«Мы на 10 лет обогнали конкурентов»: как «Юл Таш» автоматизировал отгрузки в 4 шага

Участники проекта:

Заказчик — ООО «Юл Таш». «Юл Таш» входит в тройку крупнейших компаний по добыче инертных материалов в Татарстане. Компания располагает собственными месторождениями, заводами, 7 складами и автопарком из 50 грузовых автомобилей. С 2018 года «ЮлТаш» комплексно работает с нерудными материалами: добывает, производит, хранит и самостоятельно доставляет асфальт, щебень, ОПГС, песок и гравий.

Исполнитель — ООО «Центр Автоматизации», г. Казань.

Компания «Юл Таш столкнулась с необходимостью оптимизации своих бизнес-процессов. До начала проекта автоматизации в организации работали 4 специалиста: менеджер, бухгалтер и руководство компании.

Проблемы, которые нужно было решить:

· Риск пересорта. Когда машина приезжала на карьер, диспетчер только при выезде узнавал, что именно в неё загрузили. Пересорт случался достаточно часто.

· Временные издержки. Клиент получал информацию о количестве отгруженного товара с опозданием в день-два. Если у него было несколько строек и десятки машин, то задержка в получении информации вызывала проблемы на объектах.

· Трата ресурсов. Прежде всего, это перегрузы сверх оплаченных лимитов — долгие сверки расчётов, работа с дебиторской задолженностью.

Для решения этих проблем компания «Юл Таш» запустила проект автоматизации, который длился 5 месяцев. В команду проекта включили аналитика, архитектора, двух разработчиков и руководителя, который курировал все процессы.

Для улучшения работы установили 5 дополнительных рабочих мест программы «1С: Комплексная автоматизация». Диспетчеры перестали писать в журналы данные машин и веса. Все данные поступают автоматически на экран диспетчера. Эту же информацию могут видеть в системе 1С менеджеры и руководство.

2. Интегрировали весы и видеонаблюдение в 1С. Это позволило автоматически и без ошибок получать данные автомобиля и его вес (пустой и гружёной машины), а после сопоставлять данные машины и заказа, за которым она приехала — вся информация наглядно представлена в 1С.

3. Внедрили штрихкодирование. Систему штрихкодирования внедрили для учёта отгрузки. Установили сканеры и мониторы для работы с QR-кодами, которые водители получают в личном кабинете.

На каждый заказ формируется свой QR-код, в который занесена вся информация о клиенте, закупаемой номенклатуре, количестве и оплате. Этот QR-код передаётся водителю на телефон или в распечатанном виде. До заезда на погрузку машина встает на весы, где фиксируется ее вес и номер, а данные передаются в 1С. Водитель подносит QR-код к считывателю, понимает за каким материалом он приехал и сколько необходимо загрузить. Диспетчер, в свою очередь, может оценить данные по клиенту и заказу. При положительном балансе клиента открывается шлагбаум — в ином случае водитель не допускается на погрузку.

QR-код и все необходимые данные считываются и при выезде машины. Вся важная информация поступает в 1С и личный кабинет клиента. На этом этапе видно, существует ли перегруз по заказу и лимиту. Если клиент «злостный дебиторщик», то можно поставить ограничение на выезд с перегрузом и шлагбаум не откроется, а водитель вернется на разгрузку лишнего объема. Если перелимит у клиента разрешен, то машина выезжает, но на всю сумму отгрузки автоматически выписывается реализация. Иными словами, в личном кабинете клиента тут же появляется дебиторская задолженность и для формирования следующего заказа необходимо будет пополнить счет через ЛК.

Проект автоматизации, реализованный для компании «Юл Таш», позволил значительно улучшить работу предприятия и повысить его эффективность. В результате внедрения проекта часть работы менеджеров по продажам была делегирована клиентам, что позволило специалистам увеличить свою продуктивность.

Сложности, с которыми столкнулись при реализации проекта

В процессе реализации проекта автоматизации были выявлены две основные сложности:

· Поломки оборудования. На карьере часто отключались или ломались сканеры и уличные мониторы. Это было связано с перепадами напряжения. Для решения проблемы было выполнено заземление и установлены источники бесперебойного питания.

· Боязнь перемен. После запуска проекта в сезон у клиента упали продажи на 20%. Это было связано с сопротивлением изменениям со стороны водителей. Однако уже через 2 месяца все «староверы» вынуждены были вернуться к работе по новым правилам. Руководство «Юл Таш» ни минуты не сомневалось в успехе проекта автоматизации.

После внедрения системы автоматизации работа компании стала более эффективной и удобной. Вот некоторые из изменений:

· Упрощение рабочих процессов. Клиенты компании регистрируются на сайте и получают доступ к собственному личному кабинету (ЛК), через который ведётся вся работа.

· Меньше шансов на ошибки. QR-код хранит всю необходимую информацию о заказе и его оплате, по нему осуществляется въезд и выезд. Все отгрузки под контролем.

· Экономия во всём. На все отгрузки автоматически формируются реализации, которые отображаются в реальном времени в 1С и в ЛК клиента. Если у клиента несколько объектов строительства, то можно в режиме онлайн увидеть, на какой объект, сколько машин и какого товара отправилось.

· Оперативность. Клиент-банк интегрирован с 1С, а кроме этого, обмен настроен и с личным кабинетом клиента, что позволяет видеть любые операции с платежами через 3–6 минут в ЛК.

· Ресурсы в нужное русло. После автоматизации все операции клиент Заказчика делает самостоятельно. Это позволило компании отформатировать работу отдела продаж, перенаправив энергию менеджеров на поиск новых клиентов.

· Прозрачная оплата. После автоматизации системы оплаты, данные клиент-банка стали подгружаться за несколько минут. Кроме того, теперь менеджеры могут устанавливать лимиты для клиентов с постоплатой — понадобятся только фото или скан платёжного документа, все изменения можно внести в личном кабинете.

Ключевые цифры проекта автоматизации:

30% — сокращение ФОТ менеджеров;

80% — сокращение трудозатрат в подразделениях на этапе отгрузки;

40% — ускорение обработки заказов;

7% — снижение объемов складских запасов;

35% — сокращение просроченной дебиторской задолженности.

Работы по проекту выполнила компания «Центр Автоматизации», г. Казань.