на рабочем месте, исходя из частоты их применения, и удаляются, если в них уже нет потребности)
• Стандартизация (соблюдается единый подход к организации всех рабочих мест, все в едином стиле и по одному и тому же принципу)
• Совершенствование (установленные стандарты и принципы постоянно улучшаются)

2.2.4. Метод Poka-yoke - заключается в поиске причин ошибок и разработке разных технологий и методов, чтобы в дальнейшем исключить возможность их появления. Poka-yoke призван устранить ошибки, основанные на человеческом факторе.

Что дает: Затраты, связанные с предупреждением ошибок, значительно ниже, чем те, которые компания несет при регулярных инспекциях и, тем более, при исправлении существенных ошибок.

Пример: Использование автоматизации отчетности, чтобы предотвратить ошибки. То есть используется автоматическая выгрузка отчета по заданным параметрам, что позволяет избежать ошибки ручной выборки, когда сотрудник выгрузил все данные, но при подсчете пропустил строчку или нечаянно удалил что-то в отчете, например.

Данный метод используется в комплексе с прочими инструментами системы бережливого производства и гарантирует, что готовый продукт не будет иметь дефектов, а процесс будет идти без сбоев.

Мы перечислили основные инструменты, но не можем не упомянуть остальные, и чтобы не утомлять Вас их перечислением – вот табличка, которую Вы можете сохранить и обращаться к ней при выборе «вашего» инструмента.

Все перечисленные инструменты при их совместном использовании устраняют траты, потери, издержки разных видов, минимизируют возникновение проблематики, воздействуют на эффективность труда и позволяют им усиливать друг друга (при одновременном использовании нескольких методов).

2.4. Эффективность. Все эти плюсы и служат основными причинами, по которым множество компаний внедряют в свою деятельность систему бережливого производства. Не будем перечислять компании (их правда уже очень много), просто приведём пример компании Сбербанк в цифрах (на 2012 г):

• Экономический эффект от трансформаций розничной сети: 30 млрд. ₽ ;
• Эффект от внедрения в бухгалтерии модели работы, основанной на Lean-технологиях (на сотрудника в год): 75 000₽;
• Сокращение очередей за счет универсальных рабочих мест, гибких графиков, системы управления очередью: 37%;
• Увеличение скорости разработки программного обеспечения: 20%.

(или Six Sigma) - концепция управления проектами в компании, которая устраняет все помехи бизнесу или производству. Появилась концепция Six Sigma , когда компанию Motorola уже достали постоянные издержки из-за брака на производстве и поэтому ее инженер Билл Смит придумал целую систему, чтобы свести число этих дефектов к математической погрешности.

3.1. Принципы:

• Удовлетворение клиента. Искренний интерес к клиенту, а клиенты определяют уровень качества работы
• Управление на основе данных и фактов. Чтобы повышать качество работы необходимо смотреть на процессы с точки зрения потребителя. Все элементы процессов, не приносящие ценности потребителю, должны быть устранены.
• Командная работа и вовлечение персонала. Для достижения высокого качества каждый сотрудник должен быть заинтересован в общем деле, общей цели и в достижении высоких результатов. Заинтересованность сотрудников приводит к повышению удовлетворенности клиентов.

3.2. Как внедрить?

Концепция Шесть Сигм предлагает два подхода, под единым лозунгом «Планируй-Делай-Проверь-Исправь»:

• если Вы улучшаете рабочий или бизнес-процессы (снижение стоимости, увеличение качества, результативности и эффективности) - DMAIC (Define - Measure - Analyze - Improve - Control)
• если создаете что-то новое, например, новый продукт — DMADV (Define - Measure - Analyze - Design - Verify), он же DFSS.

3.2.1. Алгоритм DMAIC (Define - Measure - Analyze - Improve - Control).

1. Define - Определение проблемы (Какова проблема?)

• Определяемся с задачами, которые соответствуют целям компании и потребностям клиентов процесса.
• Смотрим ресурсы и планируем бюджет.

Инструменты: схемы и карты процесса, причинно-следственные матрицы, Анализ Кано.

2. Measure – Измерение (На каком этапе сейчас находится процесс?)

• Измеряем текущие показатели процесса, которые необходимо улучшить
• Производим сбор данных
• Анализируем и собираем статистику данных о проблеме, которую предстоит решить

Инструменты: план выборки и план сбора данных.

3. Analyze – Анализ (Причина проблемы?)

• Производим анализ процесса
• Выявляем основные причины неудовлетворительной работы
• Устраняем причину

Инструменты: анализ Парето, анализ временных ловушек, анализ FMEA. Для определения причинно-следственных факторов поможет диаграммы Исикавы и "5 Почему" (Задаем этот вопрос до тех пор, пока не выясним главную причину дефектов).

4. Improve – Совершенствование (Что можно сделать для улучшения?)

• Проверка и анализ альтернатив для устранения проблематики
• Предлагаем мероприятия для улучшения процессов
• Внедряем мероприятия, отслеживая динамику показателей улучшений

Инструменты: план контроля реализации изменений в процессе.

5. Control – Контроль (Как сохранить внедренные улучшения и текущее состояние?)

• Внедрение стандартов и контроль их исполнения
• Регулярные замеры и проверки
• Поддержание преимущества, достигнутого на этапе улучшения.
• Обучение сотрудников

Инструменты: инструменты контроля - контрольные карты, визуальный контроль процесса, стандарты, обучение.

3.2.2. Алгоритм DMADV или DFSS (Define - Measure - Analyze - Design - Verify)

DMADV относится к последовательности этапов, используемых в Design for Six Sigma (DFSS), вместо алгоритма DMAIC. Алгоритм DMADV также может упоминаться как DMADOV, где дополнительная «O» означает «Оптимизировать». Про него расскажем кратко, так как основные принципы и инструменты схожи с алгоритмом DMAIC.

Итак, цикл действий.

1. Define - Определение - определить цели проекта, аналогичные DMAIC.

2. Measure - Измерение – Измерить ожидания клиентов. Также Вам нужно провести сравнительный анализ и бенчмаркетинг (анализ конкурентов).

3. Analyze - Анализ - Поиск и анализ альтернативных решений

4. Design - Дизайн - Проведение детального проектирования

5. Optimize - Оптимизация - Использование проектов, бизнес-кейсов для оптимизации решения

6. Verify – Проверка - Проверить дизайн с помощью пилотных тестов, перед запуском продукта.

Кроме озвученных выше рекомендуем использовать нижеизложенные инструменты и методы.

• Карта бизнес-процессов. Схематично изображаем, какие ресурсы у нас есть и что предстоит сделать. Например, вот карта процессов при заказе и отправке товара:
• Анализ затрат и выгод. При одинаковых показателях несколько проектов анализируйте и выбирайте тот, у которого соотношение выгод к затратам самое лучшее.
• «Дерево» показателей, критически важных для качества (CTQ tree). Визуальная схема, используемая для определения характеристик качества. Цель применения: определение как можно более точных характеристик из общего перечня требований имеющихся изначально на входе.
• 
  

• Планирование эксперимента. Помогает эффективнее проводить исследования и подготовиться к опытам.
• Статистические инструменты (например, контрольная карта Шухарта, кривая Парето и т.д).
  

В улучшении и оптимизации организации, бизнеса и производства, как и в боевых искусствах, существует градация уровня подготовки «бойца». Это система поясов. Роль исполнителя зависит от его пояса — уровня знаний и навыков Шесть Сигм.

• Белые пояса и Желтые пояса — сотрудники компании, которые знают Шесть Сигм на начальном уровне и частично помогают или участвуют в проекте.

Новички, обладающие только теоретическими знаниями, получают статус Белого пояса.

• Зеленые пояса — это сотрудники, которые помимо своих должностных обязанностей работают над внедрением методологии, оптимизацией бизнес-процессов. Следят за этим Черные пояса.
• Черные пояса занимаются проектом и выполняют порученные им задания.
• Мастера черного пояса контролируют внедрение Шести Сигм и командуют обычными Черными поясами.
• Чемпионы внедряет методологию в организации и наставляет обладателей Черных поясов.
• Главное руководство. Оно распределяет обязанности и ресурсы. Главное руководство устраняет внутрикорпоративные барьеры и борется с прирожденным сопротивлением персонала к изменениям.

Для примера, вот таким навыкам предлагают обучиться, чтобы иметь статус зеленого пояса по концепции Шести Сигм.

Эффективность. Для того, чтобы показать эффективность от использования концепции Шесть Сигм приведём примеры двух известных Вам банков в цифрах.

1. Банк УРАЛСИБ.

• рост производительности подразделений андеррайтинга кредитных сделок на 90%;
• повышение эффективности использования ресурсов на 32% за счет оперативного реагирования на изменения потребительского спроса;
• повышение скорости отправки денежных переводов по системам почти в 2 раза (2014 г.).

2. Хоум Кредит Банк.

• ускорение процесса выпуска и доставки карт в отделения банка с 16 до 7,5 дней;
• ускорение открытия POS-партнеров с ≈29 до ≈8 дней;
• 500 млн. ₽ экономический эффект от реализации инициатив (2013 г.).

Обе концепции и Бережливое производство и Шесть Сигм, и их инструменты (это могут быть даже одни и те же из разных концепций) помогают компаниям, не прибегая к серьезным инвестициям, часто используя свои внутренние резервы, добиваться ощутимого роста прибыли и производительности.

Отдельно выделим Топ-6 преимуществ, которые мы получаем, используя эти концепции:

• процессы становятся более эффективными,
• время контролируется и не тратиться на лишние действия,
• прибыль растет,
• компания работает на опережение, устраняя проблематику,
• клиенты счастливы и доказывают это, приобретая Ваши услуги и продукты,
• сформирована корпоративная культура, где каждый сотрудник участвует в достижении успехов компании.

Но помните – внедрив парочку инструментов, сокращающих сроки, полностью устранить проблематику и создать систему Lean Six Sigma не получится.

Поэтому изучайте, оптимизируйте, анализируйте и улучшайте. Успехов Вам! А напоследок - памятка для сравнения этим концепций и краткого напоминания обо всем, что Вы тут прочитали.

А какой концепцией пользуетесь Вы? Как она сказывается на вашей эффективности?