Документооборот в телеграме, или как я избавился от бумаги

Как бы прогресс не шагал, мы до сих пор живём в мире бумажек. Любая современная организация имеет огромную бумажную нагрузку. Зайдите в любой офис - стоят шкафы, стеллажи - с красивыми толстыми папками, на которых написано что-нибудь вроде "договоры", "поставщики", "накладные" и так далее. На неделю, год, месяц. В общем, поняли.

Моя компания - это доставка еды, и хранить документацию проблема особо "проблемная", т.к. бумаги на наших локациях не нужны от слова совсем. Но, от них не избавиться и выбрасывать их нельзя - на каждую поставку идут ветеринарные свидетельства, накладные, акты сверок, что-то привозит счета в бумажном виде. От персонала требуются копии документов, чтобы хотя бы знать, кто у тебя работает. Если нет на локации чего-то, а в общепите часто что-то заканчивается - курьер едет и покупает это в ритейле по корпоративной карте, и привозит чек - и чеки эти также нужно хранить. И желательно ещё и проверять.

Мы люди экономные, площади у нас небольшие, и стену с бумагами можно заняться стеллажом с рисом.

Ну благо компания работает на своём софте, который можно крутить как пожелает творческая натура.

Вшили в программу управление документами. Реестр, механизмы загрузки бумажек, а также всякими фотками. Всё красиво, а как мы любим - быстро, "шоб летало".

Далее по порядку.

Нужно было, чтобы администратор мог все входящие документы сфотать и легко внести в программу. Но - программа на компе, а камера в телефоне. У половины администраторов айфоны, у половины андроиды. Не писать же приложения для такой задачи.

Пришла на помощь телега, ведь все сотрудники имеют корпоративный чат-бот. Карточка регистрации документа содержит функционал по загрузке. Грузить фотку можно с компа или из телеги. С компа сделано на всякий случай, но чаще пользуются именно загрузкой из телеграма.

При нажатии на "из телеграмма" программа даёт 1 минуту чтобы загрузить все нужные фотки.

Поскольку в Центре ( так мы зовёт программу ) все работают через свои учётки, то центр отправляет в нужную телегу уведомление и ждёт фотки.

Отправляем фотку

И сразу же мгновенно в режиме онлайн без перезагрузки страницы она появляется в центре

Далее нужно ввести название, немного регистрационной информации чтобы было потом проще искать если что.

Сама бумажка тем временем направляется в архивный короб. Вся, просто сверху вниз в хронологическом порядке.

Сами по себе бумаги нужны редко - чаще нужны их электронные копии. Все бумаги хранятся в базе в электронном виде, у них есть реестр, время, дата, тип, они могут прикрепляться к личным карточкам сотрудников, к поставщикам или контрагентам, к кому угодно.

Фактически без всякого лишнего геморроя я получил на выходе 100% оцифровку документами.

Архивный короб, когда заполняется, просто запечатывается, на нем ставится маркером дата, и он уезжает на склад или в нашем случае на архивное хранение в соответствующую организацию. Эти услуги стоят три копейки, и если ВДРУГ сильно понадобится оригинал какого-либо документа - то найти в какой он коробке и в каком конкретно месте в этой коробке - задача простая. Хотя за пару месяцев работы механизма ещё ни разу не пришлось лезть в коробку искать именно бумажку.

Ну а коробка - это намного лучше, чем несколько шкафов. И место освободилось, и жить стало проще. Ну а на последок видео, какой шустрости и плавности удалось добиться у этого механизма.