Опыт организации потока задач ИТ по Проектам: увеличение скорости поставки в 10 раз и сокращение бюджета на тестирование гипотез в 8 раз
Опыт организации потока задач ИТ: увеличение скорости поставки в 10 раз и сокращение бюджета на тестирование гипотез в 8 раз
Я всегда с удовольствием помогаю людям и стараюсь улучшать их жизнь. Верю, что большинство решений можно выработать в духе "наилучших для всех образом", и часто убеждаюсь в этом на своём опыте.
Я работал с компанией, в которой были следующие особенности:
1. Большое количество проектов и инициатив, охватывающих практически всю компанию.
2. Хаос в процессах реализации проектов.
3. Перегруженность сотрудников.
4. 99% неожиданных срочных задач, которые нужно было выполнить немедленно.
5. Перегруженность производства, особенно в ИТ, что делало невозможным прогнозирование требуемых мощностей из-за отсутствия производственного планирования.
6. Много проектов начиналось с чего-то типа "крутой проект! Зуб даю, что выстрелит" (я утрирую конечно, но это близко) и их брали в работу в добавок к остальным, которые тоже не успевали делать.
Теперь представьте как шла работа в этой организации, какая была производительность, ROI, мораль...
Тщательно проанализировав ситуацию я вырабатывал решения.
Решения
1. Создание проектного офиса для:
- Контроля и приоритизации портфеля проектов.
- Валидации входящих проектных задач.
- Реализации проектов по матричной структуре (привлечение сотрудников и подразделений для реализации проекта).
- Повышения предсказуемости в процессе реализации проектов.
- Обучения заказчиков формулированию гипотез перед передачей в проектный офис.
- Выработки решений, ускоряющих и удешевляющих релиз проектов.
2. Введение межведомственного производственного планирования, поскольку в реализации проектов участвуют практически все подразделения компании (в компании около 200 человек).
Что было сделано
1. Создание проектного офиса и назначение ему метрик:
- Project Turnaround Time (PTT, скорость релиза проекта от момента появления первой задачи/оформления проекта (в зависимости от того, чтоб было раньше) до первого релиза)
- Stakeholders Satisfaction Index (SSI, уровень удовлетворённости заинтересованных лиц).
2. Формирование оптимальной команды.
3. Настройка работы по привлечению аутсорсинга специалистов для ряда задач.
4. Запуск трёх программ развития проектного офиса, улучшивших его работу на 15% (на самом деле более):
- Добавление, валидация, адаптация и автоматизация инструментов управления проектами
- Оцифровка процессов и привитие культуры принятия решений на основе данных
- Создание Customer Journey Map для заказчиков проектного офиса (много инсайтов, значительное увеличение SSI)
5. Создание автоматизированной доски-регламента по входящим задачам в таск-трекере. Следующая последовательность действий:
- Заказчик заполняет разработанную форму
- Задача попадает на доску, назначается ответственный, и задача добавляется на его личные Входящие
- Этап валидации: определяем, берём задачу в работу или нет и как будем реализовывать
- Разделение задач: если это проект проектного офиса, рассчитываются показатели и приоритет, автоматически создаётся проект по созданному нами шаблону и назначается ПМ; Если это задача для ИТ, она описывается и передаётся в ИТ; Если это задача для проектного офиса, она оценивается и выполняется.
6. Создание межведомственного производственного плана.
Результаты
1. Улучшение показателей проектного офиса (скорость релиза и удовлетворённость работой), управление ими
2. Планирование производства на 3 месяца вперёд
3. Поступление более проработанных заказчиком проектов в разработку
4. Существенное сокращение нагрузки на Отдел ИТ (90% входящих задач/проектов решается почти без участия Отдела ИТ, за счёт упрощения способов технической реализации и автоматизации работы)
5. Сокращение бюджетов на проекты и тестирование гипотез до 8 раз
6. Ускорение поставки большинства проектов в 10 раз.
Что ещё можно сделать
1. Дополнительно поработать с производственными рисками
2. Улучшить производственное планирование (в том числе планировать на полгода и далее)
3. Доукомплектовать штат Проектного офиса
4. Усилить гибкость процессов и "резиновость" Проектного офиса чтобы быть способными оперативно реализовывать значительно больший объём проектов.
Надеюсь, мой опыт будет вам полезен, и вы найдёте в нём что-то практичное для себя.
Это реальный кейс, который уже работает. Буду признателен за тезисную, честную, доброжелательную обратную связь и рекомендации, что можно ещё улучшить.
Работа должна приносить удовольствие. Всем добра!
Подпишись ;-)